12 Fragen zu Archivierung

Informationen zu archivieren bedeutet, sie systematisch zu speichern und zu organisieren, um sie für zukünftige Nutzung oder Referenz verfügbar zu machen. Dies kann sowohl digitale als auch physische Daten umfassen. Der Archivierungsprozess sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und leicht wiedergefunden werden können. Archivierte Informationen können beispielsweise Dokumente, E-Mails, Bilder oder andere Datenformate sein, die aus rechtlichen, historischen oder praktischen Gründen aufbewahrt werden.

Ein Anschreiben für die Archivierung sollte klar und präzise formuliert sein. Hier ist ein Beispiel für den Aufbau: 1. **Absender**: Deine Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail) 2. **Empfänger**: Name und Adresse der Institution oder Person, an die das Schreiben gerichtet ist 3. **Datum**: Das aktuelle Datum 4. **Betreff**: „Antrag auf Archivierung von Unterlagen“ oder „Archivierungsantrag“ 5. **Anrede**: „Sehr geehrte Damen und Herren,“ 6. **Einleitung**: Kurze Vorstellung und Zweck des Schreibens. Zum Beispiel: „Hiermit beantrage ich die Archivierung der folgenden Unterlagen.“ 7. **Hauptteil**: Detaillierte Auflistung der Unterlagen, die archiviert werden sollen, sowie relevante Informationen (z.B. Zeitraum, Art der Dokumente). 8. **Schluss**: Freundliche Bitte um Bestätigung des Erhalts und der Archivierung. Zum Beispiel: „Ich bitte um eine Bestätigung des Erhalts dieses Schreibens und der Archivierung der genannten Unterlagen.“ 9. **Verabschiedung**: „Mit freundlichen Grüßen,“ 10. **Unterschrift**: (bei einem ausgedruckten Schreiben) 11. **Anlagen**: Falls notwendig, eine Liste der angehängten Dokumente. Achte darauf, das Schreiben höflich und professionell zu halten.

Ein Schriftgutkatalog ist ein systematisches Verzeichnis von Schriftgut, also von Dokumenten und Unterlagen, die in einer Organisation oder Institution anfallen. Er dient der Erfassung, Klassifizierung und Verwaltung von Schriftgut, um eine effiziente Nutzung und Auffindbarkeit der Informationen zu gewährleisten. In einem Schriftgutkatalog werden typischerweise Informationen wie Titel, Erstellungsdatum, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte festgehalten. Dies ist besonders wichtig für die Archivierung und das Dokumentenmanagement in Unternehmen und Behörden.

Die Langzeitarchivierung hat sowohl Vorteile als auch Nachteile: **Vorteile:** 1. **Datenintegrität:** Langzeitarchivierung sorgt dafür, dass wichtige Daten über lange Zeiträume hinweg erhalten bleiben, was für rechtliche und historische Zwecke entscheidend sein kann. 2. **Zugänglichkeit:** Archivierte Daten können bei Bedarf leicht abgerufen werden, was die Wiederverwendbarkeit und den Zugriff auf Informationen verbessert. 3. **Kosteneffizienz:** Langfristige Speicherung kann in vielen Fällen kostengünstiger sein als häufige Migration oder ständige Aktualisierung von Daten. 4. **Sicherheit:** Durch die Archivierung in sicheren Umgebungen können Daten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff geschützt werden. **Nachteile:** 1. **Technologische Obsoleszenz:** Mit der Zeit können die Technologien, die zur Speicherung und zum Zugriff auf archivierte Daten verwendet werden, veraltet sein, was den Zugriff erschwert. 2. **Kosten:** Die initialen Kosten für die Einrichtung eines Langzeitarchivierungssystems können hoch sein, insbesondere wenn spezielle Hardware oder Software benötigt wird. 3. **Komplexität:** Die Verwaltung und Pflege von Langzeitarchiven kann komplex sein, insbesondere wenn es um die Einhaltung von Vorschriften und Standards geht. 4. **Datenverlust:** Trotz der besten Absichten kann es zu Datenverlust kommen, sei es durch physische Schäden, Softwarefehler oder menschliches Versagen. Insgesamt ist eine sorgfältige Planung und Umsetzung entscheidend, um die Vorteile der Langzeitarchivierung zu maximieren und die Nachteile zu minimieren.

