17 Fragen zu Personalakte

Ja, Informationen über den Ortszuschlag des Ehepartners können in deine Personalakte aufgenommen werden, insbesondere wenn sie für die Berechnung deines eigenen Gehalts oder anderer finanzieller Leistungen relevant sind. Es ist üblich, dass Arbeitgeber solche Informationen dokumentieren, um sicherzustellen, dass alle Gehaltsbestandteile korrekt berechnet und ausgezahlt werden. Wenn du Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes hast, kannst du dich an deine Personalabteilung wenden, um genauere Informationen zu erhalten.

Ja, eine dienstliche Beurteilung gehört in der Regel in die Personalakte eines Mitarbeiters. Die Personalakte dient dazu, alle relevanten Informationen über das Arbeitsverhältnis zu dokumentieren, einschließlich Leistungsbewertungen, Arbeitsverträge, Abmahnungen und andere wichtige Dokumente. Die dienstliche Beurteilung ist ein wesentlicher Bestandteil dieser Dokumentation, da sie die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters im Unternehmen bewertet.

Ja, interne Bewerbungen gehören in der Regel in die Personalakte. Dies dient der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Bewerbungsprozesses innerhalb des Unternehmens. Es ermöglicht auch eine transparente und konsistente Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Die Personalakte enthält somit alle relevanten Informationen über die berufliche Entwicklung und die Bewerbungsaktivitäten des Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens.

Ja, Ablehnungen interner Bewerbungen können in die Personalakte aufgenommen werden. Es ist jedoch wichtig, dass dies in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien und internen Unternehmensrichtlinien geschieht. Die Aufnahme solcher Informationen kann für zukünftige Personalentscheidungen und zur Dokumentation des Karriereverlaufs eines Mitarbeiters relevant sein. Es ist ratsam, dass Unternehmen klare Richtlinien haben, wie solche Informationen gehandhabt werden.

Ein Bausparvertrag gehört in der Regel nicht in die Personalakte eines Mitarbeiters. Die Personalakte enthält normalerweise Informationen, die direkt mit dem Arbeitsverhältnis und der beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters zusammenhängen, wie z.B. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen und ähnliche Dokumente. Ein Bausparvertrag ist ein privates Finanzdokument und hat keinen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis. Es sei denn, es gibt spezielle Vereinbarungen oder betriebliche Regelungen, die dies vorsehen, was jedoch eher unüblich ist.

Ja, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gehören in der Regel in die Personalakte eines Mitarbeiters. Diese Bescheinigungen dokumentieren die Zeiten, in denen ein Mitarbeiter krankheitsbedingt nicht arbeiten konnte, und sind wichtig für die Personalverwaltung, insbesondere für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Es ist jedoch wichtig, dass die sensiblen Gesundheitsdaten vertraulich behandelt und nur von berechtigten Personen eingesehen werden.

Reisekostenabrechnungen gehören in der Regel nicht in die Personalakte. Die Personalakte enthält hauptsächlich Informationen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Beurteilungen und ähnliche Dokumente. Reisekostenabrechnungen sind hingegen eher buchhalterische Unterlagen und werden normalerweise in der Finanzbuchhaltung oder in speziellen Reisekostenabrechnungs-Systemen aufbewahrt.

Ja, Dienstunfälle gehören in der Regel in die Personalakte. Die Dokumentation von Dienstunfällen ist wichtig, um den Verlauf und die Folgen des Unfalls nachvollziehen zu können. Dies kann für zukünftige arbeitsrechtliche Entscheidungen, Versicherungsansprüche und gesundheitliche Maßnahmen relevant sein. Es ist jedoch wichtig, dass die Dokumentation datenschutzkonform erfolgt und nur die notwendigen Informationen enthält.

