Dürfen Newsletter-Leads aus 2023 dauerhaft zweimal jährlich kontaktiert werden?

Question

Dürfen Newsletter-Leads aus 2023 dauerhaft zweimal jährlich kontaktiert werden?

Antwort

Verwandte Fragen

Wie werden Nachweise zur Bearbeitung von Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen nach DSGVO geführt?

Was muss in einen DSGVO-Ordner für Prüfungen aufgenommen werden?

Kann ein Kunde der Datenübermittlung an ein Inkassounternehmen widersprechen und gemäß DSGVO Auskunft zu den übermittelten Daten verlangen?

Muss eine selten durchgeführte Verarbeitungstätigkeit im Verarbeitungsverzeichnis stehen?

Müssen alle Verarbeitungstätigkeiten ins Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden oder gibt es Ausnahmen?

Was bedeutet der Begriff Verarbeitung im Sinne der DSGVO?

Welche Fragen sind zur Erhebung einer Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO notwendig?

Welche Arbeitspakete sind zur Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses erforderlich?

Was bedeutet gemeinsamer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO?

Kann eine Person aus den USA einen DSGVO-Auskunftsanspruch gegen ein EU-Unternehmen geltend machen?

Accepted Answer

Ob Newsletter-Leads aus dem Jahr 2023 weiterhin regelmäßig angeschrieben werden dürfen, hängt maßgeblich von der ursprünglichen Einwilligung und den geltenden Datenschutzbestimmungen ab, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Gesetz gegen den unlaut Wettbewerb (UWG) in Deutschland. **Wichtige Punkte:** 1. **Einwilligung:** Die Empfänger müssen dem Erhalt von Newslettern ausdrücklich zugestimmt haben (Opt-in). Die Einwilligung muss dokumentiert und jederzeit nachweisbar sein. 2. **Zweckbindung:** Die Nutzung der E-Mail-Adressen darf nur zu dem Zweck erfolgen, dem die Empfänger zugestimmt haben. Wurde die Einwilligung für einen regelmäßigen Newsletter erteilt, ist ein Versand 2x jährlich in der Regel zulässig. 3. **Widerrufsmöglichkeit:** In jedem Newsletter muss eine einfache Möglichkeit zum Abbestellen (Opt-out) angeboten werden. Der Widerruf muss jederzeit möglich sein. 4. **Keine zeitliche Begrenzung, aber Aktualität:** Solange die Einwilligung nicht widerrufen wurde und der Zweck (z.B. regelmäßige Informationen per Newsletter) weiterhin besteht, gibt es keine feste zeitliche Begrenzung. Allerdings kann eine sehr lange Inaktivität der Empfänger problematisch sein, da die Einwilligung nach langer Zeit als „veraltet“ angesehen werden könnte. Die Datenschutzbehörden empfehlen, die Einwilligung nach längerer Inaktivität (z.B. mehrere Jahre ohne Interaktion) zu überprüfen oder zu erneuern. 5. **Dokumentationspflicht:** Es muss nachgewiesen werden können, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde. **Fazit:** Wenn die Leads aus 2023 eine gültige Einwilligung für den Erhalt von Newslettern gegeben haben, dürfen sie grundsätzlich weiterhin 2x im Jahr angeschrieben werden – solange sie nicht widersprechen und der Zweck der Einwilligung eingehalten wird. Es empfiehlt sich jedoch, die Listen regelmäßig zu pflegen und inaktive Empfänger ggf. nach einer gewissen Zeit erneut um Bestätigung zu bitten. Weitere Informationen findest du z.B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder beim [Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://www.bfdi.bund.de/).

Accepted Answer

Nachweise über die Bearbeitung von Anfragen auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung nach DSGVO werden in der Regel durch eine sorgfältige Dokumentation geführt. Die DSGVO verpflic... [mehr]

