9 Fragen zu Auditfragen

Hier sind einige mögliche Auditfragen für die Abteilung Vertriebssteuerung: 1. **Strategie und Planung:** - Wie wird die Vertriebsstrategie entwickelt und wer ist daran beteiligt? - Gibt es dokumentierte Vertriebspläne und wie werden diese überwacht und aktualisiert? 2. **Zielsetzung und Leistungsmessung:** - Welche KPIs (Key Performance Indicators) werden zur Messung der Vertriebsleistung verwendet? - Wie oft werden die Vertriebsziele überprüft und angepasst? 3. **Prozesse und Verfahren:** - Welche Prozesse sind für die Vertriebssteuerung definiert und wie werden diese dokumentiert? - Gibt es standardisierte Verfahren für die Lead-Generierung und -Verfolgung? 4. **Risikomanagement:** - Welche Risiken wurden im Vertriebsprozess identifiziert und wie werden diese gemanagt? - Gibt es Notfallpläne für den Fall von Marktveränderungen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen? 5. **Technologie und Tools:** - Welche CRM-Systeme (Customer Relationship Management) werden verwendet und wie werden diese gewartet? - Wie wird die Datensicherheit und der Datenschutz im Vertrieb gewährleistet? 6. **Mitarbeitermanagement:** - Wie werden Vertriebsmitarbeiter geschult und weitergebildet? - Gibt es Anreiz- und Belohnungssysteme für die Vertriebsmitarbeiter und wie sind diese strukturiert? 7. **Berichterstattung und Kommunikation:** - Wie wird die Vertriebsleistung an das Management berichtet? - Welche Kommunikationskanäle werden für die interne und externe Kommunikation genutzt? 8. **Compliance und Ethik:** - Wie wird sichergestellt, dass alle Vertriebsaktivitäten den gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien entsprechen? - Gibt es ein System zur Meldung und Bearbeitung von Compliance-Verstößen im Vertrieb? Diese Fragen können als Ausgangspunkt dienen und je nach spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten der Abteilung angepasst werden.

Hier sind einige mögliche Auditfragen für die Abteilung Vertriebssteuerung, die sich auf die genannten ISO-Kapitel beziehen: **Kapitel 6.1: Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen** 1. Wie identifiziert und bewertet die Vertriebssteuerung Risiken und Chancen im Vertriebsprozess? 2. Welche Maßnahmen wurden implementiert, um identifizierte Risiken zu minimieren und Chancen zu maximieren? 3. Wie wird die Wirksamkeit dieser Maßnahmen überwacht und bewertet? **Kapitel 8.1: Betriebliche Planung und Steuerung** 1. Wie stellt die Vertriebssteuerung sicher, dass die Vertriebsprozesse den festgelegten Anforderungen entsprechen? 2. Welche und Kontrollen sind implementiert, um die Qualität der Vertriebsaktivitäten zu gewährleisten? 3. Wie wird die Einhaltung der betrieblichen Planung und Steuerung regelmäßig überprüft? **Kapitel 8.2: Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen** 1. Wie werden Kundenanforderungen im Vertriebsprozess erfasst und dokumentiert? 2. Welche Mechanismen gibt es, um sicherzustellen, dass alle relevanten Anforderungen vor der Auftragsannahme geklärt sind? 3. Wie wird sichergestellt, dass Änderungen an Kundenanforderungen ordnungsgemäß kommuniziert und umgesetzt werden? **Kapitel 8.5: Produktion und Dienstleistungserbringung** 1. Wie wird die Vertriebssteuerung in die Planung und Kontrolle der Produktion oder Dienstleistungserbringung eingebunden? 2. Welche Maßnahmen werden ergriffen, um sicherzustellen, dass die Vertriebsaktivitäten die Produktions- oder Dienstleistungsprozesse unterstützen? 3. Wie wird die Einhaltung der festgelegten Prozesse und Verfahren in der Vertriebssteuerung überwacht? **Kapitel 8.6: Freigabe von Produkten und Dienstleistungen** 1. Welche Kriterien und Verfahren werden verwendet, um die Freigabe von Produkten oder Dienstleistungen durch die Vertriebssteuerung zu genehmigen? 2. Wie wird dokumentiert, dass alle Freigabekriterien erfüllt sind, bevor ein Produkt oder eine Dienstleistung an den Kunden geliefert wird? 3. Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung die Freigabekriterien nicht erfüllt? **Kapitel 8.7: Steuerung nichtkonformer Ergebnisse** 1. Wie identifiziert und behandelt die Vertriebssteuerung nichtkonforme Produkte oder Dienstleistungen? 2. Welche Verfahren gibt es, um sicherzustellen, dass nichtkonforme Produkte oder Dienstleistungen nicht unbeabsichtigt an den Kunden geliefert werden? 3. Wie wird die Ursache von Nichtkonformitäten analysiert und welche Korrekturmaßnahmen werden ergriffen, um zukünftige Vorkommnisse zu verhindern? Diese Fragen sollen sicherstellen, dass die Vertriebssteuerung den Anforderungen der ISO-Normen entspricht und kontinuierlich verbessert wird.

