Outlook Serien-E-Mails versenden und Serien-PDFS anhängen?

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Outlook Serien-E-Mails versenden und Serien-PDFS anhängen?

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Accepted Answer

Um in Outlook Serien-E-Mails zu versenden und dabei individuelle PDFs anzuhängen, kannst du die folgenden Schritte befolgen: 1. **Datenquelle erstellen**: Erstelle eine Excel-Datei mit den Kontaktdaten und den Pfaden zu den jeweiligen PDF-Dateien, die du anhängen möchtest. Die Datei sollte Spalten für die E-Mail-Adressen und die Dateipfade enthalten. 2. **Serienbrief in Word erstellen**: - Öffne Microsoft Word und erstelle ein neues Dokument. - Gehe zu „Sendungen“ und wähle „Serienbrief starten“ > „E-Mail-Nachrichten“. - Klicke auf „Empfänger auswählen“ und wähle „Vorhandene Liste verwenden“, um deine Excel-Datei auszuwählen. 3. **E-Mail-Inhalt gestalten**: Schreibe den Text der E-Mail und füge Platzhalter für die personalisierten Daten ein (z.B. Name). 4. **Serien-E-Mails versenden**: - Klicke auf „Fertigstellen und zusammenführen“ und wähle „E-Mail-Nachrichten senden“. - Gib das Feld für die E-Mail-Adresse an und wähle das Format (HTML ist üblich). 5. **PDFs anhängen**: Outlook unterstützt das Anhängen von Dateien in Serien-E-Mails nicht direkt. Du kannst jedoch ein Makro oder ein Drittanbieter-Tool verwenden, um die PDFs automatisch anzuhängen. Eine Möglichkeit ist, ein VBA-Skript zu schreiben, das die E-Mails sendet und die entsprechenden PDFs anfügt. Alternativ kannst du auch Tools wie Mail Merge Toolkit verwenden, die diese Funktionalität unterstützen. Beachte, dass du beim Versenden von Serien-E-Mails die Datenschutzbestimmungen einhalten musst.

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Um in Microsoft Outlook von jeder eingehenden E-Mail automatisch eine Kopie zu erstellen, kannst du eine Regel einrichten. Hier die Schritte für Outlook (Desktop-Version, z. B. Outlook 2016, 2019... [mehr]

Accepted Answer

Um in Microsoft Outlook von jeder eingehenden E-Mail automatisch eine Kopie zu erstellen, kannst du eine Regel einrichten. Hier die Schritte für Outlook (Desktop-Version, z. B. Outlook 2016, 2019, Microsoft 365): 1. **Outlook öffnen** Starte Outlook und gehe in deinen Posteingang. 2. **Regel erstellen** Klicke oben im Menü auf **"Datei"** > **"Regeln und Benachrichtigungen verwalten"**. 3. **Neue Regel** Wähle **"Neue Regel..."**. 4. **Regelvorlage auswählen** Unter "Regel ohne Vorlage erstellen" wähle **"Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden"** und klicke auf **"Weiter"**. 5. **Bedingungen festlegen** Wenn du wirklich *jede* E-Mail kopieren willst, lasse alle Bedingungen leer und klicke auf **"Weiter"**. Bestätige die Warnung mit "Ja". 6. **Aktion auswählen** Setze ein Häkchen bei **"eine Kopie in den Ordner Zielordner verschieben"**. Klicke auf "Zielordner" und wähle den Ordner aus, in den die Kopien gespeichert werden sollen (z. B. einen neuen Ordner "Kopien"). 7. **Regel benennen und fertigstellen** Gib der Regel einen Namen, z. B. "Kopie aller Mails". Klicke auf **"Fertig stellen"** und dann auf **"Übernehmen"**. **Hinweis:** - Die Regel verschiebt standardmäßig die E-Mail. Wenn du eine *Kopie* behalten willst, musst du die Aktion "eine Kopie in den Ordner verschieben" wählen, nicht "verschieben". - In Outlook gibt es keine direkte "Kopieren"-Funktion, aber mit "eine Kopie in den Ordner verschieben" bleibt das Original im Posteingang und eine Kopie wird im Zielordner abgelegt. - Bei Outlook im Web (Outlook.com oder OWA) ist die Funktion eingeschränkt, dort kannst du meist nur verschieben oder weiterleiten. **Weitere Infos:** - [Microsoft Support: Regeln in Outlook](https://support.microsoft.com/de-de/office/verwalten-von-e-mail-nachrichten-mit-regeln-871a3c4a-3a8c-434d-b0c7-ae5efc5b7e6d) Falls du eine spezielle Outlook-Version nutzt oder ein anderes Ziel hast (z. B. Kopie an eine andere E-Mail-Adresse), bitte die Version oder das Ziel genauer angeben.

