Die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Personalakten ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften, insbesondere aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Zudem spielen auch tarifliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen eine Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ebenfalls relevant, da sie den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt.