14 Fragen zu Rechnungspruefung

Die örtliche Rechnungsprüfung einer Kreisverwaltung hat die Aufgabe, die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Verwaltung zu überprüfen. Dazu gehören folgende Aspekte: 1. **Prüfung der Haushaltsführung**: Überprüfung, ob die Einnahmen und Ausgaben gemäß den gesetzlichen Vorgaben und dem Haushaltsplan erfolgen. 2. **Rechnungsprüfung**: Kontrolle der Belege und Rechnungen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Wirtschaftlichkeit. 3. **Einhaltung von Vorschriften**: Sicherstellen, dass alle relevanten Gesetze, Verordnungen und Richtlinien eingehalten werden. 4. **Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit**: Bewertung, ob die Mittel effizient und sparsam eingesetzt werden. 5. **Berichterstattung**: Erstellung von Prüfberichten, die die Ergebnisse der Prüfungen dokumentieren und gegebenenfalls Empfehlungen zur Verbesserung der Verwaltung geben. 6. **Beratung**: Unterstützung der Verwaltung bei der Optimierung von Prozessen und der Einhaltung von Vorschriften. Die örtliche Rechnungsprüfung trägt somit zur Transparenz und Effizienz der öffentlichen Verwaltung bei.

Die örtliche Rechnungsprüfung umfasst mehrere Prüffelder, die in der Regel folgende Aspekte beinhalten: 1. **Haushaltsführung**: Überprüfung der Einhaltung des Haushaltsplans und der Haushaltsordnung. 2. **Rechnungslegung**: Kontrolle der ordnungsgemäßen Buchführung und der Erstellung von Jahresabschlüssen. 3. **Vermögensverwaltung**: Prüfung der Verwaltung und Verwendung des kommunalen Vermögens. 4. **Einnahmen und Ausgaben**: Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenverwendung auf Rechtmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. 5. **Vergabewesen**: Kontrolle der Einhaltung von Vergaberechtsvorschriften bei öffentlichen Aufträgen. 6. **Zuwendungen und Fördermittel**: Prüfung der Verwendung von Zuwendungen und Fördermitteln auf Zweckmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit. 7. **Personalaufwendungen**: Überprüfung der Personalwirtschaft und der entsprechenden Ausgaben. Diese Prüffelder können je nach Bundesland und spezifischen Regelungen variieren.

Als neuer Vorgesetzter im Team der kommunalen Rechnungsprüfung stehen dir verschiedene Führungsaufgaben bevor, die entscheidend für den Erfolg deines Teams und die Qualität der Prüfungen sind. Hier sind einige zentrale Aspekte, die du berücksichtigen solltest: 1. **Teamentwicklung**: Fördere ein positives Teamklima, in dem offene Kommunikation und Zusammenarbeit geschätzt werden. Organisiere regelmäßige Teambesprechungen, um den Austausch zu fördern und die Teamdynamik zu stärken. 2. **Zielsetzung**: Setze klare, messbare Ziele für das Team und die einzelnen Mitarbeiter. Diese sollten sowohl die Qualität der Prüfungen als auch die Effizienz der Arbeitsabläufe betreffen. 3. **Schulung und Weiterbildung**: Stelle sicher, dass dein Team über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt. Biete Schulungen an, um die Mitarbeiter in aktuellen Prüfungsstandards und -methoden zu schulen. 4. **Feedback-Kultur**: Implementiere eine Kultur des konstruktiven Feedbacks. Regelmäßige Rückmeldungen helfen den Mitarbeitern, sich weiterzuentwickeln und ihre Leistungen zu verbessern. 5. **Ressourcenmanagement**: Achte darauf, dass dein Team über die notwendigen Ressourcen verfügt, um die Prüfungen effektiv durchzuführen. Dazu gehören sowohl personelle als auch technische Ressourcen. 6. **Transparente Kommunikation**: Halte alle Teammitglieder über wichtige Entwicklungen und Entscheidungen informiert. Transparente Kommunikation fördert das Vertrauen und die Motivation im Team. 7. **Konfliktmanagement**: Sei bereit, Konflikte im Team proaktiv anzugehen. Eine offene und respektvolle Konfliktlösung ist entscheidend für ein harmonisches Arbeitsumfeld. 8. **Qualitätssicherung**: Implementiere Prozesse zur Qualitätssicherung der Prüfungen. Regelmäßige Überprüfungen und Audits können helfen, die Standards hochzuhalten. 9. **Motivation und Anerkennung**: Erkenne die Leistungen deiner Mitarbeiter an und motiviere sie, ihre besten Leistungen zu erbringen. Dies kann durch Lob, Belohnungen oder Entwicklungsmöglichkeiten geschehen. 10. **Strategische Planung**: Entwickle eine langfristige Strategie für die kommunale Rechnungsprüfung, die auf den Zielen der Kommune basiert und die Effizienz sowie die Effektivität der Prüfungsprozesse verbessert. Indem du diese Führungsaufgaben angehst, kannst du ein starkes und effektives Team aufbauen, das die Herausforderungen der kommunalen Rechnungsprüfung erfolgreich meistert.

Bei der Rechnungsprüfung wurde festgestellt, dass das Zahlungsziel nicht mit unseren Daten übereinstimmt.

Im Bereich Rechnungsprüfung könnten folgende Fragen in einem Vorstellungsgespräch gestellt werden: 1. **Erklären Sie den Unterschied zwischen interner und externer Rechnungsprüfung.** 2. **Welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass die Finanzberichte korrekt sind?** 3. **Wie gehen Sie mit Unstimmigkeiten in den Finanzunterlagen um?** 4. **Können Sie ein Beispiel für eine Herausforderung nennen, die Sie in der Rechnungsprüfung erlebt haben, und wie Sie diese gelöst haben?** 5. **Welche Software oder Tools haben Sie in der Vergangenheit zur Unterstützung Ihrer Prüfungen verwendet?** 6. **Wie bleiben Sie über Änderungen in den Rechnungslegungsstandards informiert?** 7. **Was sind die wichtigsten Kennzahlen, die Sie bei der Analyse von Finanzdaten berücksichtigen?** 8. **Wie würden Sie die Kommunikation mit anderen Abteilungen während einer Prüfung gestalten?** 9. **Was sind die häufigsten Fehler, die Sie in Finanzberichten finden?** 10. **Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben während einer Rechnungsprüfung?** Diese Fragen helfen dabei, die Fachkenntnisse und die Problemlösungsfähigkeiten eines Bewerbers im Bereich Rechnungsprüfung zu bewerten.

Hier sind 15 Lernziele, die Nachhaltigkeit, Digitalisierung, Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung im Einkauf berücksichtigen: 1. **Verständnis der Nachhaltigkeitsprinzipien**: Erkennen der Bedeutung von ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Aspekten im Einkauf. 2. **Integration von Nachhaltigkeitskriterien**: Fähigkeit, nachhaltige Produkte und Lieferanten in den Beschungsprozess einzubeziehen. 3. **Digitalisierung im Einkauf**: Kenntnisse über digitale Tools und Technologien, die den Einkaufsprozess optimieren. 4. **Datenanalyse im Einkauf**: Fähigkeit, Einkaufsdaten zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. 5. **Effiziente Bestellabwicklung**: Verständnis der Schritte und Best Practices in der Bestellabwicklung. 6. **Einsatz von E-Procurement-Systemen**: Kenntnisse über elektronische Beschaffungssysteme und deren Vorteile. 7. **Risikomanagement im Einkauf**: Identifikation und Bewertung von Risiken in der Lieferkette und deren Auswirkungen auf Nachhaltigkeit. 8. **Rechnungsprüfung und -kontrolle**: Fähigkeit, Rechnungen auf Richtigkeit und Übereinstimmung mit Bestellungen zu prüfen. 9. **Lieferantenmanagement**: Entwicklung von Strategien zur Auswahl und Bewertung nachhaltiger Lieferanten. 10. **Kollaboration und Kommunikation**: Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Lieferanten und internen Abteilungen. 11. **Nachhaltige Beschaffungsstrategien**: Entwicklung von Strategien zur Förderung nachhaltiger Praktiken im Einkauf. 12. **Rechtliche Rahmenbedingungen**: Verständnis der rechtlichen Anforderungen und Standards im Bereich nachhaltiger Beschaffung. 13. **Schulung und Sensibilisierung**: Fähigkeit, Mitarbeiter für die Bedeutung von Nachhaltigkeit und Digitalisierung im Einkauf zu sensibilisieren. 14. **Technologische Trends im Einkauf**: Kenntnis über aktuelle Trends wie Künstliche Intelligenz und Blockchain im Einkauf. 15. **Evaluierung von Lieferantenleistungen**: Fähigkeit, die Leistung von Lieferanten hinsichtlich Nachhaltigkeit und Effizienz zu bewerten. Diese Lernziele helfen, die Kompetenzen im Einkauf zu erweitern und die Integration von Nachhaltigkeit und Digitalisierung zu fördern.

Die Einstellungen für die Rechnungsprüfung (Invoice Verification, IV) im SAP-Modul Materials Management (MM) unter SAP S/4HANA oder SAP HANA umfassen verschiedene Konfigurationsschritte. Diese sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnungsprüfung korrekt und gemäß den Unternehmensanforderungen abläuft. Hier ein Überblick über die wichtigsten Einstellungen: **1. Kontierung und Buchungskreis-Einstellungen** - **Transaktion OMR6:** Hier werden die Buchungskreis-spezifischen Einstellungen für die Rechnungsprüfung gepflegt, z.B. Toleranzgrenzen, Steuerbehandlung, automatische Buchungen. - **Transaktion OMR4:** Steuerung der Kontenfindung für die Rechnungsprüfung. **2. Toleranzgrenzen** - **Transaktion OMR6:** Festlegung von Toleranzgrenzen für Preis- und Mengenabweichungen, z.B. wie viel Prozent oder absolut eine Rechnung vom Bestellpreis abweichen darf, bevor eine Sperre erfolgt. **3. Steuerung der Rechnungsprüfung** - **Transaktion OMRDC:** Steuerung der Rechnungsprüfung auf Dokumentenebene, z.B. welche Felder geprüft werden. - **Transaktion OBA5:** Definition von Toleranzgruppen für Benutzer. **4. Automatische Sperren** - Einstellungen, wann eine Rechnung automatisch gesperrt wird (z.B. bei Preisabweichungen, Mengenabweichungen, fehlender Wareneingang). **5. Steuerung der Buchung von Rechnungen** - **Transaktion OBYC:** Kontenfindung für die automatische Buchung von Rechnungen und Gutschriften. **6. Workflow und Freigabeprozesse** - Definition von Workflows für die Freigabe gesperrter Rechnungen (z.B. über SAP Business Workflow). **7. Integration mit anderen Modulen** - Einstellungen zur Integration mit FI (Finanzbuchhaltung), z.B. automatische Übergabe von Rechnungsdaten. **8. Customizing-Pfad im SAP IMG** - Der zentrale Pfad im Customizing lautet: ``` SAP Customizing Implementation Guide (IMG) > Materials Management > Logistics Invoice Verification > Incoming Invoice ``` **Wichtige Hinweise:** - In S/4HANA wurden einige Transaktionen und Tabellen konsolidiert oder geändert. Prüfe daher die aktuelle SAP-Dokumentation für deine Version. - Die Einstellungen sollten immer in Abstimmung mit den Fachabteilungen und der Buchhaltung erfolgen. **Weitere Informationen:** - [SAP Help Portal – Invoice Verification](https://help.sap.com/docs/SAP_S4HANA_ON-PREMISE/6d6d6f5c3b4e4c3a8b5c7b5c3b4e4c3a/Invoice_Verification) - [SAP Community – MM Invoice Verification](https://community.sap.com/topics/invoice-verification) Diese Übersicht bietet einen Einstieg. Für Detailfragen zu einzelnen Einstellungen oder Prozessen empfiehlt sich die SAP-Dokumentation oder ein SAP-Berater.

Um in SAP S/4HANA oder SAP ERP alle Bestellungen zu finden, die für die WE-bezogene (Waren-Eingangs-bezogene) Rechnungsprüfung gekennzeichnet sind, kannst du wie folgt vorgehen: **1. Feld für WE-bezogene Rechnungsprüfung:** Das relevante Kennzeichen ist das Feld **"WE-bezogene Rechnungsprüfung"** (im SAP-Standard: EKPO-REPOS, auf Englisch: "GR-Based Invoice Verification"). Dieses Feld findest du auf Positionsebene der Bestellung. **2. Transaktion zur Auswertung:** Du kannst die Transaktion **ME2N** (Bestellpositionen anzeigen) verwenden. **Vorgehen:** 1. Rufe die Transaktion **ME2N** auf. 2. Gib die gewünschten Selektionskriterien ein (z.B. Werk, Lieferant, Zeitraum). 3. Klicke auf "Dynamische Selektion" (Button mit dem Trichter-Symbol). 4. Suche im Bereich "Bestellposition" nach dem Feld **"WE-bezogene Rechnungsprüfung"** (technischer Name: EKPO-REPOS). 5. Setze das Feld auf **"X"** (aktiviert). 6. Starte die Auswertung. **Ergebnis:** Du erhältst eine Liste aller Bestellpositionen, bei denen das Kennzeichen für die WE-bezogene Rechnungsprüfung gesetzt ist. **Hinweis:** Falls du eine Übersicht auf Bestellebene (nicht Positionsebene) benötigst, kannst du die Transaktion **ME2K** verwenden und analog vorgehen. **Weitere Infos:** - [SAP Hilfe: ME2N](https://help.sap.com/docs/SAP_ERP/6.0/de-DE/4e4e5e5b6b2e4e4b9e5b6b2e4e4b9e5b.html) - [SAP Community: GR-Based Invoice Verification](https://community.sap.com/topics/material-management) Falls du spezielle Auswertungen benötigst, kann auch ein eigener Report (z.B. mit der Transaktion SE16N auf die Tabelle EKPO) sinnvoll sein.

