Gliederung Datenschutz Personalabteilung

Question

Gliederung Datenschutz Personalabteilung

Antwort

Verwandte Fragen

Wie müssen Datenschutzinformationen Betroffene über Datenverarbeitung informieren?

Wie melde ich einen Datenschutzbeauftragten bei der Aufsichtsbehörde in Mecklenburg-Vorpommern?

Welche Daten verarbeitet ein Smartphonehersteller bei Bereitstellung eines Spamschutzdienstes eines Dritten auf dem Gerät?

Kontrolliert ihr uns?

Wie erstellt man ein Löschkonzept?

Welche Servertypen sind vom Datenschutz betroffen?

Bezieht sich die Erhebung von Verarbeitungstätigkeiten nur auf systemgestützte Verarbeitung?

Welche Arbeitspakete sind zur Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses erforderlich?

Was bedeutet gemeinsamer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO?

Sind Durchführung und Bereitstellung von Verarbeitungstätigkeiten im Datenschutz die gleiche oder unterschiedliche Rolle?

Accepted Answer

1. Einleitung 1.1. Bedeutung des Datenschutzes in der Personalabteilung 1.2. Ziel der Gliederung 2. Rechtliche Grundlagen 2.1. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2.2. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) 2.3. Weitere relevante Gesetze 3. Datenarten in der Personalabteilung 3.1. Personaldaten 3.2. Gesundheitsdaten 3.3. Sensible Daten 4. Verantwortlichkeiten und Rollen 4.1. Datenschutzbeauftragter 4.2. Personalabteilung 4.3. Mitarbeiter 5. Datenverarbeitung und -speicherung 5.1. Erhebung von Daten 5.2. Speicherung und Archivierung 5.3. Datenübertragung 6. Rechte der Mitarbeiter 6.1. Auskunftsrecht 6.2. Recht auf Berichtigung 6.3. Recht auf Löschung 7. Maßnahmen zur Datensicherheit 7.1. Technische Maßnahmen 7.2. Organisatorische Maßnahmen 7.3. Schulungen und Sensibilisierung 8. Datenschutzverletzungen 8.1. Definition und Beispiele 8.2. Meldepflichten 8.3. Konsequenzen und Sanktionen 9. Fazit 9.1. Zusammenfassung der wichtigsten Punkte 9.2. Ausblick auf zukünftige Entwicklungen im Datenschutz 10. Literaturverzeichnis 10.1. Gesetze und Verordnungen 10.2. Fachliteratur 10.3. Online-Ressourcen

Accepted Answer

Datenschutzinformationen müssen Betroffene klar und verständlich über die Datenverarbeitung informieren. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden: 1. **Identität d... [mehr]

Accepted Answer

Datenschutzinformationen müssen Betroffene klar und verständlich über die Datenverarbeitung informieren. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden: 1. **Identität des Verantwortlichen**: Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? Hier sollten Name und Kontaktdaten angegeben werden. 2. **Zweck der Datenverarbeitung**: Warum werden die Daten erhoben? Die Zwecke müssen konkret und nachvollziehbar beschrieben werden. 3. **Rechtsgrundlage**: Auf welcher rechtlichen Grundlage erfolgt die Verarbeitung? Dies kann beispielsweise die Einwilligung des Betroffenen oder ein berechtigtes Interesse sein. 4. **Empfänger der Daten**: Wer erhält die Daten? Hier sollten mögliche Empfänger oder Kategorien von Empfängern genannt werden. 5. **Datenübermittlung in Drittländer**: Falls Daten außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden, muss dies ebenfalls angegeben werden, inklusive der entsprechenden Schutzmaßnahmen. 6. **Dauer der Datenspeicherung**: Wie lange werden die Daten gespeichert? Es sollte eine klare Angabe zur Speicherdauer oder den Kriterien für die Festlegung dieser Dauer gemacht werden. 7. **Rechte der Betroffenen**: Betroffene müssen über ihre Rechte informiert werden, wie z.B. das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. 8. **Widerrufsrecht**: Falls die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, muss darauf hingewiesen werden, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann. 9. **Beschwerderecht**: Betroffene sollten darüber informiert werden, dass sie das Recht haben, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. 10. **Automatisierte Entscheidungsfindung**: Falls zutreffend, muss erklärt werden, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung stattfindet und welche Logik dabei zugrunde liegt. Diese Informationen sollten in einer leicht zugänglichen und verständlichen Form bereitgestellt werden, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden.