Accepted Answer

Nachweise über die Bearbeitung von Anfragen auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung nach DSGVO werden in der Regel durch eine sorgfältige Dokumentation geführt. Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche, die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachweisen zu können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Rechenschaftspflicht). Das bedeutet konkret: 1. **Erfassung der Anfrage:** Jede eingehende Anfrage (z. B. per E-Mail, Brief, Online-Formular) sollte mit Datum, Art der Anfrage (Auskunft, Berichtigung, Löschung) und Identität des Anfragenden dokumentiert werden. 2. **Bearbeitungsprozess:** Die einzelnen Bearbeitungsschritte (z. B. Identitätsprüfung, Prüfung der Daten, interne Kommunikation, Entscheidung über die Anfrage) werden mit Datum und verantwortlicher Person festgehalten. 3. **Ergebnis und Antwort:** Die ergriffenen Maßnahmen (z. B. Daten wurden berichtigt, gelöscht oder Auskunft erteilt) sowie die Form und das Datum der Antwort an die betroffene Person werden dokumentiert. Auch eine eventuelle Ablehnung mit Begründung sollte festgehalten werden. 4. **Aufbewahrung der Nachweise:** Die Dokumentation sollte so aufbewahrt werden, dass sie im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde vorgelegt werden kann. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den allgemeinen Verjährungsfristen und dem Grundsatz der Datenminimierung. **Typische Dokumentationsformen:** - Datenschutzmanagement-Software - Tabellen (z. B. Excel) - Protokolle oder Aktenvermerke - Einträge im Ticketsystem **Wichtig:** Die Dokumentation darf keine sensiblen Daten enthalten, die über das zur Nachweisführung Erforderliche hinausgehen. **Rechtliche Grundlage:** - Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) - Art. 12 Abs. 3 DSGVO (Fristen und Nachweis der Bearbeitung) Weitere Informationen findest du z. B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder beim [BfDI](https://www.bfdi.bund.de/).

Accepted Answer

Ein DSGVO-Ordner dient dazu, bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden nachzuweisen, dass die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Folgende Dokumente und Nac... [mehr]

Accepted Answer

Ein DSGVO-Ordner dient dazu, bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden nachzuweisen, dass die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Folgende Dokumente und Nachweise sollten typischerweise enthalten sein: 1. **Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten** Nach Art. 30 DSGVO ist dies für die meisten Unternehmen Pflicht. Es listet alle Prozesse auf, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. 2. **Datenschutzrichtlinien und -konzepte** Interne Richtlinien, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird. 3. **Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)** Verträge mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten (z.B. IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter). 4. **Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)** Dokumentation der Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten (z.B. Zutrittskontrolle, Verschlüsselung, Backup). 5. **Mitarbeiterschulungen und -verpflichtungen** Nachweise über Datenschutzschulungen und Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis. 6. **Informationspflichten und Einwilligungen** Muster und Nachweise für die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber Betroffenen (z.B. Datenschutzerklärungen, Einwilligungsformulare). 7. **Meldung von Datenschutzverletzungen** Dokumentation von Datenschutzvorfällen und deren Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO). 8. **Betroffenenrechte** Nachweise über die Bearbeitung von Anfragen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung etc. 9. **Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)** Falls erforderlich, Dokumentation der DSFA für risikoreiche Verarbeitungen. 10. **Kontakt zum Datenschutzbeauftragten** Benennung und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (sofern erforderlich). 11. **Sonstige relevante Dokumente** Z.B. Löschkonzepte, Protokolle von Datenschutz-Audits, Verfahrensanweisungen. **Tipp:** Der Ordner kann sowohl physisch als auch digital geführt werden. Wichtig ist die Aktualität und Vollständigkeit der Unterlagen. Weitere Informationen findest du z.B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder dem [BfDI](https://www.bfdi.bund.de/).

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Ja, das ist möglich und rechtlich zulässig. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat jede betroffene Person das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten... [mehr]

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Ja, das ist möglich und rechtlich zulässig. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat jede betroffene Person das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet oder an Dritte (wie z.B. ein Inkassounternehmen) übermittelt wurden (Art. 15 DSGVO). **Widerspruch gegen die Datenübermittlung:** Ein Kunde kann der Übermittlung seiner Daten an ein Inkassounternehmen widersprechen. Allerdings ist ein solcher Widerspruch nicht immer wirksam, wenn die Übermittlung zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens erforderlich ist (z.B. zur Durchsetzung offener Forderungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Widerspruch muss geprüft werden, kann aber die Übermittlung nicht grundsätzlich verhindern, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt. **Auskunftsanspruch:** Der Kunde kann Auskunft verlangen, welche Daten an das Inkassounternehmen übermittelt wurden. Du bist verpflichtet, ihm mitzuteilen: - Welche personenbezogenen Daten übermittelt wurden, - an welches Inkassounternehmen die Daten übermittelt wurden, - zu welchem Zweck die Übermittlung erfolgte, - auf welcher Rechtsgrundlage die Übermittlung erfolgte. **Fazit:** Der Kunde kann also sowohl widersprechen (was aber nicht immer zur Unterlassung der Übermittlung führt) als auch eine DSGVO-Auskunft verlangen. Die Auskunft musst du erteilen. Weitere Informationen zur DSGVO findest du z.B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder beim [Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://www.bfdi.bund.de/).