Auditfragen zu ISO 9001, Kapitel 9.1 (Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung) und Kapitel 9.2 (Internes Audit) könnten folgende Aspekte abdecken: **Kapitel 9.1: Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung** 1. Welche Methoden werden verwendet, um die Kundenzufriedenheit zu messen? 2. Wie werden die Leistungsindikatoren definiert und überwacht? 3. Welche Daten werden gesammelt, um die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems zu bewerten? 4. Wie wird sichergestellt, dass die Überwachungs- und Messprozesse objektiv und nachvollziehbar sind? 5. Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn die festgelegten Ziele nicht erreicht werden? **Kapitel 9.2: Internes Audit** 1. Wie oft werden interne Audits durchgeführt und auf welcher Grundlage wird der Auditplan erstellt? 2. Wer ist für die Durchführung der internen Audits verantwortlich und wie wird deren Unabhängigkeit sichergestellt? 3. Welche Kriterien werden verwendet, um die Effektivität des Qualitätsmanagementsystems während der Audits zu bewerten? 4. Wie werden die Ergebnisse der internen Audits dokumentiert und kommuniziert? 5. Welche Maßnahmen werden ergriffen, um festgestellte Nichtkonformitäten zu beheben und deren Wirksamkeit zu überprüfen? Diese Fragen können helfen, die Konformität und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems gemäß ISO 9001 zu überprüfen.

Bei einem Audit eines Zulieferers aus der CNC-Produktion aus Sicht der Qualitätsleitung könnten folgende Fragen relevant sein: 1. **Qualitätsmanagementsystem**: Welches Qualitätsmanagementsystem (z.B. ISO 9001) haben Sie implementiert, und wie wird es aufrechterhalten? 2. **Dokumentation**: Wie dokumentieren Sie Ihre Prozesse und Verfahren? Gibt es eine zentrale Ablage für alle qualitätsrelevanten Dokumente? 3. **Rohmaterialien**: Woher beziehen Sie Ihre Rohmaterialien, und wie stellen Sie sicher, dass diese den geforderten Spezifikationen entsprechen? 4. **Maschinen und Ausrüstung**: Welche Maschinen und Ausrüstungen verwenden Sie in der Produktion, und wie oft werden diese gewartet und kalibriert? 5. **Mitarbeiterschulung**: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend geschult sind, um die Qualitätsstandards einzuhalten? 6. **Prozesskontrolle**: Welche Maßnahmen haben Sie zur Prozesskontrolle implementiert, um sicherzustellen, dass die Produkte den Spezifikationen entsprechen? 7. **Fehleranalyse**: Wie gehen Sie mit Abweichungen oder Fehlern in der Produktion um? Gibt es ein systematisches Verfahren zur Fehleranalyse und -behebung? 8. **Kundenfeedback**: Wie erfassen und analysieren Sie Kundenfeedback, und welche Maßnahmen ergreifen Sie zur kontinuierlichen Verbesserung? 9. **Lieferantenbewertung**: Wie bewerten Sie Ihre eigenen Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Qualitätsstandards erfüllen? 10. **Rückverfolgbarkeit**: Wie gewährleisten Sie die Rückverfolgbarkeit von Materialien und Produkten während des gesamten Produktionsprozesses? Diese Fragen helfen dabei, ein umfassendes Bild von den Qualitätsstandards und -praktiken des Zulieferers zu erhalten.

Bei einem Audit eines Zulieferers aus der CNC-Produktion aus Sicht des Einkaufs könnten folgende Fragen relevant sein: 1. **Qualitätsmanagement**: Welche Qualitätsmanagementsysteme sind implementiert (z.B. ISO 9001)? Wie wird die Qualität der Produkte sichergestellt? 2. **Zertifizierungen**: Verfügt das Unternehmen über relevante Zertifizierungen oder Standards, die für die CNC-Produktion wichtig sind? 3. **Lieferfähigkeit**: Wie wird die Lieferfähigkeit sichergestellt? Gibt es einen Plan für Engpässe oder unerwartete Verzögerungen? 4. **Rohmaterialien**: Woher beziehen Sie Ihre Rohmaterialien? Wie stellen Sie die Qualität und Rückverfolgbarkeit der Materialien sicher? 5. **Maschinen und Technologie**: Welche Maschinen und Technologien werden eingesetzt? Wie oft werden diese gewartet und aktualisiert? 6. **Prozesskontrolle**: Welche Maßnahmen zur Prozesskontrolle sind implementiert? Wie werden Abweichungen vom Standard behandelt? 7. **Mitarbeiterschulung**: Wie werden die Mitarbeiter geschult und weitergebildet? Gibt es regelmäßige Schulungen zu neuen Technologien oder Verfahren? 8. **Umweltmanagement**: Welche Maßnahmen werden ergriffen, um umweltfreundlich zu produzieren? Gibt es ein Umweltmanagementsystem? 9. **Kundenzufriedenheit**: Wie wird die Kundenzufriedenheit gemessen und sichergestellt? Gibt es Feedback-Mechanismen? 10. **Preistransparenz**: Wie wird die Preisgestaltung für die Produkte kommuniziert? Gibt es Möglichkeiten zur Kostenoptimierung? Diese Fragen helfen, ein umfassendes Bild von der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Zulieferers zu erhalten.

Bei der Durchführung eines Audits zur Sicherstellung der Termintreue aus Sicht des Einkaufs können folgende Fragen hilfreich sein: 1. **Lieferantenbewertung**: Wie werden Lieferanten hinsichtlich ihrerintreue bewertet? Gibt es ein festgelegtes Bewertungssystem? 2. **Bestellprozess**: Welche Schritte sind im Bestellprozess implementiert, um die Termintreue zu gewährleisten? Gibt es klare Fristen und Verantwortlichkeiten? 3. **Kommunikation mit Lieferanten**: Wie wird die Kommunikation mit den Lieferanten bezüglich Lieferterminen gehandhabt? Gibt es regelmäßige Meetings oder Updates? 4. **Risikomanagement**: Welche Maßnahmen werden ergriffen, um Risiken, die die Termintreue beeinträchtigen könnten, zu identifizieren und zu minimieren? 5. **Monitoring und Reporting**: Wie wird die Termintreue der Lieferanten überwacht? Gibt es regelmäßige Reports oder KPIs, die ausgewertet werden? 6. **Reaktionsstrategien**: Welche Strategien sind vorhanden, um auf Lieferverzögerungen zu reagieren? Gibt es Notfallpläne? 7. **Vertragsmanagement**: Wie werden die vertraglichen Vereinbarungen bezüglich der Liefertermine überwacht und durchgesetzt? 8. **Feedback-Mechanismen**: Gibt es ein System, um Feedback von internen Stakeholdern über die Termintreue der Lieferanten zu sammeln? 9. **Schulung und Sensibilisierung**: Werden Mitarbeiter im Einkauf regelmäßig geschult, um die Bedeutung der Termintreue zu verstehen und zu fördern? 10. **Technologieeinsatz**: Welche Technologien oder Systeme werden eingesetzt, um die Termintreue zu unterstützen (z.B. ERP-Systeme, Lieferantenportale)? Diese Fragen können helfen, die Prozesse im Einkauf zu analysieren und Verbesserungspotenziale zur Sicherstellung der Termintreue zu identifizieren.

