7 Fragen zu Mahnwesen

Um das Mahnwesen effektiver zu gestalten und Kunden zur schnelleren Begleichung ausstehender Forderungen zu bewegen, können folgende drei Strategien angewendet werden: 1. **Frühzeitige Kommunikation**: Beginne bereits vor Fälligkeit der Rechnung mit der Kommunikation. Sende freundliche Erinnerungen oder Hinweise, dass die Zahlung bald fällig ist. Dies kann in Form von automatisierten E-Mails oder Anrufen geschehen. Eine proaktive Ansprache kann das Bewusstsein der Kunden für ihre Verpflichtungen schärfen. 2. **Anreize für frühzeitige Zahlungen**: Biete Anreize, wie z.B. Skonti oder Rabatte für frühzeitige Zahlungen. Dies kann Kunden motivieren, ihre Rechnungen schneller zu begleichen, da sie einen finanziellen Vorteil daraus ziehen können. 3. **Flexible Zahlungsoptionen**: Ermögliche den Kunden verschiedene Zahlungsmethoden und -pläne. Durch die Bereitstellung von Optionen wie Ratenzahlungen oder die Akzeptanz von Online-Zahlungen kann die Hürde für die Begleichung von Forderungen gesenkt werden. Kunden fühlen sich oft wohler, wenn sie die für sie passende Zahlungsmethode wählen können. Diese Ansätze können dazu beitragen, die Zahlungsmoral zu verbessern und die Effizienz des Mahnwesens zu steigern.

Im Mahnwesen können verschiedene Zahlen und Kennzahlen ausgewertet werden, um die Effizienz und den Erfolg des Forderungsmanagements zu beurteilen. Dazu gehören: 1. **Offene Forderungen**: Die Gesamtzahl und der Gesamtbetrag der offenen Rechnungen. 2. **Mahnquote**: Der Anteil der Mahnungen an den insgesamt versendeten Rechnungen. 3. **Zahlungsverzug**: Die Anzahl der Tage, um die Rechnungen überfällig sind. 4. **Eingehende Zahlungen**: Die Höhe der Zahlungen, die nach dem Versand von Mahnungen eingehen. 5. **Erfolgsquote der Mahnungen**: Der Prozentsatz der Mahnungen, die zu einer Zahlung führen. 6. **Kosten des Mahnwesens**: Die Ausgaben, die für das Mahnwesen anfallen, einschließlich Personal- und Verwaltungskosten. 7. **Forderungsausfälle**: Der Betrag der Forderungen, die als uneinbringlich abgeschrieben werden müssen. 8. **Durchschnittliche Bearbeitungszeit**: Die Zeit, die benötigt wird, um eine Mahnung zu bearbeiten und zu versenden. Diese Kennzahlen helfen dabei, die Prozesse im Mahnwesen zu optimieren und die Liquidität des Unternehmens zu sichern.

Ja, für eine bereits angemahnte Restzahlung können Verzugszinsen verlangt werden. Wenn der Schuldner nach einer Mahnung in Verzug gerät, hat der Gläubiger das Recht, Verzugszinsen zu berechnen. Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich in Deutschland nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und beträgt in der Regel 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn der Gläubiger ein Verbraucher ist, und 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn der Gläubiger ein Unternehmer ist. Es ist jedoch wichtig, die genauen Bedingungen und Fristen zu beachten, die im jeweiligen Vertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt sind.

Eine 1. Mahnung sollte klar, höflich und professionell formuliert sein. Hier ist ein Beispiel für den Aufbau einer solchen Mahnung: --- **[Ihr Firmenname]** **[Ihre Adresse]** **[PLZ, Ort]** **[Telefonnummer]** **[E-Mail-Adresse]** **[Datum]** **[Kundenname]** **[Kundenadresse]** **[PLZ, Ort]** **Betreff: 1. Mahnung – Offene Rechnung [Rechnungsnummer]** Sehr geehrte/r [Kundenname], wir hoffen, dass es Ihnen gut geht. Leider müssen wir feststellen, dass die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer], datiert auf [Rechnungsdatum], über einen Betrag von [Betrag] Euro, bis heute nicht beglichen wurde. Der ursprüngliche Fälligkeitstermin war der [Fälligkeitsdatum]. Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [neues Fälligkeitsdatum, z.B. in 14 Tagen] zu überweisen. Unsere Bankverbindung lautet: **[Bankverbindung einfügen]** Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Andernfalls bitten wir um eine kurze Rückmeldung, falls es Unklarheiten oder Probleme gibt. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Mit freundlichen Grüßen, **[Ihr Name]** **[Ihre Position]** **[Ihr Firmenname]** --- Achte darauf, die Platzhalter mit den entsprechenden Informationen zu füllen. Halte den Ton freundlich, aber bestimmt, um eine positive Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten.

In einem Inkassounternehmen hat man verschiedene Aufgaben, die sich hauptsächlich um das Einziehen von Forderungen und die Unterstützung von Gläubigern bei der Durchsetzung ihrer Ansprüche drehen. Zu den typischen Aufgaben gehören: 1. **Forderungsmanagement**: Überprüfung und Verwaltung von offenen Forderungen. 2. **Kontaktaufnahme**: Kommunikation mit Schuldnern, um Zahlungsvereinbarungen zu treffen. 3. **Zahlungserinnerungen**: Versenden von Mahnungen und Erinnerungen an Schuldner. 4. **Verhandlungen**: Aushandeln von Ratenzahlungen oder Vergleichen. 5. **Rechtsberatung**: Unterstützung bei rechtlichen Schritten, falls notwendig. 6. **Dokumentation**: Führen von Aufzeichnungen über alle Interaktionen und Zahlungen. 7. **Berichterstattung**: Erstellung von Berichten für Gläubiger über den Stand der Forderungen. Diese Aufgaben erfordern sowohl kommunikative Fähigkeiten als auch ein gutes Verständnis von rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich Inkasso.

Im Menü "Extras" der Lexware Software findest du verschiedene Funktionen, die dir bei der Verwaltung deiner Buchhaltungs- und Finanzdaten helfen. Hier sind die genannten Einträge im Detail: 1. **Inventur**: Hier kannst du Bestände erfassen und verwalten, um eine genaue Übersicht über deine Lagerbestände zu erhalten. 2. **Zahlungseingang**: Dieser Bereich ermöglicht es dir, Zahlungseingänge zu erfassen und zu verwalten, was für die Liquiditätsplanung wichtig ist. 3. **Mahnwesen**: In diesem Abschnitt kannst du Mahnungen für offene Rechnungen erstellen und verwalten, um die Zahlungsmoral deiner Kunden zu verbessern. 4. **Beenden von Lexware**: Mit dieser Option kannst du die Software sicher schließen. Diese Funktionen sind wichtig für eine effiziente Buchhaltung und das Finanzmanagement in deinem Unternehmen.

Wenn eine Zahlungserinnerung für offene Rechnungen vom 03.06.2025 keine Wirkung gezeigt hat, ist es üblich, ein letztes Mahnschreiben (auch „letzte Mahnung“ oder „dritte Mahnung“) zu versenden. In diesem Schreiben wird der Schuldner letztmalig und mit Nachdruck zur Zahlung aufgefordert. Gleichzeitig wird meist auf mögliche rechtliche Schritte (z. B. Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren) hingewiesen, falls die Zahlung weiterhin ausbleibt. Wichtige Inhalte eines letzten Mahnschreibens: - **Klare Fristsetzung:** Setze eine konkrete Zahlungsfrist (z. B. 7 oder 14 Tage). - **Hinweis auf bisherige Mahnungen:** Erwähne, dass dies die letzte Mahnung ist und dass bisherige Zahlungsaufforderungen unbeachtet blieben. - **Androhung weiterer Schritte:** Weise darauf hin, dass nach Ablauf der Frist rechtliche Schritte eingeleitet werden (z. B. Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren). - **Angabe der offenen Rechnung(en):** Nenne Rechnungsnummer, Datum und Betrag. - **Zahlungsinformationen:** Kontodaten und Verwendungszweck. Beispiel für einen Textbaustein: --- **Letzte Mahnung** Sehr geehrte/r [Name], trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und unserer Mahnung vom [Datum] konnten wir bislang keinen Zahlungseingang für die unten aufgeführte Rechnung feststellen. Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den offenen Betrag in Höhe von [Betrag] bis spätestens zum [Datum, z. B. 7 Tage ab Versand] auf unser unten genanntes Konto zu überweisen. Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, sehen wir uns gezwungen, ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einzuleiten. [Rechnungsnummer, Datum, Betrag] Mit freundlichen Grüßen [Dein Name/Firma] --- Nach Ablauf der Frist kannst du ein Inkassounternehmen beauftragen oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Weitere Informationen zum Mahnverfahren findest du z. B. auf [justiz.de](https://www.justiz.de/themen/mahnsachen/index.php).