Wichtige Schriftstücke sollten sorgfältig aufbewahrt werden, um ihre Integrität und Sicherheit zu gewährleisten. Hier sind einige bewährte Methoden: 1. **Physische Aufbewahrung**: - **Ordner und Mappen**: Verwende stabile Ordner oder Mappen, um Dokumente zu organisieren und vor Beschädigungen zu schützen. - **Feuerfeste und wasserdichte Boxen**: Lagere besonders wichtige Dokumente in speziellen Boxen, die gegen Feuer und Wasser geschützt sind. - **Kühl und trocken**: Bewahre Dokumente an einem kühlen, trockenen Ort auf, um Schäden durch Feuchtigkeit oder extreme Temperaturen zu vermeiden. 2. **Digitale Aufbewahrung**: - **Scannen**: Scanne wichtige Dokumente ein und speichere sie digital. Achte darauf, dass die Scans von hoher Qualität sind. - **Cloud-Speicher**: Nutze sichere Cloud-Dienste, um digitale Kopien zu speichern. Achte auf Anbieter mit guten Sicherheitsstandards. - **Backup**: Erstelle regelmäßige Backups deiner digitalen Dokumente, um Datenverlust zu vermeiden. 3. **Zugriffsrechte**: - **Sichere Aufbewahrung**: Verwende abschließbare Schränke oder Tresore für physische Dokumente. - **Passwortschutz**: Schütze digitale Dokumente mit starken Passwörtern und nutze Verschlüsselung, wenn möglich. 4. **Regelmäßige Überprüfung**: - Überprüfe regelmäßig den Zustand der aufbewahrten Dokumente und aktualisiere sie bei Bedarf. Durch die Kombination dieser Methoden kannst du sicherstellen, dass wichtige Schriftstücke gut geschützt und leicht zugänglich sind.

Der Lebenszyklus von Schriftgut umfasst mehrere Phasen, die typischerweise wie folgt gegliedert sind: 1. **Erstellung**: In dieser Phase wird das Schriftgut produziert, sei es in digitaler oder physischer Form. Dazu gehören das Verfassen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten. 2. **Verwendung**: Nach der Erstellung wird das Schriftgut genutzt. Dies kann die Verbreitung an verschiedene Empfänger, die interne Nutzung in einem Unternehmen oder die Veröffentlichung in verschiedenen Medien umfassen. 3. **Aufbewahrung**: Schriftgut muss oft für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, sei es aus rechtlichen, geschäftlichen oder historischen Gründen. In dieser Phase wird entschieden, wie und wo das Schriftgut archiviert wird. 4. **Archivierung**: Schriftgut, das nicht mehr aktiv genutzt wird, kann in Archive überführt werden. Hierbei wird oft eine systematische Organisation und Katalogisierung vorgenommen, um den Zugriff zu erleichtern. 5. **Vernichtung**: Am Ende des Lebenszyklus steht die Entscheidung über die Vernichtung des Schriftguts. Dies geschieht in der Regel, wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder das Dokument nicht mehr benötigt wird. Die Vernichtung sollte sicher und datenschutzkonform erfolgen. 6. **Bewertung**: In einigen Fällen wird Schriftgut auch bewertet, um festzustellen, ob es von historischem oder kulturellem Wert ist und somit dauerhaft aufbewahrt werden sollte. Diese Phasen können je nach Art des Schriftguts und den spezifischen Anforderungen variieren.

In historischen Archiven wird in der Regel foliiert, nicht paginiert. Das bedeutet, dass die Blätter eines Dokuments oder einer Akte fortlaufend nummeriert werden, wobei jede Seite eines Blattes die gleiche Nummer erhält. Dies unterscheidet sich von der Paginierung, bei der jede Seite eines Dokuments eine eigene, fortlaufende Nummer erhält. Die Foliierung erleichtert die Handhabung und Referenzierung von Dokumenten in Archiven.

