9 Fragen zu Auditor

Ein Auditor sollte sich während eines Audits professionell und objektiv verhalten. Hier sind einige wichtige Verhaltensweisen: 1. **Vorbereitung**: Gründliche Vorbereitung auf das Audit, einschließlich des Verständnisses der relevanten Standards und der zu prüfenden Prozesse. 2. **Objektivität**: Unvoreingenommenheit Unabhängigkeit bewahren, um eine faire und genaue Bewertung zu gewährleisten. 3. **Kommunikation**: Klar und respektvoll kommunizieren, sowohl mit dem Audit-Team als auch mit den auditierten Personen. 4. **Vertraulichkeit**: Sensible Informationen vertraulich behandeln und nur für den Zweck des Audits verwenden. 5. **Dokumentation**: Sorgfältige und genaue Aufzeichnungen aller Beobachtungen und Ergebnisse führen. 6. **Fragen stellen**: Offene und präzise Fragen stellen, um ein umfassendes Verständnis der Prozesse und Kontrollen zu erlangen. 7. **Höflichkeit und Respekt**: Respektvoll und höflich gegenüber allen Beteiligten sein, um eine positive und kooperative Atmosphäre zu fördern. 8. **Flexibilität**: Anpassungsfähigkeit zeigen, falls unerwartete Situationen oder Informationen auftreten. 9. **Berichterstattung**: Eine klare, präzise und verständliche Berichterstattung der Ergebnisse und Empfehlungen sicherstellen. Diese Verhaltensweisen helfen dabei, ein effektives und effizientes Audit durchzuführen und das Vertrauen der auditierten Organisation zu gewinnen.

Ein Auditor sollte verschiedene Fragetechniken anwenden, um umfassende und präzise Informationen zu erhalten. Hier sind einige wichtige Techniken: 1. **Offene Fragen**: Diese Fragen ermutigen zu ausführlichen Antworten und helfen, detaillierte Informationen zu sammeln. Beispiel: "Können Sie den Prozess zur Qualitätssicherung beschreiben?" 2. **Geschlossene Fragen**: Diese Fragen erfordern kurze, spezifische Antworten, oft ja oder nein. Sie sind nützlich, um konkrete Informationen zu bestätigen. Beispiel: "Wird der Prozess täglich überprüft?" 3. **Situationsfragen**: Diese Fragen helfen, den Kontext und die Umstände zu verstehen. Beispiel: "Was passiert, wenn ein Qualitätsproblem entdeckt wird?" 4. **Verhaltensfragen**: Diese Fragen zielen darauf ab, vergangenes Verhalten und Erfahrungen zu verstehen. Beispiel: "Wie haben Sie in der Vergangenheit auf Qualitätsprobleme reagiert?" 5. **Folgefragen**: Diese Fragen vertiefen die Informationen, die durch vorherige Fragen erhalten wurden. Beispiel: "Können Sie ein Beispiel für ein spezifisches Qualitätsproblem geben, das Sie kürzlich gelöst haben?" 6. **Klarstellungsfragen**: Diese Fragen helfen, Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass die Informationen korrekt verstanden wurden. Beispiel: "Können Sie das näher erläutern?" 7. **Hypothetische Fragen**: Diese Fragen helfen, das Denken und die Problemlösungsfähigkeiten des Befragten zu verstehen. Beispiel: "Wie würden Sie vorgehen, wenn ein neues Qualitätsproblem auftritt?" Durch den Einsatz dieser Techniken kann ein Auditor ein umfassendes Bild der Prozesse und Kontrollen innerhalb einer Organisation gewinnen.

Als Auditor kannst du zu den Normkapiteln verschiedene Fragen stellen, um die Konformität und Wirksamkeit des Managementsystems zu überprüfen. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die du stellen könntest: 1. **Kapitel 4: Kontext der Organisation** - Wie identifiziert die Organisation interne und externe Themen, die ihre strategischen Ziele beeinflussen? - Welche Stakeholder wurden berücksichtigt und wie werden deren Anforderungen ermittelt? 2. **Kapitel 5: Führung** - Wie zeigt das Top-Management sein Engagement für das Managementsystem? - Welche Maßnahmen werden ergriffen, um die Verantwortung und Befugnisse innerhalb der Organisation zu klären? 3. **Kapitel 6: Planung** - Wie werden Risiken und Chancen im Zusammenhang mit den Zielen der Organisation identifiziert und bewertet? - Welche Prozesse sind implementiert, um die Ziele der Organisation zu erreichen? 4. **Kapitel 7: Unterstützung** - Welche Ressourcen stehen zur Verfügung, um das Managementsystem zu unterstützen? - Wie wird sichergestellt, dass das Personal über die erforderlichen Kompetenzen verfügt? 5. **Kapitel 8: Betrieb** - Wie werden die Betriebsabläufe geplant und gesteuert? - Welche Maßnahmen werden ergriffen, um sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen? 6. **Kapitel 9: Bewertung der Leistung** - Welche Methoden werden verwendet, um die Leistung des Managementsystems zu überwachen und zu messen? - Wie wird das Feedback von Kunden in die Bewertung der Leistung einbezogen? 7. **Kapitel 10: Verbesserung** - Welche Prozesse sind implementiert, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern? - Wie werden Nichtkonformitäten behandelt und welche Maßnahmen werden ergriffen, um deren Wiederholung zu verhindern? Diese Fragen helfen dir, ein umfassendes Bild von der Umsetzung der Norm und der Effektivität des Managementsystems zu erhalten.

Der beliebteste Stellentitel für einen internen Auditor ist häufig "Internal Auditor" oder "Interner Revisor". In einigen Unternehmen kann auch der Titel "Senior Internal Auditor" oder "Lead Internal Auditor" verwendet werden, insbesondere für erfahrenere Positionen. Die genauen Bezeichnungen können jedoch je nach Branche und Unternehmensstruktur variieren.

Hier sind fünf Fragen, die ein Auditor zu den Controls der ISO 27002 stellen kann: 1. **Dokumentation und Richtlinien**: Gibt es dokumentierte Richtlinien und Verfahren, die die Implementierung und den Betrieb des Controls unterstützen? Wie werden diese regelmäßig überprüft und aktualisiert? 2. **Risikobewertung**: Wie wird das Risiko, das durch die Kontrolle adressiert wird, bewertet? Welche Methoden werden verwendet, um die Wirksamkeit des Controls zu messen? 3. **Schulung und Sensibilisierung**: Welche Schulungsmaßnahmen wurden für Mitarbeiter implementiert, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Controls verstehen und einhalten? 4. **Überwachung und Berichterstattung**: Wie wird die Einhaltung des Controls überwacht? Gibt es regelmäßige Berichte oder Audits, die die Effektivität des Controls bewerten? 5. **Verbesserungsmaßnahmen**: Welche Prozesse sind vorhanden, um Schwächen oder Vorfälle im Zusammenhang mit dem Control zu identifizieren und zu beheben? Wie wird sichergestellt, dass aus diesen Vorfällen gelernt wird?

Im Normkapitel 4 der ISO 27001 geht es um den Kontext der Organisation. Hier sind fünf Fragen, die ein Auditor stellen könnte: 1. Wie hat die Organisation den internen und externen Kontext identifiziert, der für das Informationssicherheitsmanagementsystem relevant ist? 2. Welche interessierten Parteien wurden identifiziert, und welche Anforderungen haben sie in Bezug auf die Informationssicherheit? 3. Wie werden die Risiken und Chancen, die sich aus dem Kontext der Organisation ergeben, bewertet und behandelt? 4. Inwiefern sind die Ziele der Informationssicherheit mit den strategischen Zielen der Organisation abgestimmt? 5. Welche Verfahren sind implementiert, um den Kontext der Organisation regelmäßig zu überprüfen und anzupassen?

Hermann Danek war ein bedeutender Auditor im Bereich Qualitätsmanagement, insbesondere in der Zeit von 1970 bis 1990. Während dieser Zeit trugen seine Arbeiten und Ansätze zur Entwicklung und Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen bei, die in vielen Organisationen Anwendung fanden. Er war auch in der ÖVQ (Österreichische Vereinigung für Qualitätsmanagement) aktiv, wo er zur Förderung von Qualitätsstandards und -praktiken beitrug. Seine Expertise half, das Bewusstsein für Qualitätsmanagement in verschiedenen Branchen zu schärfen und die Bedeutung von systematischen Ansätzen zur Qualitätssicherung zu betonen.

Um als interner Auditor ein Audit für ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) durchzuführen, solltest du die folgenden Schritte beachten: 1. **Vorbereitung**: - Vertraue dich mit den Anforderungen der ISO 14001 und ISO 9001 an. - Erstelle einen Auditplan, der den Umfang, die Ziele und die Zeitrahmen des Audits festlegt. - Informiere die relevanten Abteilungen über das bevorstehende Audit. 2. **Dokumentenprüfung**: - Überprüfe die vorhandenen Dokumente, wie das Umweltmanagementsystem (UMS) und das Qualitätsmanagementsystem (QMS). - Achte auf die Übereinstimmung der Dokumentation mit den Normanforderungen. 3. **Durchführung des Audits**: - Führe Interviews mit Mitarbeitern durch, um deren Verständnis der Prozesse und Anforderungen zu überprüfen. - Beobachte die Abläufe vor Ort, um die praktische Umsetzung der dokumentierten Verfahren zu bewerten. - Nutze Checklisten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte abgedeckt werden. 4. **Feststellung von Abweichungen**: - Dokumentiere alle Abweichungen von den Normanforderungen oder internen Verfahren. - Kategorisiere die Abweichungen nach Schweregrad und Auswirkungen. 5. **Berichterstattung**: - Erstelle einen Auditbericht, der die Ergebnisse zusammenfasst, einschließlich positiver Aspekte und Verbesserungspotenziale. - Teile den Bericht mit dem Management und den betroffenen Abteilungen. 6. **Nachverfolgung**: - Überwache die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, die aus dem Audit resultieren. - Plane Folgetermine, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen nachhaltig sind. 7. **Schulung und Weiterbildung**: - Stelle sicher, dass alle Auditoren regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand der Normen und Best Practices zu bleiben. Durch die Beachtung dieser Schritte kannst du ein effektives Audit für ISO 14001 und ISO 9001 durchführen.

Hier sind fünf Fragen, die ein Auditor zum Normkapitel 4.1 der ISO 27001 stellen kann: 1. Wie hat die Organisation den Kontext, in dem sie tätig ist, identifiziert und dokumentiert? 2. Welche internen und externen Themen wurden als relevant für das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) der Organisation erkannt? 3. Wie werden die Bedürfnisse und Erwartungen der interessierten Parteien in Bezug auf die Informationssicherheit ermittelt und berücksichtigt? 4. Welche Verfahren sind implementiert, um sicherzustellen, dass der Kontext des ISMS regelmäßig überprüft und aktualisiert wird? 5. Wie wird sichergestellt, dass die Informationen über den Kontext der Organisation in die Planung und Umsetzung des ISMS integriert werden?