10 Fragen zu Personalakten

Um den Betriebsrat bei einem Konflikt über den falschen Umgang mit Personalakten einzubeziehen, kannst du folgende Schritte unternehmen: 1. **Informiere den Betriebsrat**: Setze den Betriebsrat über den Vorfall in Kenntnis. Dies kann mündlich oder schriftlich geschehen. Es ist wichtig, alle relevanten Details und Beweise bereitzustellen. 2. **Schriftliche Beschwerde**: Reiche eine formelle Beschwerde beim Betriebsrat ein. Beschreibe darin den Vorfall, die betroffenen Personen und die Art des falschen Umgangs mit den Personalakten. 3. **Gespräch mit dem Betriebsrat**: Vereinbare ein persönliches Gespräch mit einem oder mehreren Mitgliedern des Betriebsrats, um den Vorfall ausführlich zu besprechen und mögliche Lösungen zu erörtern. 4. **Betriebsversammlung**: Fordere, falls notwendig, eine Betriebsversammlung ein, bei der das Thema vor allen Mitarbeitern und dem Betriebsrat besprochen werden kann. 5. **Einschaltung externer Stellen**: Wenn der Betriebsrat nicht angemessen reagiert, kann es sinnvoll sein, externe Stellen wie die Gewerkschaft oder den Datenschutzbeauftragten einzuschalten. Der Betriebsrat hat die Aufgabe, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und den korrekten Umgang mit Personalakten zu überwachen. Er kann Maßnahmen ergreifen, um den Missstand zu beheben und sicherzustellen, dass solche Vorfälle in Zukunft vermieden werden.

In Deutschland regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Umgang mit personenbezogenen Daten, einschließlich der Personalakten. Ein Verstoß gegen den ordnungsgemäßen Umgang mit Personalakten kann daher eine Verletzung des BDSG darstellen. Insbesondere § 26 BDSG ist relevant, da er die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungskontext regelt. Weitere Informationen zum Bundesdatenschutzgesetz findest du hier: [Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)](https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/). Zusätzlich können Verstöße gegen das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) relevant sein, wenn es um die Rechte des Betriebsrats im Zusammenhang mit Personalakten geht.

Der Betriebsrat hat verschiedene Möglichkeiten, auf die unsachgemäße Aufbewahrung von Personalakten zu reagieren: 1. **Gespräch mit der Geschäftsführung**: Der Betriebsrat kann das Thema in einem Gespräch mit der Geschäftsführung ansprechen und auf die Missstände hinweisen. Dabei kann er auf die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Personalakten hinweisen. 2. **Einberufung einer Betriebsratssitzung**: Der Betriebsrat kann eine Sitzung einberufen, um das Thema zu diskutieren und eine gemeinsame Vorgehensweise zu beschließen. 3. **Schulung und Sensibilisierung**: Der Betriebsrat kann Schulungen oder Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiter organisieren, um sie über die korrekte Aufbewahrung von Personalakten und die damit verbundenen rechtlichen Anforderungen zu informieren. 4. **Beschwerde einreichen**: Wenn die Geschäftsführung nicht reagiert, kann der Betriebsrat eine offizielle Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. 5. **Betriebsvereinbarung**: Der Betriebsrat kann eine Betriebsvereinbarung vorschlagen, die klare Regeln und Verantwortlichkeiten für die Aufbewahrung von Personalakten festlegt. Es ist wichtig, dass der Betriebsrat dabei stets im Sinne des Datenschutzes und der Wahrung der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter handelt.

Die Aufbewahrungsfristen von Personalakten können je nach Land und Art der Dokumente variieren. In Deutschland gelten beispielsweise folgende Fristen: 1. **Lohn- und Gehaltsunterlagen**: 6 Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht wurden (§ 147 AO). 2. **Sozialversicherungsunterlagen**: 5 Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht wurden (§ 28f Abs. 1 SGB IV). 3. **Arbeitsverträge und ähnliche Dokumente**: 2 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 21 Abs. 5 MiLoG). Es ist wichtig, sich an die spezifischen gesetzlichen Vorgaben zu halten, die je nach Land und Art der Dokumente unterschiedlich sein können. Weitere Informationen können bei den zuständigen Behörden oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht eingeholt werden.