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Hier sind die IMAP-Kontoeinstellungen für ein E-Mail-Konto der Deutschen Telekom (z. B. @t-online.de) in Microsoft Outlook: **Posteingangsserver (IMAP):** - Server: secureimap.t-online.de - Port... [mehr]

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Hier sind die IMAP-Kontoeinstellungen für ein E-Mail-Konto der Deutschen Telekom (z. B. @t-online.de) in Microsoft Outlook: **Posteingangsserver (IMAP):** - Server: secureimap.t-online.de - Port: 993 - Verschlüsselung: SSL/TLS **Postausgangsserver (SMTP):** - Server: securesmtp.t-online.de - Port: 587 - Verschlüsselung: STARTTLS **Benutzername:** Deine vollständige E-Mail-Adresse (z. B. max.mustermann@t-online.de) **Passwort:** Das zugehörige E-Mail-Passwort (nicht das Passwort für das Telekom-Kundencenter, sondern das E-Mail-Passwort). **Authentifizierung:** Für den Postausgangsserver ist Authentifizierung erforderlich (gleiche Zugangsdaten wie beim Posteingangsserver). Weitere Informationen findest du direkt bei der Telekom: [https://www.telekom.de/hilfe/geraete-zubehoer/e-mail/e-mail-einstellungen/e-mail-einstellungen-imap-pop3-und-smtp](https://www.telekom.de/hilfe/geraete-zubehoer/e-mail/e-mail-einstellungen/e-mail-einstellungen-imap-pop3-und-smtp)

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Im neuen Outlook findest du deine gesendeten E-Mails im Ordner „Gesendet“ (englisch: „Sent Items“). Du erreichst diesen Ordner so: 1. Öffne Outlook (Web oder App). 2. Sch... [mehr]

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Im neuen Outlook findest du deine gesendeten E-Mails im Ordner „Gesendet“ (englisch: „Sent Items“). Du erreichst diesen Ordner so: 1. Öffne Outlook (Web oder App). 2. Schau im linken Seitenmenü nach der Ordnerliste. 3. Klicke auf „Gesendet“ oder „Gesendete Elemente“. Dort werden alle E-Mails angezeigt, die du verschickt hast. Falls du den Ordner nicht siehst, kann es helfen, auf „Mehr“ oder „Alle Ordner anzeigen“ zu klicken, um die vollständige Ordnerliste einzublenden. Weitere Informationen findest du direkt bei Microsoft: https://support.microsoft.com/de-de/office/wo-befindet-sich-der-ordner-gesendete-elemente-11a085ae-3e97-4f5e-8b4c-6c5fbc6f163c

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In Microsoft Outlook ist das Standardverhalten beim Weiterleiten einer E-Mail, dass nur der Inhalt der ursprünglichen Nachricht übernommen wird, nicht aber die Absender- und Kopieadressen (C... [mehr]

