Muss der Auftragsverarbeitungsvertrag um im Audit genannte Dienstleister ergänzt werden, wenn aktuell kein aktives Projekt besteht?

Antwort

Ja, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sollte grundsätzlich mit allen Dienstleistern abgeschlossen werden, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten – unabhängig davon, ob aktuell ein aktives Projekt läuft oder nicht. Entscheidend ist, ob der Dienstleister grundsätzlich Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten kann oder erhalten hat. Im Rahmen eines Audits ist es wichtig, dass alle relevanten Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter fungieren (z. B. IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter), in der Dokumentation und im Verzeichnis der Auftragsverarbeiter aufgeführt sind und entsprechende Verträge vorliegen. Auch wenn derzeit keine aktive Verarbeitung stattfindet, kann es sein, dass der Dienstleister weiterhin Zugriffsmöglichkeiten hat (z. B. auf Backups, Wartungszugänge). Fehlt der AVV, kann dies im Audit als Mangel gewertet werden. Daher empfiehlt es sich, die Verträge auch dann vorzuhalten, wenn aktuell keine Verarbeitung stattfindet, aber grundsätzlich möglich wäre. Weitere Informationen findest du z. B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20180524_oh_tom.pdf) oder beim [BfDI](https://www.bfdi.bund.de/DE/Datenschutz/Themen/Verarbeitung-und-Weitergabe/Auftragsverarbeitung/auftragsverarbeitung-node.html).

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