8 Fragen zu Verarbeitungstaetigkeit

Eine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO bezeichnet jeden Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, unabhängig davon, ob sie mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführt wird. Dazu zählen insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) definiert den Begriff „Verarbeitung“ in Art. 4 Nr. 2 DSGVO. Eine Verarbeitungstätigkeit ist also jede Aktivität, bei der personenbezogene Daten genutzt werden – zum Beispiel das Führen einer Kundenliste, das Versenden von Newslettern oder die Speicherung von Mitarbeiterdaten. Unternehmen und Organisationen sind verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen (Art. 30 DSGVO), um Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Ja, im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kann die Beschaffung als Verarbeitungstätigkeit gelten, sofern dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. **Begründung:** Die DSGVO definiert „Verarbeitung“ sehr weit und umfasst jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen, Übermitteln, Verknüpfen, Einschränken, Löschen oder Vernichten. **Beispiel:** Wenn im Rahmen der Beschaffung (z. B. Einkauf von Waren oder Dienstleistungen) personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bei Lieferanten, Mitarbeitern oder anderen natürlichen Personen verarbeitet werden (z. B. Name, Kontaktdaten, Bankverbindung), handelt es sich um eine Verarbeitungstätigkeit. **Praxis:** In vielen Unternehmen wird die Beschaffung daher als eigene Verarbeitungstätigkeit im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert. **Fazit:** Beschaffung ist dann eine Verarbeitungstätigkeit im Sinne der DSGVO, wenn dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden.

IT-Sicherheit selbst ist keine Verarbeitungstätigkeit im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Einestätigkeit beschreibt einen Vorgang oder eine Reihe von Vorgängen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, Speichern, Übermitteln oder Löschen dieser Daten. IT-Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Firewalls, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen) dienen dazu, die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Sie sind also unterstützende Maßnahmen, die im Rahmen von Verarbeitungstätigkeiten eingesetzt werden, aber keine eigenständige Verarbeitungstätigkeit darstellen. In einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO werden die eigentlichen Prozesse (z. B. Lohnabrechnung, Kundenverwaltung) dokumentiert. Die dabei eingesetzten IT-Sicherheitsmaßnahmen werden in der Regel als technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) separat beschrieben. Zusammengefasst: IT-Sicherheit ist keine Verarbeitungstätigkeit, sondern eine Maßnahme zum Schutz der Verarbeitungstätigkeiten.

Das Trennkriterium für eine Verarbeitungstätigkeit nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bezieht sich darauf, wie einzelne Verarbeitungsvorgänge voneinander abgegrenzt werden, um sie als eigenständige „Verarbeitungstätigkeit“ zu dokumentieren. Eine Verarbeitungstätigkeit im Sinne der DSGVO ist ein zusammenhängender Vorgang oder eine Gruppe von Vorgängen, bei denen personenbezogene Daten für einen bestimmten Zweck verarbeitet werden. Das zentrale Trennkriterium ist daher der **Zweck der Verarbeitung**. **Wichtige Aspekte:** - **Gleicher Zweck:** Alle Verarbeitungsvorgänge, die demselben Zweck dienen (z. B. Lohnabrechnung, Kundenverwaltung), werden als eine Verarbeitungstätigkeit betrachtet. - **Unterschiedliche Zwecke:** Werden Daten für verschiedene Zwecke verarbeitet (z. B. Personalverwaltung vs. Marketing), handelt es sich um getrennte Verarbeitungstätigkeiten. - **Technische oder organisatorische Trennung:** Auch unterschiedliche technische Systeme oder organisatorische Abläufe können ein Indiz für verschiedene Verarbeitungstätigkeiten sein, sind aber nachrangig gegenüber dem Zweck. **Beispiel:** - Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten zur Gehaltsabrechnung ist eine eigene Verarbeitungstätigkeit. - Die Verarbeitung derselben Daten für die Zutrittskontrolle ist eine andere Verarbeitungstätigkeit, da der Zweck ein anderer ist. **Fazit:** Das maßgebliche Trennkriterium für eine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO ist der **Verarbeitungszweck**. Jede Verarbeitung personenbezogener Daten für einen eigenständigen Zweck gilt als eigene Verarbeitungstätigkeit und muss entsprechend im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden. Weitere Informationen findest du z. B. beim [BfDI](https://www.bfdi.bund.de/DE/Datenschutz/Themen/Verarbeitungstaetigkeiten/Verarbeitungstaetigkeiten.html) oder bei der [BayLDA](https://www.lda.bayern.de/de/verarbeitungstaetigkeiten.html).