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Die Meldung eines Datenschutzbeauftragten an die zuständige Aufsichtsbehörde für Mecklenburg-Vorpommern erfolgt in der Regel online über ein bereitgestelltes Meldeformular. **Vorg... [mehr]

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Die Meldung eines Datenschutzbeauftragten an die zuständige Aufsichtsbehörde für Mecklenburg-Vorpommern erfolgt in der Regel online über ein bereitgestelltes Meldeformular. **Vorgehen:** 1. **Online-Meldung:** Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern (LfDI M-V) stellt ein Online-Formular zur Verfügung. Dieses findest du auf der offiziellen Webseite der Behörde: [https://www.datenschutz-mv.de/datenschutzbeauftragte/meldung/](https://www.datenschutz-mv.de/datenschutzbeauftragte/meldung/) 2. **Angaben im Formular:** Im Formular werden folgende Informationen abgefragt: - Angaben zur verantwortlichen Stelle (Unternehmen, Verein, Behörde etc.) - Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon) - Angaben zur Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten 3. **Absenden:** Nach dem Ausfüllen wird das Formular elektronisch an die Aufsichtsbehörde übermittelt. Eine Bestätigung erfolgt in der Regel per E-Mail. **Hinweis:** Die Meldung muss unverzüglich nach der Benennung des Datenschutzbeauftragten erfolgen (§ 37 Abs. 7 DSGVO). **Weitere Informationen:** Alle Details und das Meldeformular findest du direkt auf der Seite der LfDI M-V: [https://www.datenschutz-mv.de/datenschutzbeauftragte/meldung/](https://www.datenschutz-mv.de/datenschutzbeauftragte/meldung/)

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Wenn ein Smartphonehersteller einen Spamschutzdienst eines Dritten (z. B. für Anrufe oder SMS) auf seinen Geräten bereitstellt, werden in der Regel verschiedene Daten verarbeitet. Die genaue... [mehr]

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Wenn ein Smartphonehersteller einen Spamschutzdienst eines Dritten (z. B. für Anrufe oder SMS) auf seinen Geräten bereitstellt, werden in der Regel verschiedene Daten verarbeitet. Die genauen Daten hängen vom jeweiligen Dienst und dessen Funktionsweise ab, typischerweise gehören aber folgende Informationen dazu: 1. **Telefonnummern eingehender und ausgehender Anrufe/SMS:** Um Spam zu erkennen, werden die Nummern oft an den Spamschutzdienst übermittelt und mit einer Datenbank abgeglichen. 2. **Metadaten zu Anrufen/SMS:** Dazu zählen Zeitstempel, Dauer des Anrufs, ob der Anruf angenommen oder abgelehnt wurde, und ggf. der Typ der Nachricht (SMS, MMS). 3. **Geräteinformationen:** Modell, Betriebssystemversion, ggf. eindeutige Gerätekennungen (z. B. IMEI), um den Dienst korrekt bereitzustellen und Missbrauch zu verhindern. 4. **Nutzungsdaten:** Wie oft der Spamschutz genutzt wird, welche Funktionen verwendet werden, ggf. Feedback zu falsch erkannten Spam-Anrufen. 5. **Standortdaten (optional):** Manche Dienste nutzen Standortdaten, um regionale Spamwellen zu erkennen. Dies ist aber nicht immer der Fall und meist optional. 6. **Kontaktinformationen (in der Regel nicht):** Seriöse Spamschutzdienste greifen nicht auf das gesamte Adressbuch zu, sondern verarbeiten nur die Nummern der eingehenden Anrufe/SMS. In manchen Fällen kann aber eine Abfrage erfolgen, ob eine Nummer im lokalen Adressbuch gespeichert ist (ohne die Kontakte zu übertragen). **Wichtig:** Die genaue Datenverarbeitung ist abhängig vom jeweiligen Drittanbieter und dessen Datenschutzrichtlinien. Nutzer sollten die Datenschutzerklärung des Smartphoneherstellers und des Spamschutzdienstes sorgfältig lesen. **Beispiel für einen Drittanbieter:** Google bietet mit „Google Telefon“ einen Spamschutz an: [Google Telefon App – Spamschutz](https://support.google.com/phoneapp/answer/3459196?hl=de) **Zusammenfassung:** Verarbeitet werden in der Regel Telefonnummern, Metadaten zu Anrufen/SMS, Geräteinformationen und Nutzungsdaten. Die Übermittlung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Spam-Erkennung und -Prävention.