Im CMIStar Archiv werden verschiedene Funktionalitäten im Bereich der Benutzung angeboten, um die Verwaltung und den Zugriff auf archivierte Dokumente zu erleichtern. Dazu gehören: 1. **Dokumentensuche**: Benutzer können nach bestimmten Dokumenten suchen, indem sie verschiedene Suchkriterien wie Schlagwörter, Datum oder Dokumententyp verwenden. 2. **Dokumentenanzeige**: Archivierte Dokumente können direkt im System angezeigt und gelesen werden. 3. **Dokumentenverwaltung**: Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten, wie das Hinzufügen neuer Dokumente, das Löschen oder das Verschieben von Dokumenten innerhalb des Archivs. 4. **Versionierung**: Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments, um Änderungen nachverfolgen zu können. 5. **Zugriffsrechte**: Verwaltung von Benutzerrechten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. 6. **Metadatenverwaltung**: Hinzufügen und Bearbeiten von Metadaten zu Dokumenten, um die Suche und Organisation zu verbessern. 7. **Export- und Importfunktionen**: Möglichkeit, Dokumente aus dem Archiv zu exportieren oder neue Dokumente zu importieren. 8. **Audit-Trails**: Nachverfolgung von Benutzeraktivitäten im Archiv, um sicherzustellen, dass alle Aktionen protokolliert werden. Diese Funktionalitäten helfen dabei, die Effizienz und Sicherheit bei der Verwaltung von archivierten Dokumenten zu erhöhen.

Typische Schriftgutbehälter für ein Zentralarchiv umfassen verschiedene Arten von Behältern, die speziell für die langfristige Aufbewahrung und den Schutz von Dokumenten entwickelt wurden. Dazu gehören: 1. **Archivkartons**: Diese sind aus säurefreiem Karton gefertigt und bieten Schutz vor Licht, Staub und mechanischen Beschädigungen. 2. **Ordner und Aktenordner**: Diese sind oft aus robustem Material und können mit säurefreien Einlagen ausgestattet sein. 3. **Hängemappen**: Diese ermöglichen eine platzsparende und geordnete Aufbewahrung von Dokumenten in Schränken oder Regalen. 4. **Säurefreie Umschläge und Mappen**: Diese schützen empfindliche Dokumente vor chemischen Schäden. 5. **Archivboxen**: Diese sind größer als Archivkartons und eignen sich für die Aufbewahrung von mehreren Ordnern oder Mappen. 6. **Spezialbehälter für digitale Medien**: Diese sind für die Aufbewahrung von CDs, DVDs, Festplatten und anderen digitalen Speichermedien konzipiert. Diese Behälter sind darauf ausgelegt, die Dokumente vor Umwelteinflüssen, physischer Abnutzung und chemischen Reaktionen zu schützen, um ihre langfristige Erhaltung zu gewährleisten.

Die ISO 15489 ist ein internationaler Standard für das Records Management, der sich mit der Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen befasst. Der Standard selbst spezifiziert keine spezifische Struktur für eine Dokumenten-ID, sondern gibt allgemeine Richtlinien und Prinzipien für die Verwaltung von Dokumenten vor. Eine Dokumenten-ID nach den Prinzipien der ISO 15489 sollte eindeutig, konsistent und nachvollziehbar sein. Hier sind einige allgemeine Merkmale, die eine solche ID aufweisen könnte: 1. **Eindeutigkeit**: Jede Dokumenten-ID sollte einzigartig sein, um Verwechslungen zu vermeiden. 2. **Konsistenz**: Die Struktur der ID sollte konsistent sein, um die Verwaltung und das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern. 3. **Nachvollziehbarkeit**: Die ID sollte Informationen enthalten, die die Nachverfolgbarkeit des Dokuments erleichtern, wie z.B. das Erstellungsdatum, die Abteilung oder den Dokumententyp. Ein Beispiel für eine mögliche Struktur einer Dokumenten-ID könnte wie folgt aussehen: ``` ABT-YYYYMMDD-SEQ ``` Hierbei steht: - **ABT** für die Abteilung oder den Bereich, der das Dokument erstellt hat. - **YYYYMMDD** für das Erstellungsdatum des Dokuments im Format Jahr-Monat-Tag. - **SEQ** für eine fortlaufende Sequenznummer, um die Eindeutigkeit zu gewährleisten. Ein konkretes Beispiel könnte dann so aussehen: ``` HR-20231005-001 ``` Dies wäre die erste (001) Dokumenten-ID, die von der HR-Abteilung am 5. Oktober 2023 erstellt wurde. Für detaillierte Informationen und spezifische Anforderungen empfiehlt es sich, den vollständigen Text der ISO 15489 zu konsultieren. Weitere Informationen zur ISO 15489 findest du auf der offiziellen Website der International Organization for Standardization (ISO): [ISO 15489](https://www.iso.org/standard/62542.html).