Ja, E-Mail ist im datenschutzrechtlichen Sinne eine Verarbeitungstätigkeit. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist jede Tätigkeit, bei der personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, übermittelt oder anderweitig verarbeitet werden, eine Verarbeitungstätigkeit. Da beim Versenden, Empfangen und Speichern von E-Mails häufig personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalte), gilt E-Mail-Kommunikation als Verarbeitungstätigkeit und muss entsprechend im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden.

Zur Erhebung einer Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) werden typischerweise folgende Fragen gestellt, um die Anforderungen insbesondere aus Art. 30 DSGVO (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) zu erfüllen: 1. **Wer ist Verantwortlicher?** - Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und ggf. des Vertreters. 2. **Wer ist ggf. Auftragsverarbeiter?** - Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters. 3. **Wer ist Datenschutzbeauftragter?** - Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten. 4. **Wie heißt die Verarbeitungstätigkeit?** - Titel/Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit. 5. **Was ist der Zweck der Verarbeitung?** - Beschreibung der Zwecke, zu denen die Daten verarbeitet werden. 6. **Welche Kategorien betroffener Personen gibt es?** - Z. B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Nutzer. 7. **Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?** - Z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten, Gesundheitsdaten. 8. **Wer sind die Empfänger der Daten?** - Interne und externe Empfänger, z. B. Dienstleister, Behörden. 9. **Werden Daten in Drittländer übermittelt?** - Falls ja: In welche Länder und auf welcher Rechtsgrundlage? 10. **Wie lange werden die Daten gespeichert?** - Angaben zu Löschfristen oder Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer. 11. **Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen werden getroffen?** - Beschreibung der Maßnahmen zum Schutz der Daten (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle). 12. **Gibt es eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung?** - Z. B. Einwilligung, Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtung, berechtigtes Interesse. 13. **Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?** - Falls ja: Beschreibung und Auswirkungen. Diese Fragen helfen, alle relevanten Informationen für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß DSGVO zu erfassen. Das Verzeichnis muss auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können. Weitere Informationen findest du direkt im [Wortlaut von Art. 30 DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679).

Ja, auch Verarbeitungstätigkeiten, die nur gelegentlich oder alle paar Jahre durchgeführt werden, müssen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO aufgeführt werden. Die DSGVO macht keine Ausnahme für seltene oder unregelmäßige Verarbeitungsvorgänge. Entscheidend ist, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden – unabhängig von der Häufigkeit. Das Verzeichnis soll einen vollständigen Überblick über alle Verarbeitungstätigkeiten geben, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Auch seltene Vorgänge, wie z.B. eine alle fünf Jahre stattfindende Mitarbeiterbefragung, müssen daher dokumentiert werden.

Ob das IT-Ressourcen-Management eine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO ist, hängt davon ab, ob dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. **Definition Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO:** Eine Verarbeitungstätigkeit im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) liegt immer dann vor, wenn personenbezogene Daten automatisiert oder nicht automatisiert verarbeitet werden (Art. 4 Nr. 2 DSGVO). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). **IT-Ressourcen-Management:** Darunter versteht man die Verwaltung und Organisation von IT-Ressourcen wie Hardware, Software, Netzwerken und IT-Dienstleistungen. Wenn im Rahmen des IT-Ressourcen-Managements personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. Nutzerkonten, Zugriffsprotokolle, Lizenzmanagement mit personenbezogenen Angaben), handelt es sich um eine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO. **Fazit:** - Werden im IT-Ressourcen-Management **keine** personenbezogenen Daten verarbeitet (z. B. rein technische Inventarisierung von Geräten ohne Personenbezug), liegt **keine** Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO vor. - Werden **personenbezogene Daten** verarbeitet (z. B. Verwaltung von Nutzerzugängen, Protokollierung von Zugriffen), ist das IT-Ressourcen-Management **eine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO** und muss entsprechend dokumentiert werden. **Weiterführende Informationen:** - [DSGVO Art. 4 Begriffsbestimmungen](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679) - [Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (BayLDA)](https://www.lda.bayern.de/de/verarbeitungstaetigkeiten.html) **Zusammengefasst:** IT-Ressourcen-Management ist dann eine Verarbeitungstätigkeit nach DSGVO, wenn dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden.