Wie werden Kosten für einen Betriebsausflug mit Schulung berechnet, z. B. Verpflegung und Fahrt separat oder anteilig?

Bei einem Betriebsausflug mit Schulung ist die Abrechnung von Kosten wie Verpflegung und Fahrt grundsätzlich davon abhängig, wie die Veranstaltung gestaltet ist und welchem Zweck die einzelnen Programmpunkte dienen. Es gibt dabei steuerliche und buchhalterische Aspekte zu beachten:

**1. Trennung von Betriebsausflug und Schulung:**
- **Schulung:** Kosten für die Schulung (z.B. Seminarraum, Referenten, Schulungsunterlagen, anteilige Verpflegung während der Schulung) gelten als betriebliche Fortbildungskosten und sind in der Regel voll abzugsfähig.
- **Betriebsausflug:** Kosten für den geselligen Teil (z.B. gemeinsames Essen, Freizeitaktivitäten) gelten als Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung. Hier gelten steuerliche Freibeträge (z.B. 110 € pro Mitarbeiter und Veranstaltung, Stand 2024).

**2. Aufteilung der Kosten:**
- **Verpflegung:** Wenn die Verpflegung sowohl während der Schulung als auch während des Ausflugs erfolgt, sollte eine sachgerechte Aufteilung erfolgen. Zum Beispiel: Frühstück und Mittagessen während der Schulung = Fortbildungskosten; Abendessen im Rahmen des Ausflugs = Betriebsveranstaltung.
- **Fahrtkosten:** Sind die Fahrten ausschließlich für die Schulung notwendig, zählen sie zu den Fortbildungskosten. Werden sie für den Ausflug genutzt, zählen sie zu den Kosten der Betriebsveranstaltung. Bei gemischter Nutzung ist eine anteilige Aufteilung nach Zeit oder Programm sinnvoll.

**3. Praktische Umsetzung:**
- Die Kosten sollten möglichst klar nach Programmpunkten getrennt erfasst werden (z.B. durch getrennte Rechnungen oder eine Aufstellung des Veranstalters).
- Bei gemischten Kosten (z.B. Busfahrt, die sowohl für Schulung als auch Ausflug genutzt wird), kann eine Aufteilung nach Zeitanteilen oder Teilnehmerzahl erfolgen.

**Beispiel für eine Aufteilung:**
- Gesamtdauer: 8 Stunden (4 Stunden Schulung, 4 Stunden Ausflug)
- Buskosten: 400 €
- Aufteilung: 200 € auf Schulung, 200 € auf Betriebsausflug

**Fazit:**
Eine getrennte oder anteilige Berechnung ist notwendig, um steuerliche Vorgaben einzuhalten. Die Aufteilung sollte nachvollziehbar und dokumentiert sein.

**Weitere Informationen:**
- [Betriebsveranstaltungen und steuerliche Behandlung (Bundesfinanzministerium)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2023-01-10-betriebsveranstaltungen.html)
- [Fortbildungskosten und deren Abgrenzung (IHK)](https://www.ihk.de/)

Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater.