34 Fragen zu Beschaffung

Der Beschaffungsprozess umfasst mehrere Teilprozesse, die typischerweise folgende Schritte beinhalten: 1. **Bedarfsanalyse**: Ermittlung des Beschaffungsbedarfs. 2. **Marktforschung**: Analyse von Anbietern und Produkten. 3. **Angebotsanfrage**: Einholung von Angeboten von Lieferanten. 4. **Angebotsvergleich**: Bewertung und Vergleich der eingegangenen Angebote. 5. **Lieferantenauswahl**: Entscheidung für einen oder mehrere Lieferanten. 6. **Bestellung**: Erstellung und Versendung der Bestellung. 7. **Wareneingang**: Prüfung und Annahme der gelieferten Waren. 8. **Rechnungsprüfung**: Überprüfung der Rechnungen auf Richtigkeit. 9. **Zahlung**: Durchführung der Zahlung an den Lieferanten. Diese Schritte können je nach Unternehmen und Branche variieren.

Ein Unternehmen muss verschiedene Subjekte und Objekte beschaffen, um effizient zu arbeiten. Hier sind drei Beispiele: **Subjekte:** 1. Mitarbeiter (Personal) 2. Lieferanten (Zulieferer) 3. Kunden (Markt) **Objekte:** 1. Rohstoffe (Materialien) 2. Maschinen (Ausrüstung) 3. Software (Technologie)

Interne Beschaffungswege beziehen sich auf die Methoden und Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens genutzt werden, um Materialien, Dienstleistungen oder Produkte zu beschaffen. Zu den gängigen internen Beschaffungswegen gehören: 1. **Bedarfsanforderung**: Mitarbeiter oder Abteilungen stellen formelle Anfragen für benötigte Materialien oder Dienstleistungen. 2. **Interne Ausschreibung**: Verschiedene Abteilungen oder Tochtergesellschaften innerhalb des Unternehmens können Angebote für die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen einholen. 3. **Zentrale Beschaffungsstelle**: Eine zentrale Abteilung koordiniert und verwaltet alle Beschaffungsaktivitäten, um Effizienz und Kosteneinsparungen zu maximieren. 4. **Lagerhaltung**: Nutzung von bestehenden Lagerbeständen, um den Bedarf zu decken, bevor neue Bestellungen aufgegeben werden. 5. **Interne Verträge**: Vereinbarungen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Tochtergesellschaften, die den Austausch von Ressourcen oder Dienstleistungen regeln. 6. **Einkaufsplattformen**: Nutzung interner Softwarelösungen oder Plattformen, die den Beschaffungsprozess automatisieren und vereinfachen. Diese Wege können je nach Unternehmensstruktur und -größe variieren.

Ein Beschaffungsplan dient dazu, den Bedarf an Materialien, Waren oder Dienstleistungen systematisch zu ermitteln und zu planen. Er erfüllt mehrere wichtige Zwecke: 1. **Bedarfsermittlung**: Der Plan hilft, den genauen Bedarf an Ressourcen zu identifizieren, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden. 2. **Kostenkontrolle**: Durch die frühzeitige Planung können Kosten besser kalkuliert und optimiert werden. 3. **Lieferantenauswahl**: Der Beschaffungsplan ermöglicht eine gezielte Auswahl und Bewertung von Lieferanten, um die besten Konditionen zu sichern. 4. **Zeitmanagement**: Er sorgt dafür, dass die benötigten Materialien rechtzeitig zur Verfügung stehen, was die Produktionsabläufe optimiert. 5. **Risikomanagement**: Durch die Planung können potenzielle Risiken in der Beschaffung frühzeitig erkannt und minimiert werden. Insgesamt trägt ein Beschaffungsplan zur Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Unternehmensprozesse bei.

Im Rahmen der Beschaffung verfolgt man typischerweise folgende Zielbündel: 1. **Kostenminimierung**: Reduzierung der Beschaffungskosten, um die Wirtschaftlichkeit zu steigern. 2. **Qualitätssicherung**: Sicherstellung, dass die beschafften Güter und Dienstleistungen den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen. 3. **Lieferzuverlässigkeit**: Gewährleistung pünktlicher und zuverlässiger Lieferungen, um Produktionsabläufe nicht zu stören. 4. **Flexibilität**: Fähigkeit, auf Änderungen in der Nachfrage oder im Markt schnell zu reagieren. 5. **Nachhaltigkeit**: Berücksichtigung ökologischer und sozialer Aspekte bei der Beschaffung, um umweltfreundliche und ethische Standards zu fördern. 6. **Innovation**: Förderung von neuen Technologien und Produkten, um Wettbewerbsvorteile zu sichern. Diese Ziele müssen oft gegeneinander abgewogen werden, um eine optimale Beschaffungsstrategie zu entwickeln.