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In Microsoft Outlook ist das Standardverhalten beim Weiterleiten einer E-Mail, dass nur der Inhalt der ursprünglichen Nachricht übernommen wird, nicht aber die Absender- und Kopieadressen (Cc/Bcc). Beim Antworten werden hingegen automatisch der Absender (bei „Antworten“) oder alle ursprünglichen Empfänger (bei „Allen antworten“) übernommen. **Eine automatische Übernahme der ursprünglichen Absender- und Kopieadressen beim Weiterleiten ist in Outlook standardmäßig nicht vorgesehen.** Es gibt jedoch folgende Möglichkeiten, dieses Verhalten zu erreichen: ### 1. Manuell Adressen übernehmen Du kannst beim Weiterleiten die gewünschten Adressen manuell in die Felder „An“ und „Cc“ eintragen. ### 2. Nutzung von Add-Ins oder Makros Mit Hilfe von Makros (VBA) oder speziellen Add-Ins lässt sich das Verhalten anpassen. Ein Beispiel für ein Makro: ```vba Sub ForwardWithOriginalRecipients() Dim mail As MailItem Set mail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Dim fwd As MailItem Set fwd = mail.Forward fwd.To = mail.To fwd.CC = mail.CC fwd.Display End Sub ``` Dieses Makro übernimmt beim Weiterleiten die ursprünglichen „An“- und „Cc“-Adressen. Die Nutzung von Makros erfordert jedoch entsprechende Berechtigungen und ggf. die Freischaltung von Makros in Outlook. ### 3. Drittanbieter-Tools Es gibt Add-Ins von Drittanbietern, die solche Funktionen bieten. Beispiele findest du über eine Suche nach „Outlook Add-In Forward with original recipients“. ### 4. Outlook Web App (OWA) Auch in der Outlook Web App gibt es keine eingebaute Funktion dafür. --- **Fazit:** Outlook bietet diese Funktion nicht standardmäßig. Mit Makros oder Add-Ins kannst du das gewünschte Verhalten aber nachrüsten. Eine Anleitung zur Makro-Einrichtung findest du z.B. auf [support.microsoft.com](https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-eines-makros-in-outlook-521a1fdb-2a5e-4b0b-8d3e-3cfae6d4f6e0). **Hinweis:** Beim Einsatz von Makros oder Add-Ins ist die IT-Richtlinie deines Unternehmens zu beachten.

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In Microsoft Outlook wird der Absender (also deine eigene E-Mail-Adresse) automatisch zu jeder ausgehenden E-Mail hinzugefügt – das ist der Standard und lässt sich nicht deaktivieren.... [mehr]

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In Microsoft Outlook wird der Absender (also deine eigene E-Mail-Adresse) automatisch zu jeder ausgehenden E-Mail hinzugefügt – das ist der Standard und lässt sich nicht deaktivieren. Falls du aber meinst, dass du z. B. deinen Namen, deine Kontaktdaten oder eine Signatur automatisch unter jede E-Mail setzen möchtest, kannst du das mit einer E-Mail-Signatur tun. **So richtest du eine automatische Signatur in Outlook ein:** 1. **Outlook für Windows:** - Gehe zu **Datei** > **Optionen** > **E-Mail**. - Klicke auf **Signaturen…**. - Erstelle eine neue Signatur und gib deinen gewünschten Text ein (z. B. Name, Position, Kontaktdaten). - Wähle aus, dass diese Signatur bei neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen automatisch eingefügt wird. - Speichern und Fenster schließen. 2. **Outlook im Web (Outlook.com oder Office 365):** - Klicke oben rechts auf das Zahnrad (**Einstellungen**) und dann auf **Alle Outlook-Einstellungen anzeigen**. - Gehe zu **E-Mail** > **Verfassen und beantworten**. - Erstelle deine Signatur und aktiviere die Option, sie automatisch bei neuen Nachrichten und/oder Antworten/Weiterleitungen einzufügen. - Speichern. **Hinweis:** Der eigentliche Absender (deine E-Mail-Adresse) wird immer automatisch von Outlook hinzugefügt und ist für den Empfänger sichtbar. Eine Signatur ist nur ein zusätzlicher Text, der am Ende deiner E-Mail erscheint. Weitere Infos findest du direkt bei Microsoft: [Signatur in Outlook erstellen und hinzufügen](https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-und-hinzufügen-einer-e-mail-signatur-in-outlook-776d9006-abdf-444e-b5b7-b96c6c8c87b2)