Das Gesetz, das die allgemeinen grundlegenden Regelungen zur Aufstellung und Ausführung des Bundeshaushaltsplans sowie zur Rechnungslegung und Rechnungsprüfung im Bereich des Bundes enthält, heißt "Bundeshaushaltsordnung" (BHO).

Der Beschaffungsprozess umfasst mehrere Schritte, die sicherstellen, dass ein Unternehmen die benötigten Materialien und Dienstleistungen effizient und kostengünstig erhält. Hier sind die Hauptschritte im Detail: 1. **Bedarfsermittlung**: - **Beschreibung**: Dieser Schritt identifiziert, welche Materialien oder Dienstleistungen benötigt werden. Dies kann durch verschiedene Methoden erfolgen, wie z.B. Verbrauchsanalysen, Produktionspläne oder direkte Anfragen von Abteilungen. - **Ziel**: Sicherstellen, dass der tatsächliche Bedarf erkannt und dokumentiert wird, um Über- oder Unterbestände zu vermeiden. 2. **Lieferantenauswahl**: - **Beschreibung**: In diesem Schritt werden potenzielle Lieferanten identifiziert und bewertet. Kriterien können Preis, Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit und Service umfassen. - **Ziel**: Den besten Lieferanten auswählen, der die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt. 3. **Bestellung**: - **Beschreibung**: Nach der Auswahl des Lieferanten wird eine Bestellung aufgegeben. Dies umfasst die Erstellung und Übermittlung einer Bestellung, die alle relevanten Details wie Menge, Preis, Lieferdatum und Zahlungsbedingungen enthält. - **Ziel**: Eine formelle Vereinbarung mit dem Lieferanten treffen, um die benötigten Materialien oder Dienstleistungen zu erhalten. 4. **Wareneingang**: - **Beschreibung**: Dieser Schritt umfasst die Annahme und Überprüfung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Es wird geprüft, ob die Lieferung den Bestellanforderungen entspricht (Menge, Qualität, Zustand). - **Ziel**: Sicherstellen, dass die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den Anforderungen entsprechen und ordnungsgemäß dokumentiert werden. 5. **Rechnungsprüfung**: - **Beschreibung**: In diesem Schritt wird die Rechnung des Lieferanten überprüft und mit der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen. Es wird sichergestellt, dass die Rechnung korrekt ist und alle Vereinbarungen eingehalten wurden. - **Ziel**: Die Richtigkeit der Rechnung bestätigen und die Zahlung freigeben. Diese Schritte bilden einen strukturierten Prozess, der dazu beiträgt, die Beschaffung effizient und transparent zu gestalten.

Ein Rechnungsprüfer hat mehrere wichtige Aufgaben, die sich auf die Überprüfung und Bewertung von Finanzunterlagen und -prozessen konzentrieren. Zu den Hauptaufgaben gehören: 1. **Prüfung der Buchführung**: Überprüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltungsunterlagen. 2. **Analyse von Finanzberichten**: Bewertung von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Cashflow-Statements auf ihre Richtigkeit und Einhaltung von Vorschriften. 3. **Einhaltung von Vorschriften**: Sicherstellen, dass alle finanziellen Aktivitäten den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. 4. **Risikobewertung**: Identifikation und Bewertung von finanziellen Risiken und Schwachstellen im Unternehmen. 5. **Berichterstattung**: Erstellung von Prüfungsberichten, die die Ergebnisse der Prüfung zusammenfassen und gegebenenfalls Empfehlungen zur Verbesserung geben. 6. **Beratung**: Unterstützung des Unternehmens bei der Optimierung von Finanzprozessen und internen Kontrollen. Diese Aufgaben tragen dazu bei, die Integrität der Finanzberichterstattung zu gewährleisten und das Vertrauen von Stakeholdern zu stärken.