Das Entsäuern von Archivgut ist ein wichtiger Prozess, um die Lebensdauer von Papierdokumenten zu verlängern. Hier sind die grundlegenden Arbeitsschritte, die in der Regel befolgt werden: 1. **Bestandsaufnahme und Bewertung**: Zunächst wird der Zustand des Archivguts bewertet, um festzustellen, welche Dokumente entsäuert werden müssen. 2. **Vorbereitung**: Die Dokumente werden vorsichtig gereinigt, um Staub und Schmutz zu entfernen. Dies kann manuell oder mit speziellen Reinigungsgeräten erfolgen. 3. **Auswahl des Entsäuerungsverfahrens**: Es gibt verschiedene Methoden zur Entsäuerung, wie die Massenentsäuerung (z.B. mit dem Bookkeeper-Verfahren) oder die Einzelblattentsäuerung. Die Wahl des Verfahrens hängt von der Menge und dem Zustand des Papiers ab. 4. **Durchführung der Entsäuerung**: - **Massenentsäuerung**: Die Dokumente werden in speziellen Kammern mit einer entsäuernden Substanz behandelt. Diese Substanz neutralisiert die Säuren im Papier und hinterlässt eine alkalische Reserve. - **Einzelblattentsäuerung**: Jedes Blatt wird einzeln mit einer entsäuernden Lösung behandelt. Dies ist zeitaufwändiger, aber schonender für empfindliche Dokumente. 5. **Trocknung und Stabilisierung**: Nach der Entsäuerung müssen die Dokumente getrocknet und stabilisiert werden, um Verformungen zu vermeiden. 6. **Nachkontrolle**: Der Zustand der Dokumente wird erneut überprüft, um sicherzustellen, dass die Entsäuerung erfolgreich war und keine Schäden entstanden sind. 7. **Dokumentation**: Alle Schritte und Ergebnisse werden dokumentiert, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. 8. **Lagerung**: Die entsäuerten Dokumente werden in geeigneten Archivboxen oder -hüllen gelagert, um sie vor weiteren Schäden zu schützen. Diese Schritte können je nach spezifischen Anforderungen und dem Zustand des Archivguts variieren. Es ist ratsam, sich an spezialisierte Restauratoren oder Konservatoren zu wenden, um den besten Ansatz für die Entsäuerung zu bestimmen.

Die Trockenreinigung von Archivgut ist ein wichtiger Prozess, um Dokumente und andere Materialien von Schmutz und Staub zu befreien, ohne sie zu beschädigen. Hier sind die typischen Arbeitsschritte: 1. **Vorbereitung des Arbeitsplatzes**: Stelle sicher, dass der Arbeitsplatz sauber und gut beleuchtet ist. Trage Handschuhe, um die Dokumente vor Hautölen und Schmutz zu schützen. 2. **Sichtung und Bewertung**: Untersuche das Archivgut, um den Verschmutzungsgrad und den Zustand der Materialien zu bewerten. Entscheide, welche Reinigungsmethoden am besten geeignet sind. 3. **Entfernung von losem Schmutz**: Verwende einen weichen Pinsel oder einen speziellen Staubwedel, um losen Staub und Schmutz vorsichtig von der Oberfläche zu entfernen. Arbeite dabei von der Mitte nach außen, um den Schmutz nicht weiter zu verteilen. 4. **Radieren**: Für hartnäckigere Verschmutzungen kannst du spezielle Reinigungsradierer verwenden. Achte darauf, dass der Radierer sauber ist und keine Rückstände hinterlässt. Teste den Radierer zunächst an einer unauffälligen Stelle. 5. **Absaugen**: Ein kleiner, tragbarer Staubsauger mit einem HEPA-Filter kann verwendet werden, um verbleibenden Staub zu entfernen. Verwende dabei eine Düse mit einer weichen Bürste, um die Dokumente nicht zu beschädigen. 6. **Dokumentation**: Notiere alle durchgeführten Reinigungsmaßnahmen und den Zustand des Archivguts vor und nach der Reinigung. Dies ist wichtig für die Nachverfolgbarkeit und zukünftige Konservierungsmaßnahmen. 7. **Lagerung**: Nach der Reinigung sollten die Dokumente in geeigneten, säurefreien Archivboxen oder -mappen aufbewahrt werden, um sie vor weiteren Verschmutzungen und Schäden zu schützen. Diese Schritte helfen, das Archivgut schonend und effektiv zu reinigen, ohne es zu beschädigen.