Wie lauten die Löschungsfristen für Daten einer Personalakte?

Die Löschungsfristen für Daten in einer Personalakte richten sich in Deutschland nach verschiedenen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und spezialgesetzlichen Regelungen wie dem Arbeitsrecht.

**Grundsatz:**
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich sind (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, „Speicherbegrenzung“).

**Konkret bedeutet das:**

- **Während des Arbeitsverhältnisses:**
Die Daten dürfen während des laufenden Arbeitsverhältnisses gespeichert und genutzt werden.

- **Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses:**
Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters müssen die Daten grundsätzlich gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Es gibt jedoch gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die eine längere Speicherung rechtfertigen können.

**Wichtige Fristen im Überblick:**

1. **Allgemeine Verjährungsfrist (zivilrechtliche Ansprüche):**
3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde (§ 195 BGB).
Beispiel: Arbeitsverhältnis endet am 31.05.2024 → Fristende: 31.12.2027.

2. **Aufbewahrungsfristen nach Steuer- und Sozialrecht:**
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Lohnsteuerunterlagen: 6 Jahre (§ 147 AO, § 41 EStG).
- Buchungsbelege, Handelsbücher: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

3. **Bewerbungsunterlagen:**
- Bei Absage: i.d.R. 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (wegen möglicher Klagen nach dem AGG).

**Fazit:**
Die meisten personenbezogenen Daten in der Personalakte sollten spätestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen. Steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen dürfen bis zu 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden.

**Wichtig:**
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Es empfiehlt sich, ein Löschkonzept zu erstellen und regelmäßig zu überprüfen.

Weitere Informationen findest du z.B. bei der [Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html).