Eine Weihnachtsfeier kann aus mehreren Gründen gegenüber dem Rechnungsprüfamt gerechtfertigt werden. Hier sind einige Punkte, die den Mehrwert und die Durchführung einer solchen Veranstaltung unterstützen: 1. **Teambuilding und Mitarbeiterbindung**: Weihnachtsfeiern fördern den Zusammenhalt im Team und stärken die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern. Dies kann die Zusammenarbeit im Arbeitsalltag verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. 2. **Wertschätzung der Mitarbeiter**: Eine Feier zeigt den Mitarbeitern, dass ihre Arbeit geschätzt wird. Dies kann die Motivation und Loyalität gegenüber dem Unternehmen steigern. 3. **Positive Unternehmenskultur**: Regelmäßige Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern tragen zur Schaffung einer positiven Unternehmenskultur bei, die für die Rekrutierung neuer Talente und die Bindung bestehender Mitarbeiter von Vorteil ist. 4. **Networking-Möglichkeiten**: Solche Veranstaltungen bieten eine Gelegenheit für informelle Gespräche und den Austausch von Ideen, was die Kommunikation innerhalb des Unternehmens fördern kann. 5. **Mitarbeitergesundheit**: Ein gutes Arbeitsklima, das durch Feiern und gemeinsame Aktivitäten gefördert wird, kann sich positiv auf die psychische Gesundheit der Mitarbeiter auswirken und somit langfristig Krankheitsausfälle reduzieren. 6. **Budgetrechtliche Aspekte**: Es ist wichtig, die Kosten der Veranstaltung im Rahmen des Budgets zu halten und transparent zu dokumentieren, um die Ausgaben gegenüber dem Rechnungsprüfamt nachvollziehbar zu machen. 7. **Gesellschaftliche Verantwortung**: Die Durchführung einer Weihnachtsfeier kann auch mit sozialen Projekten verbunden werden, wie z.B. Spendenaktionen, die das soziale Engagement des Unternehmens unterstreichen. Diese Punkte können in einer schriftlichen Begründung zusammengefasst werden, um die Durchführung und den Mehrwert der Weihnachtsfeier gegenüber dem Rechnungsprüfamt zu erläutern.

Bei einem Vorstellungsgespräch im Rechnungsprüfungsamt könnten folgende Fragen relevant sein: 1. **Fachliche Kompetenz**: Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich der Rechnungsprüfung oder im öffentlichen Sektor? 2. **Analytische Fähigkeiten**: Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie komplexe Daten analysiert und interpretiert haben? 3. **Rechtskenntnisse**: Wie gut sind Sie mit den relevanten Gesetzen und Vorschriften im Bereich der öffentlichen Finanzen vertraut? 4. **Teamarbeit**: Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie erfolgreich im Team gearbeitet haben. Welche Rolle haben Sie dabei übernommen? 5. **Konfliktlösung**: Wie gehen Sie mit Meinungsverschiedenheiten oder Konflikten innerhalb eines Teams um? 6. **Zeitmanagement**: Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen? 7. **Technische Fähigkeiten**: Welche Software oder Tools haben Sie in der Vergangenheit für die Rechnungsprüfung verwendet? 8. **Ethik und Integrität**: Wie wichtig sind Ihnen ethische Standards in der Rechnungsprüfung, und wie setzen Sie diese in Ihrer Arbeit um? 9. **Kommunikationsfähigkeiten**: Wie würden Sie komplexe finanzielle Informationen einem Laien erklären? 10. **Motivation**: Warum möchten Sie im Rechnungsprüfungsamt arbeiten, und was erwarten Sie von dieser Position? Diese Fragen können dir helfen, dich auf das Gespräch vorzubereiten und deine Eignung für die Position zu demonstrieren.

In einem solchen Fall ist es wichtig, den Bauherren klar und professionell über die Situation zu informieren. Hier ist ein Vorschlag für eine Mitteilung: --- Betreff: Information über Mehraufwand bei Rechnungs- und Nachtragsprüfung Sehr geehrter [Name des Bauherrn], ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie über einen aktuellen Sachverhalt informieren, der den laufenden Bauprozess betrifft. In den letzten Wochen haben sich die Anforderungen an die monatliche Rechnungs- und Nachtragsprüfung sowie die Betreuung vor Ort erheblich erhöht. Dies führt zu einem signifikanten Mehraufwand, den ich Ihnen transparent darlegen möchte. Um die Qualität und Effizienz unserer Arbeit weiterhin sicherzustellen, ist es notwendig, zusätzliche Ressourcen einzusetzen. Ich bitte um Ihr Verständnis und stehe Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung, um die Details und mögliche Lösungen zu besprechen. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name] [Deine Position] [Dein Unternehmen] --- Achte darauf, die Mitteilung an den spezifischen Kontext und die Beziehung zum Bauherren anzupassen.