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Ja, du kannst dich bei Outlook 365 (Microsoft 365) mit einer bestehenden T-Online-Adresse anmelden, ohne einen Alias bei Microsoft zu erstellen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: 1. **Micro... [mehr]

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Ja, du kannst dich bei Outlook 365 (Microsoft 365) mit einer bestehenden T-Online-Adresse anmelden, ohne einen Alias bei Microsoft zu erstellen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: 1. **Microsoft-Konto mit T-Online-Adresse erstellen:** Du kannst deine T-Online-E-Mail-Adresse als Benutzername für ein neues Microsoft-Konto verwenden. Gehe dazu auf die Registrierungsseite von Microsoft ([https://signup.live.com/](https://signup.live.com/)) und gib deine T-Online-Adresse als E-Mail-Adresse an. Nach der Registrierung kannst du dich mit dieser Adresse bei Outlook 365 anmelden. 2. **T-Online-Adresse als Anmeldeoption hinzufügen:** Falls du bereits ein Microsoft-Konto hast, kannst du deine T-Online-Adresse als alternative Anmeldeoption hinzufügen. Gehe dazu in die Kontoeinstellungen deines Microsoft-Kontos ([https://account.microsoft.com/](https://account.microsoft.com/)), wähle „E-Mail-Adressen“ und füge deine T-Online-Adresse hinzu. Danach kannst du dich auch mit dieser Adresse anmelden. **Wichtig:** - Die T-Online-Adresse wird dabei als Benutzername verwendet, nicht als Alias. - Du erhältst keine Outlook.com-Adresse, sondern nutzt deine bestehende E-Mail. - Die Anmeldung bei Outlook 365 funktioniert dann mit deiner T-Online-Adresse und dem zugehörigen Microsoft-Passwort. Weitere Infos findest du direkt bei [Microsoft](https://support.microsoft.com/de-de/account-billing/so-fügen-sie-eine-e-mail-adresse-zu-ihrer-microsoft-konto-verwenden-als-alias-5b2b6e30-5b8a-4a8a-8c8c-6a3b8b8a0c3e).

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Outlook erlaubt es nicht, ganze Ordner direkt als Anhang zu versenden. Du kannst jedoch einen Ordner komprimieren (zippen) und die ZIP-Datei als Anhang verschicken. So geht’s: 1. **Ordner kompr... [mehr]

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Outlook erlaubt es nicht, ganze Ordner direkt als Anhang zu versenden. Du kannst jedoch einen Ordner komprimieren (zippen) und die ZIP-Datei als Anhang verschicken. So geht’s: 1. **Ordner komprimieren:** - Klicke mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner. - Wähle „Senden an“ > „ZIP-komprimierter Ordner“ (Windows) oder „Komprimieren“ (Mac). - Es wird eine ZIP-Datei mit dem Inhalt des Ordners erstellt. 2. **ZIP-Datei anhängen:** - Öffne Outlook und erstelle eine neue E-Mail. - Klicke auf „Datei anfügen“ (Büroklammer-Symbol). - Wähle die zuvor erstellte ZIP-Datei aus und füge sie als Anhang hinzu. **Hinweis:** Achte darauf, dass die ZIP-Datei die maximale Anhangsgröße von Outlook bzw. deines E-Mail-Anbieters nicht überschreitet (meist 20–25 MB). Weitere Infos findest du direkt bei [Microsoft Outlook](https://support.microsoft.com/de-de/office/hinzufügen-einer-anlage-zu-einer-e-mail-in-outlook-8d7c1ea7-4e5f-44ce-bb6e-c5fcc92ba9ab).