Für den Einsatz der Digitalen Personalakte müssen verschiedene rechtliche, technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein: 1. **Rechtliche Voraussetzungen:** - **Datenschutz:** Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entsprechen. Dazu gehört die Einholung der Einwilligung der Mitarbeiter oder eine andere rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung. - **Betriebsvereinbarungen:** In vielen Fällen ist eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich, die den Einsatz und die Nutzung der Digitalen Personalakte regelt. - **Aufbewahrungspflichten:** Es müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente eingehalten werden. 2. **Technische Voraussetzungen:** - **IT-Infrastruktur:** Eine geeignete IT-Infrastruktur muss vorhanden sein, die den sicheren Zugriff und die Speicherung der digitalen Personalakten ermöglicht. - **Sicherheitsmaßnahmen:** Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation getroffen werden, wie z.B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups. - **Software:** Eine geeignete Softwarelösung zur Verwaltung der Digitalen Personalakte muss implementiert werden, die benutzerfreundlich und datenschutzkonform ist. 3. **Organisatorische Voraussetzungen:** - **Schulung:** Mitarbeiter, die mit der Digitalen Personalakte arbeiten, müssen entsprechend geschult werden. - **Prozesse:** Es müssen klare Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Verwaltung und Pflege der Digitalen Personalakte definiert werden. - **Dokumentation:** Eine umfassende Dokumentation der eingesetzten Systeme und Prozesse ist erforderlich, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Durch die Erfüllung dieser Voraussetzungen kann die Digitale Personalakte effizient und rechtssicher eingesetzt werden.

Eine Personalakte ist ein wichtiges Dokumentationsinstrument für Unternehmen, um alle relevanten Informationen über Mitarbeiter zu sammeln und zu verwalten. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung Aufbau einer Personalakte: 1. **Ziel und Zweck festlegen**: Bestimme, welche Informationen in der Personalakte enthalten sein sollen und zu welchem Zweck sie genutzt wird (z.B. für die Personalverwaltung, rechtliche Anforderungen, etc.). 2. **Rechtliche Grundlagen beachten**: Informiere dich über die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Personalakten, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Vertraulichkeit. 3. **Struktur der Personalakte festlegen**: Überlege dir eine sinnvolle Gliederung. Typische Kategorien sind: - **Persönliche Daten**: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten. - **Anstellungsvertrag**: Kopie des Arbeitsvertrags und etwaiger Zusatzvereinbarungen. - **Bewerbungsunterlagen**: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse. - **Leistungsbeurteilungen**: Dokumentation von Mitarbeitergesprächen und Beurteilungen. - **Fort- und Weiterbildungen**: Nachweise über absolvierte Schulungen und Seminare. - **Urlaubs- und Fehlzeiten**: Aufzeichnungen über Urlaubstage und Krankheitszeiten. - **Sonstige Dokumente**: z.B. Abmahnungen, Kündigungen, etc. 4. **Dokumente sammeln**: Beginne mit dem Sammeln aller relevanten Dokumente für jeden Mitarbeiter. Achte darauf, dass alle Unterlagen vollständig und aktuell sind. 5. **Digitalisierung in Betracht ziehen**: Überlege, ob du die Personalakte digital führen möchtest. In diesem Fall solltest du ein sicheres System wählen, das den Datenschutzrichtlinien entspricht. 6. **Zugriffsrechte festlegen**: Bestimme, wer Zugriff auf die Personalakten hat und stelle sicher, dass nur autorisierte Personen die Informationen einsehen können. 7. **Regelmäßige Aktualisierung**: Implementiere einen Prozess zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Personalakten, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind. 8. **Aufbewahrungsfristen beachten**: Halte dich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten und plane die sichere Vernichtung von Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden. 9. **Schulung der Mitarbeiter**: Informiere alle relevanten Mitarbeiter über den Umgang mit Personalakten und die Bedeutung des Datenschutzes. 10. **Überprüfung und Anpassung**: Überprüfe regelmäßig die Struktur und den Inhalt der Personalakten, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entsprechen. Diese Schritte helfen dir, eine umfassende und rechtssichere Personalakte aufzubauen.

Eine höfliche und klare Formulierung für dein Anliegen könnte wie folgt lauten: "Hiermit bitte ich darum, meinen Lebenslauf aus meiner Personalakte zu entfernen." Optional kannst du den Grund ergänzen, falls gewünscht: "Ich bitte darum, meinen Lebenslauf aus meiner Personalakte zu entfernen, da er nicht mehr aktuell ist / ich einen neuen einreichen möchte / aus datenschutzrechtlichen Gründen." Eine vollständige Formulierung als Muster: "Sehr geehrte Damen und Herren, ich bitte Sie, meinen Lebenslauf aus meiner Personalakte zu entfernen. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]" Achte darauf, das Schreiben zu datieren und zu unterschreiben, falls es in Papierform eingereicht wird.

