4 Fragen zu Heftklammern

Heftklammern gibt es in verschiedenen Größen, die sich nach ihrem Verwendungszweck und dem jeweiligen Heftgerät richten. Die wichtigsten Maße sind: **1. Standard-Heftklammern (Büroklammern):** - **Typ 24/6:** - Breite: 12,8 mm - Schenkellänge: 6 mm - Drahtstärke: ca. 0,5 mm - **Typ 26/6:** - Breite: 12,8 mm - Schenkellänge: 6 mm - Drahtstärke: ca. 0,4 mm **2. Weitere gängige Größen:** - **24/8:** Schenkellänge 8 mm (für dickere Papierstapel) - **23/8, 23/10, 23/13, 23/15:** Für größere Heftgeräte, Schenkellängen von 8 bis 15 mm **Erklärung der Bezeichnung:** Die erste Zahl steht für die Drahtstärke (z. B. 24 oder 26), die zweite für die Schenkellänge in Millimetern (z. B. 6 oder 8). **Sonderformen:** Es gibt auch spezielle Heftklammern für Tacker, Baugeräte oder spezielle Anwendungen, die abweichende Maße haben. **Fazit:** Die Maße von Heftklammern variieren je nach Typ und Verwendungszweck. Die gängigsten Büroklammern sind 24/6 und 26/6 mit einer Breite von ca. 12,8 mm und einer Schenkellänge von 6 mm. Weitere Informationen findest du z. B. bei [Leitz](https://www.leitz.com/de-de/produkte/heftklammern/) oder [Rapid](https://www.rapid.com/de-de/produkte/heftklammern/).

Ob Dokumente mit Heftklammern versehen werden dürfen, hängt vom jeweiligen Kontext und den Vorgaben der empfangenden Stelle ab. In vielen Fällen, insbesondere bei offiziellen Einreichungen (z. B. bei Behörden, Gerichten oder Prüfungsämtern), ist das Verwenden von Heftklammern nicht erlaubt, da dies die maschinelle Verarbeitung oder das Scannen erschweren kann. In solchen Fällen kann eine Beanstandung erfolgen, und die Unterlagen müssen eventuell neu eingereicht werden. Typische Gründe für eine Beanstandung: - **Maschinelle Verarbeitung:** Heftklammern können Scanner oder Aktenvernichter beschädigen. - **Archivierung:** Lose Blätter lassen sich leichter ablegen und weiterverarbeiten. - **Vorgaben:** Viele Institutionen schreiben ausdrücklich vor, dass Unterlagen nicht geheftet, geklammert oder gebunden sein dürfen. **Empfehlung:** Vor dem Einreichen von Dokumenten immer die jeweiligen Vorgaben prüfen (z. B. auf der Website der Behörde oder Institution). Werden Heftklammern ausdrücklich untersagt, kann dies tatsächlich zu einer Beanstandung führen. Beispiel: Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) schreibt beispielsweise vor, dass Unterlagen nicht geklammert oder gebunden sein dürfen: https://www.bamf.de/DE/Themen/AsylFluechtlingsschutz/AntragStellen/Unterlagen/unterlagen-node.html **Fazit:** Ja, es kann zu einer Beanstandung kommen, wenn Dokumente mit Heftklammern versehen sind und dies laut Vorgaben nicht erlaubt ist.

Die Archivierung von Dokumenten mit Heftklammern ist in vielen Organisationen und nach verschiedenen Archivierungsstandards nicht zulässig oder zumindest nicht empfohlen. Der Grund dafür ist, dass Metallteile wie Heftklammern im Laufe der Zeit rosten und das Papier beschädigen können. Außerdem erschweren sie das spätere Scannen, Kopieren oder Nachbearbeiten der Dokumente. In der Praxis verlangen viele Unternehmen und Behörden, dass Dokumente vor der Archivierung von Heftklammern, Büroklammern oder anderen Metallteilen befreit werden. Stattdessen werden die Unterlagen lose, in Mappen oder mit speziellen archivgerechten Materialien (z. B. Kunststoffklammern oder Faltenstreifen) abgelegt. Falls du dich auf eine konkrete Beanstandung beziehst, etwa im Rahmen einer Prüfung oder eines Audits, ist die Beanstandung in der Regel berechtigt, wenn die Archivierungsrichtlinien oder gesetzlichen Vorgaben (z. B. GoBD, DIN 67700, ISO 16245) dies untersagen. Empfehlung: Vor der Archivierung sollten alle Metallteile entfernt und die Dokumente entsprechend den geltenden Vorgaben abgelegt werden. Weitere Informationen findest du beispielsweise beim [Bundesarchiv](https://www.bundesarchiv.de/) oder in den jeweiligen Archivierungsvorschriften deines Unternehmens.

Das Bundesamt für Sport (BASPO) in der Schweiz gibt spezifische Vorschriften zur Archivierung von Dokumenten heraus, insbesondere im Rahmen der Verwaltung und Dokumentenlenkung. Eine explizite Regelung zur Verwendung von Heftklammern bei der Archivierung ist in den öffentlich zugänglichen BASPO-Richtlinien nicht detailliert aufgeführt. Allgemein gilt in der Schweizer Bundesverwaltung (und damit auch beim BASPO) die Empfehlung, Dokumente für die Langzeitarchivierung **nicht** mit Heftklammern, Büroklammern, Gummibändern oder Plastikhüllen zu versehen. Metallische Heftklammern können im Laufe der Zeit rosten und die Dokumente beschädigen. Stattdessen wird empfohlen, Dokumente lose, in säurefreien Mappen oder Umschlägen aufzubewahren. Für verbindliche und aktuelle Informationen empfiehlt sich ein Blick in die offiziellen Richtlinien des BASPO oder der Schweizerischen Bundesverwaltung zur Aktenführung und Archivierung, z.B. im [Handbuch zur Aktenführung des Bundes](https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivieren/aktenfuehrung/handbuch.html). **Fazit:** Heftklammern sollten bei der Archivierung von Dokumenten im BASPO und generell in der Bundesverwaltung vermieden werden. Dokumente sollten lose und in geeigneten Archivbehältnissen aufbewahrt werden. Weitere Informationen: - [BASPO – Bundesamt für Sport](https://www.baspo.admin.ch) - [Schweizerisches Bundesarchiv – Aktenführung](https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivieren/aktenfuehrung.html)