Wie bestätigt man einem Kunden offiziell die Löschung seiner personenbezogenen Daten?

**Offiziell bestätigst du die Löschung am besten schriftlich und eindeutig: Du erklärst, welche kundenbezogenen Daten gelöscht wurden, wann die Löschung erfolgt ist und welche Daten du aus rechtlichen Gründen noch aufbewahren musst.** ## So sollte die Bestätigung aussehen Eine saubere Bestätigung enthält diese Punkte: - Name des Kunden - Bezug zur Anfrage auf Löschung - Datum der Löschung - klare Aussage, dass die personenbezogenen Daten gelöscht wurden - Hinweis auf Daten, die **nicht** gelöscht werden durften, etwa wegen steuer- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten - gegebenenfalls Hinweis, dass die Daten für diese Restzwecke gesperrt bzw. nur noch gesetzlich vorgehalten werden Wichtig ist: Du solltest nicht pauschal behaupten, „alle Daten“ seien gelöscht, wenn noch Rechnungen, Buchungsdaten oder Vertragsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Genau dieser Punkt macht die Bestätigung rechtssicher. ## Formulierungsbeispiel ```text Betreff: Bestätigung der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten Sehr geehrte/r [Name], wir bestätigen Ihnen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend Ihrer Anfrage vom [Datum] gelöscht haben. Die Löschung erfolgte am [Datum]. Hiervon ausgenommen sind nur solche Daten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiterhin speichern müssen. Diese Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck vorgehalten und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht. Mit freundlichen Grüßen [Unternehmen] ``` ## Entscheidend in der Praxis Nach Art. 17 DSGVO besteht ein Recht auf Löschung, aber nicht uneingeschränkt. Wenn gesetzliche Pflichten entgegenstehen, musst du das offen benennen. Die Informationspflichten rund um Betroffenenrechte beschreibt [Art. 12 DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/art-12-dsgvo/), das Löschrecht selbst [Art. 17 DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/art-17-dsgvo/). ## Besser als viele Standardvorlagen Die beste Bestätigung ist kurz, konkret und ohne juristische Übertreibung. Der entscheidende Unterschied ist dieser Satz: **„Gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.“** Damit bestätigst du die Löschung korrekt, ohne etwas Falsches zuzusagen.