Aktuelle Trends in der Beschaffung umfassen: 1. **Digitalisierung und Automatisierung**: Der Einsatz von Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen zur Optimierung von Beschaffungsprozessen. 2. **Nachhaltigkeit**: Ein wachsender Fokus auf umweltfreundliche Beschaffungspraktiken und die Berücksichtigung von sozialen Aspekten in der Lieferkette. 3. **Agilität**: Unternehmen streben nach flexiblen Beschaffungsstrategien, um schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können. 4. **Datenanalyse**: Die Nutzung von Big Data zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und zur Identifizierung von Einsparpotenzialen. 5. **Lieferantenbeziehungen**: Stärkere Partnerschaften und Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Innovationen und Effizienz zu fördern. 6. **Risikomanagement**: Ein verstärkter Fokus auf die Identifizierung und Minderung von Risiken in der Lieferkette, insbesondere nach den Störungen durch die COVID-19-Pandemie. Diese Trends zeigen, wie sich die Beschaffungslandschaft weiterentwickelt, um den Anforderungen eines dynamischen Marktes gerecht zu werden.

Das Ziel der Auswahl der Beschaffungswege besteht darin, die effizientesten und kostengünstigsten Methoden zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu identifizieren. Dabei sollen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, wie beispielsweise: 1. **Kostenoptimierung**: Minimierung der Beschaffungskosten durch Auswahl der günstigsten Anbieter oder Methoden. 2. **Qualitätssicherung**: Sicherstellung, dass die beschafften Produkte oder Dienstleistungen den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen. 3. **Flexibilität**: Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen oder Nachfrageschwankungen zu reagieren. 4. **Lieferzuverlässigkeit**: Auswahl von Lieferanten, die pünktlich und zuverlässig liefern können. 5. **Risiko Management**: Minimierung von Risiken, die mit der Beschaffung verbunden sind, wie z.B. Lieferengpässe oder Preisschwankungen. 6. **Nachhaltigkeit**: Berücksichtigung ökologischer und sozialer Aspekte bei der Auswahl der Beschaffungswege. Durch eine strategische Auswahl der Beschaffungswege kann ein Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit steigern und langfristigen Erfolg sichern.

Die Durchführung von Ausschreibungsverfahren umfasst mehrere Schritte, die sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen. Zunächst ist es wichtig, die Anforderungen und Ziele des Beschaffungsprojekts klar zu definieren. Anschließend erfolgt die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, die alle relevanten Informationen für potenzielle Bieter enthalten. Bei der Mitwirkung an Ausschreibungsverfahren ist es entscheidend, rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten, insbesondere die Vergaberechtsvorschriften. Die Beteiligten sollten sicherstellen, dass alle Schritte transparent und nachvollziehbar sind, um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten. Die Nutzung elektronischer Plattformen für die Beschaffung hat in den letzten Jahren zugenommen. Diese Plattformen ermöglichen eine effizientere Abwicklung von Ausschreibungen, da sie den Zugang zu Informationen erleichtern und die Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessern. Zudem bieten sie oft Funktionen zur automatisierten Angebotsabgabe und -auswertung, was den Prozess beschleunigt und vereinfacht. Insgesamt ist es wichtig, sich mit den spezifischen Anforderungen und Prozessen der jeweiligen Branche oder des jeweiligen Sektors vertraut zu machen, um erfolgreich an Ausschreibungsverfahren teilzunehmen und diese durchzuführen.