Bei einem Audit zur Fertigungskapazität aus Sicht eines Einkäufers könnten folgende Fragen relevant sein: 1. **Kapazitätsplanung**: Wie wird die Fertigungskapazität geplant und überwacht? Welche Tools oder Systeme werden dafür eingesetzt? 2. **Produktionsressourcen**: Welche Maschinen und Anlagen stehen zur Verfügung, und wie ist deren Auslastung? Gibt es Engpässe in der Produktion? 3. **Flexibilität**: Wie flexibel ist die Fertigung, um auf Änderungen in der Nachfrage oder auf kurzfristige Bestellungen zu reagieren? 4. **Lieferzeiten**: Wie lange sind die typischen Lieferzeiten für die Produkte, und wie werden diese eingehalten? 5. **Qualitätskontrolle**: Welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind implementiert, um sicherzustellen, dass die Produkte den Anforderungen entsprechen? 6. **Mitarbeiterschulung**: Wie werden die Mitarbeiter geschult, um die Fertigungskapazität optimal zu nutzen? 7. **Wartung und Instandhaltung**: Wie wird die Wartung der Maschinen organisiert, um Ausfallzeiten zu minimieren? 8. **Ressourcennutzung**: Wie wird die Nutzung von Rohstoffen und Materialien überwacht, um Abfall zu reduzieren und die Effizienz zu steigern? 9. **Zukunftsprognosen**: Welche Pläne gibt es für zukünftige Investitionen in die Fertigungskapazität? 10. **Risiko-Management**: Welche Strategien sind vorhanden, um Risiken in der Fertigungskapazität zu identifizieren und zu managen? Diese Fragen helfen dabei, ein umfassendes Bild der Fertigungskapazität und der damit verbundenen Prozesse zu erhalten.

Bei einem Audit des Maschinenparks in der Fertigung aus Sicht der Qualitätssicherung könnten folgende Fragen relevant sein: 1. **Wartung und Instandhaltung**: Wie oft werden die Maschinen gewartet und welche Dokumentation liegt dazu vor? 2. **Kalibrierung**: Sind alle Maschinen regelmäßig kalibriert? Wie wird die Kalibrierung dokumentiert? 3. **Betriebsanleitungen**: Gibt es für jede Maschine eine aktuelle Betriebsanleitung, und wird diese regelmäßig überprüft? 4. **Schulung des Personals**: Wie wird sichergestellt, dass das Bedienpersonal ausreichend geschult ist, um die Maschinen korrekt zu bedienen? 5. **Fehlerprotokollierung**: Gibt es ein System zur Protokollierung von Maschinenfehlern und wie wird darauf reagiert? 6. **Produktionsüberwachung**: Welche Maßnahmen zur Überwachung der Produktionsqualität sind implementiert? 7. **Rückverfolgbarkeit**: Wie wird die Rückverfolgbarkeit von Produkten, die mit bestimmten Maschinen hergestellt wurden, gewährleistet? 8. **Sicherheitsvorkehrungen**: Welche Sicherheitsvorkehrungen sind für den Betrieb der Maschinen getroffen worden? 9. **Energieeffizienz**: Gibt es Maßnahmen zur Überprüfung der Energieeffizienz der Maschinen und deren Einfluss auf die Produktqualität? 10. **Technologische Aktualität**: Wie wird sichergestellt, dass die Maschinen auf dem neuesten Stand der Technik sind und den aktuellen Qualitätsstandards entsprechen? Diese Fragen helfen dabei, die Qualitätssicherung im Zusammenhang mit dem Maschinenpark zu bewerten und mögliche Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Bei einem internen Audit kannst du einem Schichtmeister folgende Fragen zu neuen Mitarbeitern stellen: 1. Wie erfolgt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in den Produktionsprozess? 2. Welche Schulungen oder Trainings erhalten neue Mitarbeiter? 3. Wie wird die Leistung neuer Mitarbeiter während der Einarbeitungszeit bewertet? 4. Welche Herausforderungen haben neue Mitarbeiter in der Anfangsphase typischerweise? 5. Gibt es ein Mentoren- oder Buddy-System für neue Mitarbeiter? 6. Wie wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter die Sicherheitsvorschriften verstehen und einhalten? 7. Welche Feedback-Mechanismen gibt es für neue Mitarbeiter? 8. Wie wird die Integration neuer Mitarbeiter ins Team gefördert? 9. Welche Kriterien werden bei der Auswahl neuer Mitarbeiter berücksichtigt? 10. Gibt es spezielle Programme zur Förderung der Mitarbeiterbindung? Diese Fragen helfen, die Prozesse und Herausforderungen bei der Integration neuer Mitarbeiter zu verstehen.