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Ja, auch Verarbeitungstätigkeiten, die nur gelegentlich oder alle paar Jahre durchgeführt werden, müssen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO... [mehr]

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Ja, auch Verarbeitungstätigkeiten, die nur gelegentlich oder alle paar Jahre durchgeführt werden, müssen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO aufgeführt werden. Die DSGVO macht keine Ausnahme für seltene oder unregelmäßige Verarbeitungsvorgänge. Entscheidend ist, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden – unabhängig von der Häufigkeit. Das Verzeichnis soll einen vollständigen Überblick über alle Verarbeitungstätigkeiten geben, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Auch seltene Vorgänge, wie z.B. eine alle fünf Jahre stattfindende Mitarbeiterbefragung, müssen daher dokumentiert werden.

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Nach Art. 30 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) müssen grundsätzlich alle Verarbeitungstätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in das sogenannte Verzeichnis v... [mehr]

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Nach Art. 30 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) müssen grundsätzlich alle Verarbeitungstätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in das sogenannte Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden. Es gibt jedoch eine Ausnahme: **Kleine Unternehmen und Organisationen** mit weniger als 250 Mitarbeitern müssen kein Verzeichnis führen, **es sei denn**: - Die Verarbeitung erfolgt nicht nur gelegentlich, - es werden besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet (z. B. Gesundheitsdaten, Daten zur ethnischen Herkunft, religiöse Überzeugungen), - oder die Verarbeitung birgt ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. In der Praxis bedeutet das: Die meisten Unternehmen und Organisationen müssen ein Verzeichnis führen, da die Ausnahmen sehr eng gefasst sind. Sobald regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. Lohnbuchhaltung, Kundenverwaltung), ist ein Verzeichnis erforderlich. **Weitere Informationen:** [Art. 30 DSGVO – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten](https://dsgvo-gesetz.de/art-30-dsgvo/)

Accepted Answer

Der Begriff „Verarbeitung“ im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist in Art. 4 Nr. 2 DSGVO definiert. Verarbeitung bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren... [mehr]

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Der Begriff „Verarbeitung“ im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist in Art. 4 Nr. 2 DSGVO definiert. Verarbeitung bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dazu gehören insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. Kurz gesagt: Verarbeitung umfasst praktisch jeden Umgang mit personenbezogenen Daten, von der Erhebung bis zur Löschung.

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Zur Erhebung einer Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) werden typischerweise folgende Fragen gestellt, um die Anforderungen insbesondere aus Art. 30 DSGVO (Verzeichnis... [mehr]

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Zur Erhebung einer Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) werden typischerweise folgende Fragen gestellt, um die Anforderungen insbesondere aus Art. 30 DSGVO (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) zu erfüllen: 1. **Wer ist Verantwortlicher?** - Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und ggf. des Vertreters. 2. **Wer ist ggf. Auftragsverarbeiter?** - Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters. 3. **Wer ist Datenschutzbeauftragter?** - Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten. 4. **Wie heißt die Verarbeitungstätigkeit?** - Titel/Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit. 5. **Was ist der Zweck der Verarbeitung?** - Beschreibung der Zwecke, zu denen die Daten verarbeitet werden. 6. **Welche Kategorien betroffener Personen gibt es?** - Z. B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Nutzer. 7. **Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?** - Z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten, Gesundheitsdaten. 8. **Wer sind die Empfänger der Daten?** - Interne und externe Empfänger, z. B. Dienstleister, Behörden. 9. **Werden Daten in Drittländer übermittelt?** - Falls ja: In welche Länder und auf welcher Rechtsgrundlage? 10. **Wie lange werden die Daten gespeichert?** - Angaben zu Löschfristen oder Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer. 11. **Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen werden getroffen?** - Beschreibung der Maßnahmen zum Schutz der Daten (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle). 12. **Gibt es eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung?** - Z. B. Einwilligung, Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtung, berechtigtes Interesse. 13. **Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?** - Falls ja: Beschreibung und Auswirkungen. Diese Fragen helfen, alle relevanten Informationen für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO zu erfassen. Das Verzeichnis muss auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können. Weitere Informationen findest du direkt im [Wortlaut von Art. 30 DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679).

