Für den Einsatz der Digitalen Personalakte müssen verschiedene rechtliche, technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein: 1. **Rechtliche Voraussetzungen:** - **Datenschutz:** Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entsprechen. Dazu gehört die Einholung der Einwilligung der Mitarbeiter oder eine andere rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung. - **Betriebsvereinbarungen:** In vielen Fällen ist eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich, die den Einsatz und die Nutzung der Digitalen Personalakte regelt. - **Aufbewahrungspflichten:** Es müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente eingehalten werden. 2. **Technische Voraussetzungen:** - **IT-Infrastruktur:** Eine geeignete IT-Infrastruktur muss vorhanden sein, die den sicheren Zugriff und die Speicherung der digitalen Personalakten ermöglicht. - **Sicherheitsmaßnahmen:** Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation getroffen werden, wie z.B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups. - **Software:** Eine geeignete Softwarelösung zur Verwaltung der Digitalen Personalakte muss implementiert werden, die benutzerfreundlich und datenschutzkonform ist. 3. **Organisatorische Voraussetzungen:** - **Schulung:** Mitarbeiter, die mit der Digitalen Personalakte arbeiten, müssen entsprechend geschult werden. - **Prozesse:** Es müssen klare Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Verwaltung und Pflege der Digitalen Personalakte definiert werden. - **Dokumentation:** Eine umfassende Dokumentation der eingesetzten Systeme und Prozesse ist erforderlich, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Durch die Erfüllung dieser Voraussetzungen kann die Digitale Personalakte effizient und rechtssicher eingesetzt werden.