5 Fragen zu Facilitymanagement

Die Ziele für die Beschaffung von Fremddienstleistungen im Facilitymanagement sind vielfältig und hängen von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Zielen zählen: 1. **Kosteneffizienz**: Reduzierung der Betriebskosten durch Auslagerung an spezialisierte Dienstleister, die oft günstiger und effizienter arbeiten können. 2. **Qualitätssteigerung**: Verbesserung der Servicequalität durch den Einsatz von Experten und professionellen Anbietern mit spezialisiertem Know-how. 3. **Konzentration auf Kernkompetenzen**: Entlastung des eigenen Personals, sodass sich das Unternehmen auf seine Hauptaufgaben konzentrieren kann. 4. **Flexibilität und Skalierbarkeit**: Möglichkeit, Dienstleistungen je nach Bedarf flexibel zu- oder abzubestellen, z.B. bei saisonalen Schwankungen. 5. **Risikominimierung**: Übertragung von Risiken (z.B. Haftung, Personalengpässe) auf den Dienstleister. 6. **Innovationszugang**: Nutzung neuer Technologien und innovativer Lösungen, die externe Dienstleister anbieten können. 7. **Rechtssicherheit und Compliance**: Sicherstellung, dass gesetzliche und normative Anforderungen eingehalten werden, da professionelle Dienstleister meist über aktuelles Fachwissen verfügen. Diese Ziele helfen Unternehmen, ihre Facilitymanagement-Prozesse effizienter, wirtschaftlicher und qualitativ hochwertiger zu gestalten.

Die digitale Abbildung von Gebäuden, oft als Building Information Modeling (BIM) bezeichnet ist für das Facility Management aus mehreren Gründen wichtig: 1. **Effizienzsteigerung**: Digitale Modelle ermöglichen eine effizientere Planung und Verwaltung von Wartungsarbeiten, da alle relevanten Informationen zentral und leicht zugänglich sind. 2. **Kostenreduktion**: Durch präzise Daten und Simulationen können unnötige Ausgaben vermieden und die Lebenszykluskosten eines Gebäudes optimiert werden. 3. **Verbesserte Kommunikation**: Ein digitales Modell erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Dienstleistern, da alle Beteiligten auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen können. 4. **Nachhaltigkeit**: Durch die genaue Überwachung und Steuerung von Energieverbrauch und Ressourcen können nachhaltige Praktiken besser umgesetzt werden. 5. **Sicherheitsmanagement**: Digitale Modelle helfen bei der Planung und Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen, indem sie genaue Informationen über Fluchtwege, Brandmeldeanlagen und andere sicherheitsrelevante Aspekte liefern. 6. **Dokumentation und Compliance**: Ein digitales Modell bietet eine umfassende und aktuelle Dokumentation des Gebäudes, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards erleichtert. Mehr Informationen zu BIM findest du beispielsweise auf der [Website des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur](https://www.bmvi.de/SharedDocs/DE/Artikel/DG/bim-building-information-modeling.html).

CAFM Bund steht für „Computer Aided Facility Management Bund“ und bezeichnet eine zentrale IT-Lösung, die von der Bundesverwaltung in Deutschland für das Facility Management eingesetzt wird. Ziel von CAFM Bund ist es, die Verwaltung, Bewirtschaftung und Instandhaltung von Liegenschaften, Gebäuden und technischen Anlagen der Bundesbehörden effizient und transparent zu gestalten. Das System unterstützt verschiedene Prozesse, wie zum Beispiel Flächenmanagement, Instandhaltungsplanung, Störungsmanagement, Reinigungsmanagement und das Vertragsmanagement. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Daten zentral erfasst, ausgewertet und für strategische Entscheidungen genutzt werden. CAFM Bund trägt somit dazu bei, Kosten zu senken, Ressourcen optimal einzusetzen und die Nachhaltigkeit im Gebäudemanagement zu fördern. Die Einführung von CAFM Bund ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesverwaltung und wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den steigenden Anforderungen an ein modernes Facility Management gerecht zu werden.

CAFM steht für Computer-Aided Facility Management. Es handelt sich dabei um eine Software, die hilft, Gebäude, Anlagen und deren Betrieb digital zu verwalten und zu steuern. Das "CAFM Bund" ist eine spezielle Version dieser Software, die für die Bundesverwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Sie unterstützt Behörden und Einrichtungen des Bundes dabei, ihre Immobilien, Räume, technischen Anlagen und Dienstleistungen effizient zu verwalten. Dazu gehören zum Beispiel die Planung von Wartungen, das Verwalten von Flächen, das Erfassen von Störungen oder das Steuern von Reinigungsdiensten. Kurz gesagt: CAFM Bund ist ein digitales Werkzeug, mit dem der Bund seine Gebäude und deren Betrieb besser organisieren kann.

Für die Beschaffung von Fremddienstleistungen im infrastrukturellen Facility Management sind typischerweise folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. **Bedarfsanalyse und Leistungsdefinition** Ermittlung des genauen Bedarfs und Festlegung der zu erbringenden Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Sicherheitsdienste, Grünpflege). Erstellung eines detaillierten Leistungsverzeichnisses. 2. **Marktrecherche und Anbieterauswahl** Identifikation potenzieller Dienstleister durch Marktrecherche, Einholung von Informationen und ggf. Durchführung von Präqualifikationen. 3. **Ausschreibung und Angebotsanforderung** Erstellung und Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen (öffentlich oder beschränkt). Aufforderung zur Angebotsabgabe an ausgewählte Dienstleister. 4. **Angebotsauswertung und Verhandlung** Prüfung und Bewertung der eingegangenen Angebote nach festgelegten Kriterien (Preis, Qualität, Referenzen, Nachhaltigkeit etc.). Durchführung von Bietergesprächen und Verhandlungen. 5. **Vergabeentscheidung und Vertragsabschluss** Auswahl des geeignetsten Anbieters, Dokumentation der Vergabeentscheidung und Abschluss eines Dienstleistungsvertrags unter Berücksichtigung aller rechtlichen und qualitativen Anforderungen. 6. **Implementierung und Leistungsüberwachung** Einführung des Dienstleisters in das Objekt, Abstimmung der Prozesse und Schnittstellen. Kontinuierliche Überwachung und Steuerung der Dienstleistungserbringung (z. B. durch regelmäßige Qualitätskontrollen und Feedbackgespräche). 7. **Dokumentation und Nachbereitung** Dokumentation aller relevanten Schritte und Ergebnisse. Nachbereitung zur Identifikation von Optimierungspotenzialen für zukünftige Beschaffungen. Diese Schritte können je nach Unternehmensgröße, Vergaberecht (z. B. bei öffentlichen Auftraggebern) und Komplexität der Dienstleistung variieren.