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Nein, frage.de oder die dahinterstehenden Betreiber kontrollieren dich nicht. Deine Fragen und Eingaben werden verarbeitet, um passende Antworten zu generieren, aber es findet keine Überwachung o... [mehr]

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Nein, frage.de oder die dahinterstehenden Betreiber kontrollieren dich nicht. Deine Fragen und Eingaben werden verarbeitet, um passende Antworten zu generieren, aber es findet keine Überwachung oder Kontrolle deiner Person statt. Die Nutzung des Dienstes unterliegt den Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von frage.de. Weitere Informationen findest du auf der Website von frage.de: [https://www.frage.de](https://www.frage.de).

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Ein Löschkonzept beschreibt, wie personenbezogene Daten in einem Unternehmen oder einer Organisation systematisch und datenschutzkonform gelöscht werden. Es ist insbesondere im Rahmen der DS... [mehr]

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Ein Löschkonzept beschreibt, wie personenbezogene Daten in einem Unternehmen oder einer Organisation systematisch und datenschutzkonform gelöscht werden. Es ist insbesondere im Rahmen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) wichtig. Die Erstellung eines Löschkonzepts erfolgt in mehreren Schritten: 1. **Dateninventur durchführen** Erfasse alle Systeme, Anwendungen und Speicherorte, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dokumentiere, welche Datenarten (z. B. Name, Adresse, E-Mail) wo gespeichert sind. 2. **Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen ermitteln** Bestimme für jede Datenart die rechtlichen Grundlagen der Verarbeitung und die jeweiligen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerrechtliche, handelsrechtliche oder branchenspezifische Vorgaben). 3. **Löschfristen festlegen** Leite aus den Aufbewahrungsfristen konkrete Löschfristen ab. Definiere, wann und wie Daten nach Ablauf der Frist gelöscht oder anonymisiert werden. 4. **Löschverfahren definieren** Beschreibe, wie die Löschung technisch und organisatorisch erfolgt (z. B. physische Vernichtung, Überschreiben, Anonymisierung). Berücksichtige dabei auch Backups und Archivsysteme. 5. **Verantwortlichkeiten festlegen** Bestimme, wer im Unternehmen für die Umsetzung und Überwachung der Löschprozesse verantwortlich ist. 6. **Dokumentation und Nachweisführung** Halte alle Prozesse, Fristen und Verantwortlichkeiten schriftlich fest. Sorge dafür, dass die Löschung nachweisbar ist (z. B. durch Protokolle). 7. **Regelmäßige Überprüfung und Anpassung** Überprüfe das Löschkonzept regelmäßig und passe es bei Änderungen in der Datenverarbeitung oder der Rechtslage an. **Tipp:** Ein Löschkonzept sollte möglichst einfach und verständlich formuliert sein, damit es im Alltag auch praktisch umgesetzt werden kann. **Weitere Informationen:** - [Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe zur Löschung personenbezogener Daten](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20170516_oh_loeschung.pdf) - [DSGVO Art. 17 – Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)](https://dsgvo-gesetz.de/art-17-dsgvo/) Ein gut ausgearbeitetes Löschkonzept hilft, Datenschutzrisiken zu minimieren und gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

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Grundsätzlich unterliegen alle Servertypen dem Datenschutz, sobald sie personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeite... [mehr]

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Grundsätzlich unterliegen alle Servertypen dem Datenschutz, sobald sie personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeiten. Es kommt also nicht auf den Servertyp selbst an, sondern darauf, ob und welche Daten darauf verarbeitet werden. Typische Servertypen, die häufig personenbezogene Daten verarbeiten und damit dem Datenschutz unterliegen, sind zum Beispiel: - **Mailserver** (verarbeiten E-Mails mit personenbezogenen Daten) - **Webserver** (verarbeiten z.B. IP-Adressen, Kontaktformulardaten) - **Datenbankserver** (speichern und verarbeiten personenbezogene Informationen) - **Dateiserver** (halten personenbezogene Dokumente und Dateien vor) - **Anwendungsserver** (verarbeiten Nutzerdaten im Rahmen von Softwareanwendungen) - **Cloud-Server** (hosten und verarbeiten Daten in der Cloud, oft auch personenbezogene) Auch andere Servertypen (z.B. Backup-Server, Authentifizierungsserver, Printserver) können dem Datenschutz unterliegen, wenn sie personenbezogene Daten speichern oder verarbeiten. **Fazit:** Nicht der Servertyp ist entscheidend, sondern die Art der Datenverarbeitung. Sobald ein Server personenbezogene Daten verarbeitet, gelten die Vorgaben des Datenschutzes, insbesondere der DSGVO. Weitere Informationen findest du z.B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder beim [Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://www.bfdi.bund.de/).

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Nein, bei der Erhebung von Verarbeitungstätigkeiten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geht es nicht nur um systemgestützte (also elektronische) Verarbeitung. Die DSGVO erfasst... [mehr]

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Nein, bei der Erhebung von Verarbeitungstätigkeiten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geht es nicht nur um systemgestützte (also elektronische) Verarbeitung. Die DSGVO erfasst grundsätzlich **alle Arten der Verarbeitung personenbezogener Daten**, unabhängig davon, ob sie automatisiert (z. B. durch IT-Systeme) oder nicht automatisiert (z. B. in Papierakten) erfolgt, **sofern die Daten in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen**. Das bedeutet: Auch manuelle, papierbasierte Verarbeitungsvorgänge, bei denen personenbezogene Daten in einer strukturierten Ablage (z. B. Aktenordner, Karteikarten) geführt werden, müssen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden. Relevant ist also nicht nur die IT-gestützte Verarbeitung, sondern jede strukturierte Verarbeitung personenbezogener Daten. Weitere Informationen findest du z. B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/dskb/2018_04_26_auslegung_verzeichnis_von_verarbeitungstaetigkeiten.pdf) oder direkt in [Art. 30 DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/art-30-dsgvo/).

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Für die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses gemäß Art. 30 DSGVO können folgende Arbeitspakete sinnvoll sein: 1. **Projektvorbereitung und Zieldefinition** - Verantwor... [mehr]

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Für die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses gemäß Art. 30 DSGVO können folgende Arbeitspakete sinnvoll sein: 1. **Projektvorbereitung und Zieldefinition** - Verantwortlichkeiten festlegen - Ziele und Umfang des Verzeichnisses definieren 2. **Informationssammlung** - Erhebung aller Geschäftsprozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden - Identifikation der verantwortlichen Abteilungen und Ansprechpartner 3. **Prozesserhebung und -dokumentation** - Detaillierte Erfassung der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten (Zweck, Kategorien betroffener Personen und Daten, Empfänger, Übermittlungen in Drittländer, Löschfristen, technische und organisatorische Maßnahmen) - Nutzung von Fragebögen oder Interviews zur Datenerhebung 4. **Strukturierung und Erstellung des Verzeichnisses** - Zusammenführung und Strukturierung der gesammelten Informationen - Erstellung des Verzeichnisses in der geforderten Form (z. B. Excel, spezielle Software) 5. **Abstimmung und Validierung** - Überprüfung der Inhalte mit den Fachabteilungen - Korrekturen und Ergänzungen einarbeiten 6. **Freigabe und Dokumentation** - Endgültige Freigabe durch die verantwortliche Stelle (z. B. Datenschutzbeauftragter) - Ablage und Sicherstellung der Verfügbarkeit für Aufsichtsbehörden 7. **Schulung und Sensibilisierung** - Information und Schulung der Mitarbeitenden über das Verarbeitungsverzeichnis und deren Mitwirkungspflichten 8. **Regelmäßige Aktualisierung** - Festlegung eines Prozesses zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung des Verzeichnisses Diese Arbeitspakete können je nach Unternehmensgröße und Komplexität angepasst werden.

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Ein gemeinsamer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) liegt vor, wenn zwei oder mehr Parteien gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festl... [mehr]

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Ein gemeinsamer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) liegt vor, wenn zwei oder mehr Parteien gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegen (Art. 26 DSGVO). Das bedeutet, sie entscheiden zusammen, warum und wie die Daten verarbeitet werden. Typische Beispiele sind Kooperationen zwischen Unternehmen, gemeinsame Projekte oder Plattformen, bei denen beide Seiten Einfluss auf die Datenverarbeitung haben. Die gemeinsamen Verantwortlichen müssen in einer Vereinbarung festlegen, wer welche datenschutzrechtlichen Pflichten übernimmt (z. B. Information der Betroffenen, Beantwortung von Auskunftsanfragen). Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung müssen den betroffenen Personen zugänglich gemacht werden. Weitere Informationen findest du direkt im Gesetzestext: [Art. 26 DSGVO – Gemeinsame Verantwortliche](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2207-1-1)

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Die Durchführung und die Bereitstellung von Verarbeitungstätigkeiten sind aus datenschutzrechtlicher Sicht unterschiedliche Rollen. **Durchführung von Verarbeitungstätigkeiten** b... [mehr]

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Die Durchführung und die Bereitstellung von Verarbeitungstätigkeiten sind aus datenschutzrechtlicher Sicht unterschiedliche Rollen. **Durchführung von Verarbeitungstätigkeiten** bedeutet, dass eine Partei (z. B. ein Unternehmen oder ein Dienstleister) tatsächlich personenbezogene Daten verarbeitet – also erhebt, speichert, verändert, übermittelt oder löscht. Wer die Verarbeitung durchführt, ist entweder **Verantwortlicher** oder **Auftragsverarbeiter** im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). **Bereitstellung von Verarbeitungstätigkeiten** ist kein fest definierter Begriff in der DSGVO, wird aber oft so verstanden, dass eine Partei die Infrastruktur, Software oder Plattform zur Verfügung stellt, mit der andere dann personenbezogene Daten verarbeiten können. Wer lediglich die technische Möglichkeit zur Verarbeitung bereitstellt, ohne selbst über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung zu entscheiden, ist in der Regel **Auftragsverarbeiter**. **Fazit:** - Wer die Verarbeitung **durchführt** und über Zwecke und Mittel entscheidet, ist **Verantwortlicher**. - Wer die Verarbeitung **durchführt**, aber im Auftrag und nach Weisung eines anderen, ist **Auftragsverarbeiter**. - Wer nur die technische **Bereitstellung** ermöglicht, ist meist **Auftragsverarbeiter**, kann aber im Einzelfall auch Verantwortlicher sein, wenn er eigene Zwecke verfolgt. Die Rollen sind also unterschiedlich und hängen davon ab, wer über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet und wie die tatsächliche Tätigkeit ausgestaltet ist. Weitere Informationen findest du direkt bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder im [Text der DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679).