4 Fragen zu Loeschfristen

Die Löschfristen einer digitalen Personalakte können je nach Land und spezifischen Regelungen variieren. In Deutschland beispielsweise gelten folgende allgemeine Fristen: 1. **Aufbewahrungsfrist**: Personalakten müssen in der Regel für die Dauer des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Nachendigung des Arbeitsverhältnisses die Unterlagen in der Regel für 6 bis 10 Jahre aufzubewahren, abhängig von den relevanten gesetzlichen Vorgaben (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung). 2. **Löschung**: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollten die Daten gelöscht werden, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Interessen, die eine längere Speicherung rechtfertigen. Es ist wichtig, die spezifischen gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien des Unternehmens zu beachten. Bei Unsicherheiten kann eine rechtliche Beratung in Anspruch genommen werden.

Vor der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gab es in der EU keine einheitlichen Regelungen für Löschfristen von privaten Nachrichten. Die Löschfristen hingen oft von den jeweiligen nationalen Gesetzen und den internen Richtlinien der Unternehmen ab, die die Kommunikationsdienste bereitstellten. In vielen Fällen wurden Nachrichten so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich war, oder bis der Nutzer sie selbst löschte. Mit der DSGVO wurden jedoch strengere Vorgaben für die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten eingeführt, die auch private Nachrichten betreffen können. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass sie personenbezogene Daten nicht länger als notwendig speichern und die Nutzer über ihre Rechte informieren.

In einem Unternehmen ist in der Regel der Verantwortliche für den Datenschutz, also der Datenschutzbeauftragte (DSB), für die Festlegung und Überwachung von Löschfristen zuständig. Die eigentliche Verantwortung liegt jedoch bei der Geschäftsführung bzw. der verantwortlichen Stelle gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie muss sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und entsprechende Löschkonzepte implementieren. Der Datenschutzbeauftragte berät und unterstützt dabei, die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen umzusetzen, aber die letztendliche Verantwortung trägt die Unternehmensleitung. Oft arbeiten Datenschutzbeauftragte, IT-Abteilung, Fachabteilungen und ggf. die Rechtsabteilung gemeinsam an der Festlegung und Umsetzung von Löschfristen.

Bei der Erstellung eines Konzepts zur Datenlöschung, insbesondere im Kontext von Aufbewahrungsisten für Spendenbescheinigungen, SEPA-Mandate und E-Mails, sind folgende Schritte und Aspekte zu berücksichtigen: 1. **Datenkategorien und -arten definieren**: Bestimme, welche Datenkategorien (z.B. personenbezogene Daten, Finanzdaten) und -arten (z.B. Spendenbescheinigungen, SEPA-Mandate, E-Mails) in deinem Unternehmen verarbeitet werden. 2. **Rechtliche Grundlagen**: Informiere dich über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. In Deutschland müssen Spendenbescheinigungen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, während SEPA-Mandate in der Regel 3 Jahre aufbewahrt werden müssen. 3. **Löschfristen festlegen**: Definiere für jede Datenkategorie spezifische Löschfristen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. 4. **Löschklassen und -regeln**: Entwickle Löschklassen, die festlegen, welche Daten wann und wie gelöscht werden. Dies kann automatisierte Löschprozesse oder manuelle Überprüfungen umfassen. 5. **Dokumentation**: Halte alle Prozesse und Regelungen schriftlich fest, um die Nachvollziehbarkeit und Compliance zu gewährleisten. 6. **Schulung der Mitarbeiter**: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter über die Löschrichtlinien informiert sind und wissen, wie sie diese umsetzen können. 7. **Technische Umsetzung**: Implementiere technische Lösungen, die die automatisierte Löschung von Daten gemäß den festgelegten Löschfristen unterstützen. 8. **Überprüfung und Anpassung**: Führe regelmäßige Überprüfungen des Löschkonzepts durch und passe es an Änderungen der gesetzlichen Vorgaben oder interner Prozesse an. Durch die Beachtung dieser Schritte kannst du ein effektives Konzept zur Datenlöschung entwickeln, das den rechtlichen Anforderungen entspricht und die Datensicherheit gewährleistet.