8 Fragen zu Auftragsverarbeitung

Eine Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-GrundverordnungDSGVO) liegt vor, wenn ein Verantwortlicher (z.B. ein Unternehmen) einen Auftragsverarbeiter (z.B. einen Dienstleister) damit beauftragt, personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen zu verarbeiten. Der Auftragsverarbeiter handelt dabei nach den Weisungen des Verantwortlichen. Folgende Schritte müssen bezüglich der Auftragsverarbeitung unternommen werden: 1. **Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)**: Es muss ein schriftlicher Vertrag zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter geschlossen werden. Dieser Vertrag muss bestimmte Mindestinhalte gemäß Art. 28 DSGVO enthalten, wie z.B. den Gegenstand und die Dauer der Verarbeitung, die Art und den Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen. 2. **Sorgfältige Auswahl des Auftragsverarbeiters**: Der Verantwortliche muss sicherstellen, dass der Auftragsverarbeiter ausreichende Garantien bietet, um geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, damit die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt. 3. **Überwachung und Kontrolle**: Der Verantwortliche muss regelmäßig überprüfen, ob der Auftragsverarbeiter die im AV-Vertrag festgelegten Maßnahmen einhält. Dies kann durch Audits oder andere Kontrollmechanismen geschehen. 4. **Dokumentation**: Alle Maßnahmen und Verträge im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung müssen dokumentiert werden, um im Falle einer Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden nachweisen zu können, dass die DSGVO eingehalten wird. Weitere Informationen zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO können auf der offiziellen Website der Europäischen Kommission gefunden werden: [Europäische Kommission - Datenschutz](https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_de).

Die Auftragsverarbeitung ist in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Artikel 28 geregelt. Dieser Artikel beschreibt die Bedingungen, unter denen ein Verantwortlicher einen Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen kann, und legt die Anforderungen an den Vertrag zwischen diesen Parteien fest.

In der Apotheke bezieht sich Auftragsverarbeitung auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag eines anderen Unternehmens oder einer Institution, beispielsweise im Rahmen Abwicklung von Rezept oder der Verwaltung von Kundendaten. Dies kann die Speicherung, Organisation und Analyse von Daten umfassen, die für die Erbringung von Dienstleistungen notwendig sind. Die Apotheke muss dabei sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden, insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Nein, das Warenkreditversicherungsgeschäft ist in der Regel **keine Auftragsverarbeitung** im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). **Begründung:** Bei einer Warenkreditversicherung schließt ein Unternehmen (Versicherungsnehmer) mit einem Versicherer einen Vertrag ab, um sich gegen das Risiko von Zahlungsausfällen seiner Kunden abzusichern. Im Rahmen der Risikoprüfung und Schadensbearbeitung verarbeitet der Versicherer personenbezogene Daten der Kunden des Versicherungsnehmers (z. B. Name, Bonitätsdaten). Der Versicherer handelt dabei **nicht im Auftrag und auf Weisung** des Versicherungsnehmers, sondern als eigenständig Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er entscheidet selbstständig über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung, etwa zur Risikobewertung und Vertragsdurchführung. **Auftragsverarbeitung** (Art. 28 DSGVO) liegt nur vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet, ohne eigene Entscheidungsbefugnis über die Daten. **Fazit:** Das Warenkreditversicherungsgeschäft ist datenschutzrechtlich eine **eigene Verantwortlichkeit** des Versicherers und keine Auftragsverarbeitung. Weitere Informationen findest du z. B. bei der [Deutschen Datenschutzkonferenz (DSK)](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/dskb/2018_24_10_auslegung_auftragsverarbeitung.pdf) (siehe dort die Abgrenzung zwischen Auftragsverarbeitung und eigener Verantwortlichkeit).

Eine Checkliste für die Auftragsdatenverarbeitung (ADV) kann folgende Punkte umfassen: 1. **Vertragliche Grundlagen**: - Existiert ein schriftlicher Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung? - Sind alle erforderlichen Informationen gemäß Art. 28 DSGVO im Vertrag enthalten? 2. **Auftragsverarbeiter**: - Wurde der Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt? - Verfügt der Auftragsverarbeiter über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen? 3. **Zweck der Verarbeitung**: - Ist der Zweck der Datenverarbeitung klar definiert? - Sind die Datenverarbeitungszwecke mit den eigenen Unternehmenszielen vereinbar? 4. **Datenkategorien**: - Welche Datenkategorien werden verarbeitet? - Sind die Daten auf das notwendige Minimum beschränkt? 5. **Rechte der Betroffenen**: - Sind Verfahren zur Wahrung der Rechte der Betroffenen (z.B. Auskunft, Löschung) implementiert? - Wie wird die Einhaltung dieser Rechte sichergestellt? 6. **Sicherheitsmaßnahmen**: - Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen sind implementiert? - Gibt es regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits? 7. **Subunternehmer**: - Dürfen Subunternehmer eingesetzt werden? - Wurde die Zustimmung zur Beauftragung von Subunternehmern eingeholt? 8. **Datenübermittlung**: - Gibt es Regelungen zur Datenübermittlung in Drittländer? - Sind die erforderlichen Garantien für die Datenübermittlung vorhanden? 9. **Dokumentation**: - Ist die Verarbeitungstätigkeit dokumentiert? - Gibt es Protokolle über die Einhaltung der ADV-Vereinbarung? 10. **Schulung und Sensibilisierung**: - Wurden Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult? - Gibt es regelmäßige Sensibilisierungsmaßnahmen? Diese Checkliste kann als Grundlage dienen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte der Auftragsdatenverarbeitung berücksichtigt werden.

Ja, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sollte grundsätzlich mit allen Dienstleistern abgeschlossen werden, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten – unabhängig davon, ob aktuell ein aktives Projekt läuft oder nicht. Entscheidend ist, ob der Dienstleister grundsätzlich Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten kann oder erhalten hat. Im Rahmen eines Audits ist es wichtig, dass alle relevanten Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter fungieren (z. B. IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter), in der Dokumentation und im Verzeichnis der Auftragsverarbeiter aufgeführt sind und entsprechende Verträge vorliegen. Auch wenn derzeit keine aktive Verarbeitung stattfindet, kann es sein, dass der Dienstleister weiterhin Zugriffsmöglichkeiten hat (z. B. auf Backups, Wartungszugänge). Fehlt der AVV, kann dies im Audit als Mangel gewertet werden. Daher empfiehlt es sich, die Verträge auch dann vorzuhalten, wenn aktuell keine Verarbeitung stattfindet, aber grundsätzlich möglich wäre. Weitere Informationen findest du z. B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20180524_oh_tom.pdf) oder beim [BfDI](https://www.bfdi.bund.de/DE/Datenschutz/Themen/Verarbeitung-und-Weitergabe/Auftragsverarbeitung/auftragsverarbeitung-node.html).

Um echte Unter-Auftragsverarbeiter (Subunternehmer im Sinne der DSGVO) zu erkennen, sind folgende Informationen entscheidend: 1. **Art der Dienstleistung:** Der Unter-Auftragsverarbeiter muss tatsächlich im Auftrag des Hauptdienstleisters personenbezogene Daten verarbeiten, die im Zusammenhang mit dem Hauptauftrag stehen. 2. **Vertragliche Einbindung:** Es muss ein Vertrag oder eine Vereinbarung bestehen, die die Datenverarbeitung im Auftrag regelt (Art. 28 DSGVO). 3. **Zweck der Datenverarbeitung:** Die Verarbeitung muss ausschließlich im Rahmen und zu den Zwecken erfolgen, die der Hauptauftraggeber vorgegeben hat. 4. **Zugriff auf personenbezogene Daten:** Der Unter-Auftragsverarbeiter muss tatsächlich Zugriff auf personenbezogene Daten haben, die im Rahmen des Hauptauftrags verarbeitet werden. 5. **Keine Eigenverantwortung:** Der Unter-Auftragsverarbeiter darf die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen, sondern nur im Auftrag und nach Weisung des Hauptdienstleisters. **Typische Beispiele für echte Unter-Auftragsverarbeiter:** - IT-Hosting-Anbieter, die Server für den Dienstleister betreiben und dabei Zugriff auf personenbezogene Daten haben. - Callcenter, die im Auftrag des Dienstleisters Kundendaten verarbeiten. - Externe Buchhaltungsfirmen, die im Auftrag des Dienstleisters Lohnabrechnungen erstellen. **Nicht als Unter-Auftragsverarbeiter gelten z.B.:** - Reine Telekommunikationsanbieter (z.B. Internetprovider ohne Datenzugriff) - Post- und Kurierdienste (reiner Transport, kein Datenzugriff) - Wartungsfirmen ohne Zugriff auf produktive Daten **Fazit:** Entscheidend ist, ob der Dienstleister im Rahmen des Auftrags tatsächlich personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet und dabei den Weisungen des Hauptdienstleisters unterliegt. Eine bloße Nennung in einer Liste reicht nicht aus – es muss ein tatsächlicher Datenverarbeitungsbezug bestehen. Weitere Infos: [Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter](https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/)

Wenn ein Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter in einem Drittland (außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, EWR) einsetzt, sind nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besondere Anforderungen zu beachten, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen: 1. **Genehmigung einholen:** Der Auftragsverarbeiter darf einen Unterauftragsverarbeiter nur mit vorheriger spezifischer oder allgemeiner schriftlicher Genehmigung des Verantwortlichen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO) einsetzen. Der Verantwortliche muss also zustimmen. 2. **Vertragliche Regelungen:** Zwischen Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter muss ein Vertrag bestehen, der die gleichen Datenschutzpflichten wie der Hauptvertrag enthält (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). 3. **Drittlandübermittlung prüfen:** Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland ist nur zulässig, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Das bedeutet: - **Angemessenheitsbeschluss:** Die EU-Kommission hat festgestellt, dass das Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau bietet (Liste siehe [EU-Kommission](https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_de)). - **Geeignete Garantien:** Liegt kein Angemessenheitsbeschluss vor, müssen geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln ([SCCs](https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_de)), verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCRs) oder andere Mechanismen eingesetzt werden. - **Zusätzliche Maßnahmen:** Nach dem Schrems II-Urteil des EuGH kann es notwendig sein, zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um das Datenschutzniveau zu gewährleisten. 4. **Transparenz und Information:** Der Verantwortliche muss die betroffenen Personen über die Drittlandübermittlung informieren (Art. 13, 14 DSGVO). 5. **Dokumentation:** Alle Schritte und Entscheidungen sollten dokumentiert werden, um die Einhaltung der DSGVO nachweisen zu können. **Fazit:** Der Einsatz eines Unterauftragsverarbeiters in einem Drittland ist möglich, aber nur unter strikter Einhaltung der DSGVO-Vorgaben. Verantwortliche und Auftragsverarbeiter müssen gemeinsam sicherstellen, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.