Eine Personalakte in der Verwaltung ist eine Sammlung aller relevanten Unterlagen und Informationen, die sich auf das Beschäftigungsverhältnis einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters beziehen. Sie wird von der Personalabteilung geführt und dient dazu, den Verlauf des Arbeitsverhältnisses zu dokumentieren. Typische Inhalte einer Personalakte sind: - Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse) - Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen - Personalstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID etc.) - Beurteilungen und Zeugnisse - Abmahnungen und Disziplinarmaßnahmen - Urlaubsanträge und -übersichten - Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen - Fort- und Weiterbildungsnachweise - Schriftwechsel zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber Die Führung der Personalakte unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Nur befugte Personen dürfen Einsicht nehmen, und Beschäftigte haben das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen. Weitere Informationen findest du beispielsweise beim [Bundesministerium des Innern und für Heimat](https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/oeffentlicher-dienst/personalakten/personalakten-node.html).

Die Löschungsfristen für Daten in einer Personalakte richten sich in Deutschland nach verschiedenen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und spezialgesetzlichen Regelungen wie dem Arbeitsrecht. **Grundsatz:** Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich sind (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, „Speicherbegrenzung“). **Konkret bedeutet das:** - **Während des Arbeitsverhältnisses:** Die Daten dürfen während des laufenden Arbeitsverhältnisses gespeichert und genutzt werden. - **Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses:** Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters müssen die Daten grundsätzlich gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Es gibt jedoch gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die eine längere Speicherung rechtfertigen können. **Wichtige Fristen im Überblick:** 1. **Allgemeine Verjährungsfrist (zivilrechtliche Ansprüche):** 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde (§ 195 BGB). Beispiel: Arbeitsverhältnis endet am 31.05.2024 → Fristende: 31.12.2027. 2. **Aufbewahrungsfristen nach Steuer- und Sozialrecht:** - Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Lohnsteuerunterlagen: 6 Jahre (§ 147 AO, § 41 EStG). - Buchungsbelege, Handelsbücher: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). 3. **Bewerbungsunterlagen:** - Bei Absage: i.d.R. 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (wegen möglicher Klagen nach dem AGG). **Fazit:** Die meisten personenbezogenen Daten in der Personalakte sollten spätestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen. Steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen dürfen bis zu 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden. **Wichtig:** Nach Ablauf der jeweiligen Fristen müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Es empfiehlt sich, ein Löschkonzept zu erstellen und regelmäßig zu überprüfen. Weitere Informationen findest du z.B. bei der [Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html).

In eine Personalakte kommen verschiedene Dokumente und Informationen, die die Beschäftigung eines Mitarbeiters betreffen. Dazu gehören in der Regel: 1. **Bewerbungsunterlagen**: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse. 2. **Arbeitsvertrag**: Der unterschriebene Vertrag, der die Bedingungen der Anstellung festlegt. . **Personalstmdaten**: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten. 4. **Leistungsbeurteilungen**: Regelmäßige Bewertungen der Arbeitsleistung. 5. **Fortbildungsnachweise**: Dokumentation über absolvierte Schulungen und Weiterbildungen. 6. **Urlaubs- und Fehlzeiten**: Aufzeichnungen über Urlaubstage und Krankheitszeiten. 7. **Gehaltsabrechnungen**: Nachweise über die monatlichen Zahlungen und Abzüge. 8. **Sozialversicherungsnachweise**: Informationen zur Sozialversicherung und Rentenansprüchen. 9. **Sonstige relevante Dokumente**: Zum Beispiel Abmahnungen oder Kündigungen. Es ist wichtig, dass die Personalakte vertraulich behandelt wird und nur von autorisierten Personen eingesehen werden kann.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Personalakten ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften, insbesondere aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Zudem spielen auch tarifliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen eine Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ebenfalls relevant, da sie den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt.