Welche BASPO-Vorschrift gilt zur Archivierung von Dokumenten mit Heftklammern?

Question

Welche BASPO-Vorschrift gilt zur Archivierung von Dokumenten mit Heftklammern?

Antwort

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Welche Regeln gelten beim Scannen und Vernichten von Dokumenten beim BASPO?

Accepted Answer

Das Bundesamt für Sport (BASPO) in der Schweiz gibt spezifische Vorschriften zur Archivierung von Dokumenten heraus, insbesondere im Rahmen der Verwaltung und Dokumentenlenkung. Eine explizite Regelung zur Verwendung von Heftklammern bei der Archivierung ist in den öffentlich zugänglichen BASPO-Richtlinien nicht detailliert aufgeführt. Allgemein gilt in der Schweizer Bundesverwaltung (und damit auch beim BASPO) die Empfehlung, Dokumente für die Langzeitarchivierung **nicht** mit Heftklammern, Büroklammern, Gummibändern oder Plastikhüllen zu versehen. Metallische Heftklammern können im Laufe der Zeit rosten und die Dokumente beschädigen. Stattdessen wird empfohlen, Dokumente lose, in säurefreien Mappen oder Umschlägen aufzubewahren. Für verbindliche und aktuelle Informationen empfiehlt sich ein Blick in die offiziellen Richtlinien des BASPO oder der Schweizerischen Bundesverwaltung zur Aktenführung und Archivierung, z.B. im [Handbuch zur Aktenführung des Bundes](https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivieren/aktenfuehrung/handbuch.html). **Fazit:** Heftklammern sollten bei der Archivierung von Dokumenten im BASPO und generell in der Bundesverwaltung vermieden werden. Dokumente sollten lose und in geeigneten Archivbehältnissen aufbewahrt werden. Weitere Informationen: - [BASPO – Bundesamt für Sport](https://www.baspo.admin.ch) - [Schweizerisches Bundesarchiv – Aktenführung](https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivieren/aktenfuehrung.html)

Accepted Answer

Das Bundesamt für Sport (BASPO) in der Schweiz unterliegt beim Scannen und Vernichten von Dokumenten den allgemeinen Vorgaben des Schweizerischen Bundesarchivs (BAR) sowie den internen Weisungen... [mehr]

Accepted Answer

Das Bundesamt für Sport (BASPO) in der Schweiz unterliegt beim Scannen und Vernichten von Dokumenten den allgemeinen Vorgaben des Schweizerischen Bundesarchivs (BAR) sowie den internen Weisungen zur Aktenführung und Archivierung. Die wichtigsten Regeln sind: 1. **Prüfung der Archivwürdigkeit:** Vor dem Vernichten von Papierdokumenten muss geprüft werden, ob diese archivwürdig sind. Archivwürdige Unterlagen müssen dem Bundesarchiv angeboten werden. 2. **Digitalisierung:** Beim Scannen von Dokumenten ist sicherzustellen, dass die digitalen Kopien vollständig, lesbar und unverändert sind. Es gelten die Anforderungen an die digitale Aktenführung (z.B. PDF/A-Format, Metadaten, Nachvollziehbarkeit). 3. **Qualitätskontrolle:** Nach dem Scannen muss eine Qualitätskontrolle erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig digitalisiert wurden. 4. **Dokumentation:** Der Prozess des Scannens und Vernichtens muss dokumentiert werden (z.B. Protokollierung, Nachweis der Vernichtung). 5. **Vernichtung:** Erst nach erfolgreicher Digitalisierung und Freigabe dürfen die Papieroriginale vernichtet werden – sofern sie nicht archivwürdig sind. Die Vernichtung muss datenschutzkonform und nachvollziehbar erfolgen (z.B. durch Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 oder höher). 6. **Datenschutz:** Es sind die Vorgaben des Datenschutzgesetzes (DSG) einzuhalten, insbesondere beim Umgang mit Personendaten. 7. **Interne Weisungen:** BASPO hat in der Regel eigene interne Weisungen, die auf den Vorgaben des Bundes basieren. Diese regeln Details wie Verantwortlichkeiten, Abläufe und Aufbewahrungsfristen. **Weitere Informationen:** - [Schweizerisches Bundesarchiv: Digitalisierung und Vernichtung von Unterlagen](https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivieren/unterlagen-digitalisieren.html) - [Bundesgesetz über die Archivierung (ArchivG)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1999/418/de) Für spezifische interne Regelungen empfiehlt sich die Rücksprache mit der Dokumentenverwaltung oder dem Archivverantwortlichen des BASPO.