Der Unterschied zwischen zentraler und dezentraler Beschaffung liegt in der Organisation und Steuerung des Beschaffungsprozesses: 1. **Zentrale Beschaffung**: - Bei der zentralen Beschaffung erfolgt die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen durch eine zentrale Stelle oder Abteilung innerhalb eines Unternehmens. - Diese zentrale Einheit ist verantwortlich für die Planung, Durchführung und Kontrolle der Beschaffungsaktivitäten. - Vorteile sind unter anderem eine bessere Verhandlungsposition durch größere Einkaufsvolumina, einheitliche Standards und Prozesse sowie Kostensenkungen durch Synergien. 2. **Dezentrale Beschaffung**: - In der dezentralen Beschaffung sind die Beschaffungsentscheidungen und -prozesse auf verschiedene Abteilungen oder Standorte verteilt. - Jede Abteilung oder Einheit hat die Freiheit, ihre eigenen Beschaffungsentscheidungen zu treffen, basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen. - Vorteile können eine höhere Flexibilität, schnellere Reaktionszeiten auf lokale Anforderungen und eine bessere Anpassung an spezifische Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen sein. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass zentrale Beschaffung auf eine einheitliche und koordinierte Vorgehensweise abzielt, während dezentrale Beschaffung mehr Autonomie und Anpassungsfähigkeit für einzelne Bereiche bietet.

Es gibt verschiedene Beschaffungsstrategien, die Unternehmen nutzen können, um ihre Waren und Dienstleistungen effizient zu beziehen. Hier sind drei gängige Strategien: 1. **Single Sourcing (Einzelbeschaffung)**: Bei dieser Strategie wird ein einziger Lieferant für eine bestimmte Ware oder Dienstleistung ausgewählt. Vorteile sind eine enge Zusammenarbeit, bessere Preisverhandlungen und geringere Verwaltungskosten. Allerdings birgt diese Strategie das Risiko von Abhängigkeiten und Versorgungsengpässen, falls der Lieferant Probleme hat. 2. **Multiple Sourcing (Mehrfachbeschaffung)**: Hierbei werden mehrere Lieferanten für die gleiche Ware oder Dienstleistung ausgewählt. Diese Strategie erhöht die Flexibilität und reduziert das Risiko von Lieferengpässen. Unternehmen können von unterschiedlichen Preisen und Konditionen profitieren. Allerdings kann der Verwaltungsaufwand höher sein, da mehrere Lieferanten koordiniert werden müssen. 3. **Global Sourcing (Globale Beschaffung)**: Diese Strategie umfasst die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen aus internationalen Märkten. Unternehmen nutzen globale Ressourcen, um Kosten zu senken und Zugang zu spezialisierten Produkten zu erhalten. Herausforderungen sind jedoch kulturelle Unterschiede, längere Lieferzeiten und mögliche rechtliche Hürden in den jeweiligen Ländern. Jede dieser Strategien hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab.

Der Bedarfsträger beschafft in der Regel die Ressourcen nicht selbst, sondern ist für die Definition des Bedarfs und die Anforderung von Ressourcen zuständig. Die eigentliche Beschaffung erfolgt oft durch eine zentrale Einkaufsabteilung oder eine andere zuständige Stelle innerhalb der Organisation. Diese Abteilungen sind darauf spezialisiert, die benötigten Ressourcen zu beschaffen, um Effizienz und Kosteneffektivität zu gewährleisten. In einigen Fällen kann der Bedarfsträger jedoch auch direkt an der Beschaffung beteiligt sein, insbesondere wenn es um spezifische Anforderungen oder kleinere Bestellungen geht.

Beim Secondary Sourcing bezieht sich "Screening" auf den Prozess der Bewertung und Auswahl bereits identifizierten Kandidaten oder Informationen, während "Identifikation" den ersten Schritt darstellt, bei dem potenzielle Kandidaten oder Datenquellen gefunden werden. In Regel erfolgt die Identifikation zuerst, gefolgt vom Screening, um die geeignetsten Optionen auszuwählen.

Der strategische Beschaffungsprozess umfasst mehrere Schritte, die darauf abzielen, die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen effizient und kostengünstig zu gestalten. Hier sind die wesentlichen Phasen: 1. **Bedarfsanalyse**: Identifikation und Analyse des Bedarfs an Materialien oder Dienstleistungen. Dies beinhaltet die Ermittlung der Menge, Qualität und des Zeitrahmens. 2. **Marktforschung**: Untersuchung des Marktes, um potenzielle Lieferanten zu identifizieren und Informationen über Preise, Qualität und Verfügbarkeit zu sammeln. 3. **Lieferantenauswahl**: Bewertung und Auswahl geeigneter Lieferanten basierend auf Kriterien wie Preis, Qualität, Zuverlässigkeit und Service. 4. **Vertragsverhandlungen**: Aushandeln von Verträgen mit den ausgewählten Lieferanten, um die besten Konditionen zu sichern. 5. **Bestellabwicklung**: Durchführung der Bestellung und Überwachung des Lieferprozesses, um sicherzustellen, dass die Waren oder Dienstleistungen rechtzeitig und in der gewünschten Qualität geliefert werden. 6. **Lieferantenmanagement**: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Lieferanten, um eine langfristige Zusammenarbeit zu fördern und die Leistung zu optimieren. 7. **Evaluierung und Anpassung**: Regelmäßige Überprüfung des Beschaffungsprozesses und der Lieferantenleistung, um Verbesserungen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen. Dieser Prozess ist entscheidend für die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens, da er hilft, Kosten zu minimieren und die Qualität der Beschaffungen zu maximieren.

Ein Industriebetrieb sollte bei Beschaffungsentscheidungen verschiedene Bedarfsinformationen berücksichtigen, um eine fundierte und effiziente Beschaffung zu gewährleisten. Dazu gehören: 1. **Bedarfsermittlung**: Analyse des aktuellen und zukünftigen Bedarfs an Materialien, Komponenten und Dienstleistungen. Dies umfasst die Ermittlung von Mengen und Zeitpunkten, zu denen die Materialien benötigt werden. 2. **Bestandsanalyse**: Überprüfung der vorhandenen Bestände, um festzustellen, welche Materialien bereits verfügbar sind und welche nachbestellt werden müssen. 3. **Lieferantendaten**: Informationen über potenzielle Lieferanten, einschließlich deren Zuverlässigkeit, Qualität der Produkte, Preisgestaltung und Lieferzeiten. 4. **Marktanalyse**: Beobachtung von Markttrends, Preisentwicklungen und Verfügbarkeiten, um die besten Beschaffungsbedingungen zu ermitteln. 5. **Kostenanalyse**: Berücksichtigung aller Kosten, die mit der Beschaffung verbunden sind, einschließlich Einkaufspreis, Transportkosten, Lagerhaltungskosten und eventueller Zölle. 6. **Qualitätsanforderungen**: Festlegung der Qualitätsstandards, die die beschafften Materialien erfüllen müssen, um die Produktionsanforderungen zu gewährleisten. 7. **Risikobewertung**: Identifikation und Bewertung von Risiken, die mit der Beschaffung verbunden sind, wie z.B. Lieferengpässe, Preisschwankungen oder Qualitätsprobleme. 8. **Nachhaltigkeitskriterien**: Berücksichtigung von ökologischen und sozialen Aspekten bei der Auswahl von Lieferanten und Materialien, um nachhaltige Beschaffungspraktiken zu fördern. Durch die Berücksichtigung dieser Bedarfsinformationen kann ein Industriebetrieb seine Beschaffungsentscheidungen optimieren und die Effizienz der Produktionsprozesse steigern.

Die Beschaffung hat mehrere zentrale Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens entscheidend sind. Dazu gehören: 1. **Bedarfsanalyse**: Ermittlung des Bedarfs an Materialien, Waren oder Dienstleistungen, um die Produktions- oder Dienstleistungsprozesse zu unterstützen. 2. **Lieferantenauswahl**: Identifikation und Bewertung potenzieller Lieferanten, um die besten Partner für die Beschaffung zu finden. 3. **Vertragsverhandlungen**: Aushandeln von Preisen, Lieferbedingungen und anderen Vertragskonditionen, um vorteilhafte Bedingungen für das Unternehmen zu sichern. 4. **Bestellabwicklung**: Erstellung und Verwaltung von Bestellungen, um sicherzustellen, dass die benötigten Güter rechtzeitig und in der richtigen Menge geliefert werden. 5. **Qualitätskontrolle**: Überprüfung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen auf Qualität und Übereinstimmung mit den vereinbarten Standards. 6. **Lagerverwaltung**: Organisation und Kontrolle der Lagerbestände, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden. 7. **Kostenmanagement**: Überwachung und Analyse der Beschaffungskosten, um Einsparpotenziale zu identifizieren und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. 8. **Marktforschung**: Beobachtung von Markttrends und Preisentwicklungen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Diese Aufgaben tragen dazu bei, die Effizienz und Effektivität der Beschaffungsprozesse zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.