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Um deine Signatur in Microsoft Outlook zu ändern, gehe wie folgt vor: **Outlook für Windows:** 1. Öffne Outlook. 2. Klicke oben links auf „Datei“. 3. Wähle „Opti... [mehr]

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Um deine Signatur in Microsoft Outlook zu ändern, gehe wie folgt vor: **Outlook für Windows:** 1. Öffne Outlook. 2. Klicke oben links auf „Datei“. 3. Wähle „Optionen“. 4. Klicke im neuen Fenster auf „E-Mail“. 5. Klicke auf „Signaturen…“. 6. Wähle die gewünschte Signatur aus oder erstelle eine neue. 7. Bearbeite den Text nach deinen Wünschen. 8. Klicke auf „OK“, um die Änderungen zu speichern. **Outlook im Web (Outlook.com oder Office 365):** 1. Melde dich bei [Outlook im Web](https://outlook.office.com/) an. 2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen). 3. Wähle „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“. 4. Gehe zu „E-Mail“ > „Verfassen und beantworten“. 5. Bearbeite deine Signatur im entsprechenden Feld. 6. Klicke auf „Speichern“. Nach diesen Schritten wird deine neue oder geänderte Signatur automatisch in neue E-Mails eingefügt.

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Der Hostname für Outlook hängt davon ab, welchen E-Mail-Anbieter du verwendest. Hier sind die gängigsten Beispiele: **Für Microsoft 365/Outlook.com:** - IMAP: `outlook.office365.c... [mehr]

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Der Hostname für Outlook hängt davon ab, welchen E-Mail-Anbieter du verwendest. Hier sind die gängigsten Beispiele: **Für Microsoft 365/Outlook.com:** - IMAP: `outlook.office365.com` - SMTP: `smtp.office365.com` **Für Outlook.com (früher Hotmail, Live, MSN):** - IMAP: `imap-mail.outlook.com` - SMTP: `smtp-mail.outlook.com` **Für Exchange-Server (Firmen-E-Mail):** - Meistens: `outlook.office365.com` (bei Microsoft 365) - Oder ein firmenspezifischer Hostname, z.B. `mail.deinefirma.de` **Hinweis:** Die genauen Einstellungen findest du meist in den Hilfe-Seiten deines E-Mail-Anbieters oder bei deinem IT-Administrator. Weitere Infos: - [Microsoft Support: POP-, IMAP- und SMTP-Einstellungen für Outlook.com](https://support.microsoft.com/de-de/office/pop-imap-und-smtp-einstellungen-f%C3%BCr-outlook-com-d088b986-291d-42b8-9564-9c414e2aa040) - [Microsoft 365: Servereinstellungen](https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/connect-to-exchange-online-using-imap-pop3-and-smtp) Falls du einen anderen Anbieter nutzt, nenne bitte den Namen, um die passenden Hostnamen zu erhalten.

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Für eine Outlook-Adresse (z. B. @outlook.com, @hotmail.com, @live.com) musst du als Hostname für den ausgehenden Mailserver (SMTP) in der iOS Mail-App folgenden Server eintragen: **smtp-mai... [mehr]

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Für eine Outlook-Adresse (z. B. @outlook.com, @hotmail.com, @live.com) musst du als Hostname für den ausgehenden Mailserver (SMTP) in der iOS Mail-App folgenden Server eintragen: **smtp-mail.outlook.com** Zusätzlich solltest du folgende Einstellungen verwenden: - **Benutzername:** Deine vollständige Outlook-E-Mail-Adresse - **Passwort:** Dein Outlook-Passwort - **Port:** 587 - **SSL/TLS:** Ja (bzw. STARTTLS aktivieren, falls auswählbar) Weitere Informationen findest du auch direkt bei Microsoft: [Outlook.com POP-, IMAP- und SMTP-Einstellungen](https://support.microsoft.com/de-de/office/pop-imap-und-smtp-einstellungen-f%C3%BCr-outlook-com-d088b986-291d-42b8-9564-9c414e2aa040)