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Für die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses gemäß Art. 30 DSGVO können folgende Arbeitspakete sinnvoll sein: 1. **Projektvorbereitung und Zieldefinition** - Verantwor... [mehr]

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Für die Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses gemäß Art. 30 DSGVO können folgende Arbeitspakete sinnvoll sein: 1. **Projektvorbereitung und Zieldefinition** - Verantwortlichkeiten festlegen - Ziele und Umfang des Verzeichnisses definieren 2. **Informationssammlung** - Erhebung aller Geschäftsprozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden - Identifikation der verantwortlichen Abteilungen und Ansprechpartner 3. **Prozesserhebung und -dokumentation** - Detaillierte Erfassung der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten (Zweck, Kategorien betroffener Personen und Daten, Empfänger, Übermittlungen in Drittländer, Löschfristen, technische und organisatorische Maßnahmen) - Nutzung von Fragebögen oder Interviews zur Datenerhebung 4. **Strukturierung und Erstellung des Verzeichnisses** - Zusammenführung und Strukturierung der gesammelten Informationen - Erstellung des Verzeichnisses in der geforderten Form (z. B. Excel, spezielle Software) 5. **Abstimmung und Validierung** - Überprüfung der Inhalte mit den Fachabteilungen - Korrekturen und Ergänzungen einarbeiten 6. **Freigabe und Dokumentation** - Endgültige Freigabe durch die verantwortliche Stelle (z. B. Datenschutzbeauftragter) - Ablage und Sicherstellung der Verfügbarkeit für Aufsichtsbehörden 7. **Schulung und Sensibilisierung** - Information und Schulung der Mitarbeitenden über das Verarbeitungsverzeichnis und deren Mitwirkungspflichten 8. **Regelmäßige Aktualisierung** - Festlegung eines Prozesses zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung des Verzeichnisses Diese Arbeitspakete können je nach Unternehmensgröße und Komplexität angepasst werden.

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Ein gemeinsamer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) liegt vor, wenn zwei oder mehr Parteien gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festl... [mehr]

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Ein gemeinsamer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) liegt vor, wenn zwei oder mehr Parteien gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegen (Art. 26 DSGVO). Das bedeutet, sie entscheiden zusammen, warum und wie die Daten verarbeitet werden. Typische Beispiele sind Kooperationen zwischen Unternehmen, gemeinsame Projekte oder Plattformen, bei denen beide Seiten Einfluss auf die Datenverarbeitung haben. Die gemeinsamen Verantwortlichen müssen in einer Vereinbarung festlegen, wer welche datenschutzrechtlichen Pflichten übernimmt (z. B. Information der Betroffenen, Beantwortung von Auskunftsanfragen). Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung müssen den betroffenen Personen zugänglich gemacht werden. Weitere Informationen findest du direkt im Gesetzestext: [Art. 26 DSGVO – Gemeinsame Verantwortliche](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2207-1-1)

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Ja, das ist grundsätzlich möglich. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für Unternehmen in der EU unabhängig davon, wo die betroffene Person lebt oder ihren gewöhnlich... [mehr]

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Ja, das ist grundsätzlich möglich. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für Unternehmen in der EU unabhängig davon, wo die betroffene Person lebt oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat. Das bedeutet: Jeder, dessen personenbezogene Daten von einem Unternehmen mit Sitz in der EU verarbeitet werden, kann sich auf die Rechte der DSGVO berufen – also auch Personen aus den USA. Relevant ist dabei, dass das Unternehmen tatsächlich personenbezogene Daten der betroffenen Person verarbeitet und seinen Sitz in der EU hat oder die Verarbeitung im Zusammenhang mit der Tätigkeit einer Niederlassung in der EU steht. In diesem Fall hat die betroffene Person das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit oder ihrem Wohnsitz. Weitere Informationen zur DSGVO findest du z.B. auf der offiziellen Seite der Europäischen Kommission: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection_de