In Niedersachsen beträgt die Aufbewahrungsfrist für Gefangenenpersonalakten in der Regel 10 Jahre nach der Entlassung des Gefangenen. Für Personalakten von Bediensteten im öffentlichen Dienst beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 5 Jahre nach dem Ausscheiden aus dem Dienst. Diese Fristen können jedoch je nach spezifischen gesetzlichen Regelungen und internen Richtlinien variieren. Es ist ratsam, die genauen Bestimmungen in den entsprechenden Verwaltungsvorschriften oder im Landesarchivgesetz nachzulesen.

Die Übermittlung und Lagerung von Personalakten unterliegt in Deutschland strengen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Grundsätzlich dürfen Personalakten nicht ohne Weiteres ins Ausland übermittelt werden, da dies die Rechte der betroffenen Mitarbeiter beeinträchtigen könnte. Wenn die deutsche Niederlassung geschlossen wird und die Personalakten nach Spanien übermittelt werden sollen, müssen folgende Punkte beachtet werden: 1. **Rechtsgrundlage**: Es muss eine rechtliche Grundlage für die Übermittlung der Daten bestehen, z.B. die Einwilligung der Mitarbeiter oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens. 2. **Datenschutz**: In Spanien gilt ebenfalls die DSGVO. Es muss sichergestellt werden, dass die Daten dort in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen behandelt werden. 3. **Sicherheitsmaßnahmen**: Es sollten angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der Daten während der Übermittlung und Lagerung zu gewährleisten. 4. **Information der Mitarbeiter**: Die betroffenen Mitarbeiter sollten über die Übermittlung ihrer Daten informiert werden und über ihre Rechte aufgeklärt werden. Es ist ratsam, rechtlichen Rat einzuholen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Der Versand von Personalakten unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU. Hier sind einige wichtige Punkte, die du beachten solltest: 1. **Vertraulichkeit**: Personalakten enthalten sensible Informationen, die vertraulich behandelt werden müssen. Der Versand sollte daher nur an autorisierte Personen erfolgen. 2. **Sichere Übertragung**: Nutze sichere Versandmethoden, wie z.B. verschlüsselte E-Mails oder spezielle Dokumentenübertragungsdienste, um die Daten während des Transports zu schützen. 3. **Dokumentation**: Halte fest, wer die Akten erhält und wann der Versand erfolgt ist. Dies kann wichtig sein für die Nachverfolgbarkeit und im Falle von Datenschutzanfragen. 4. **Einwilligung**: Stelle sicher, dass du die Zustimmung der betroffenen Personen hast, bevor du ihre Daten versendest, es sei denn, es gibt eine rechtliche Grundlage dafür. 5. **Löschung nach Versand**: Überlege, ob es notwendig ist, die Daten nach dem Versand zu löschen, um das Risiko eines Datenlecks zu minimieren. Es ist ratsam, sich bei Unsicherheiten rechtlich beraten zu lassen oder die internen Richtlinien des Unternehmens zu konsultieren.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Personalakten ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften, insbesondere aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Zudem spielen auch tarifliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen eine Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ebenfalls relevant, da sie den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt.

Die Löschfristen einer digitalen Personalakte können je nach Land und spezifischen Regelungen variieren. In Deutschland beispielsweise gelten folgende allgemeine Fristen: 1. **Aufbewahrungsfrist**: Personalakten müssen in der Regel für die Dauer des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Nachendigung des Arbeitsverhältnisses die Unterlagen in der Regel für 6 bis 10 Jahre aufzubewahren, abhängig von den relevanten gesetzlichen Vorgaben (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung). 2. **Löschung**: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten die Daten gelöscht werden, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Interessen, die eine längere Speicherung rechtfertigen. Es ist wichtig, die spezifischen gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien des Unternehmens zu beachten. Bei Unsicherheiten kann eine rechtliche Beratung in Anspruch genommen werden.

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für digitale Personalakten in Deutschland sind im Wesentlichen durch das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. 1. **Aufbewahrungsfristen**: - Nach § 257 HGB müssen Handelsbriefe, Buchungsunterlagen und andere relevante Dokumente für 6 Jahre aufbewahrt werden. - Nach § 147 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen 10 Jahre. 2. **Inhalte der Personalakte**: - Die Personalakte sollte alle relevanten Informationen über den Mitarbeiter enthalten, wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen und andere wichtige Dokumente. 3. **Datenschutz**: - Gemäß BDSG müssen personenbezogene Daten sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. 4. **Zugriffsrechte**: - Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu den Personalakten haben, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen und Fristen regelmäßig zu überprüfen, da sich gesetzliche Vorgaben ändern können.