Dürfen Dokumente mit Heftklammern archiviert werden?

Question

Dürfen Dokumente mit Heftklammern archiviert werden?

Antwort

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Gibt es eine Beanstandung, wenn Dokumente mit Heftklammern versehen sind?

Wie nennt man kleine Klammern mit zwei Bügeln, um Dokumente zusammenzuheften?

Welche Maße haben Heftklammern?

Arbeitsschritte Posteingang

Welche Nachteile hat die liegende Registratur?

Accepted Answer

Die Archivierung von Dokumenten mit Heftklammern ist in vielen Organisationen und nach verschiedenen Archivierungsstandards nicht zulässig oder zumindest nicht empfohlen. Der Grund dafür ist, dass Metallteile wie Heftklammern im Laufe der Zeit rosten und das Papier beschädigen können. Außerdem erschweren sie das spätere Scannen, Kopieren oder Nachbearbeiten der Dokumente. In der Praxis verlangen viele Unternehmen und Behörden, dass Dokumente vor der Archivierung von Heftklammern, Büroklammern oder anderen Metallteilen befreit werden. Stattdessen werden die Unterlagen lose, in Mappen oder mit speziellen archivgerechten Materialien (z. B. Kunststoffklammern oder Faltenstreifen) abgelegt. Falls du dich auf eine konkrete Beanstandung beziehst, etwa im Rahmen einer Prüfung oder eines Audits, ist die Beanstandung in der Regel berechtigt, wenn die Archivierungsrichtlinien oder gesetzlichen Vorgaben (z. B. GoBD, DIN 67700, ISO 16245) dies untersagen. Empfehlung: Vor der Archivierung sollten alle Metallteile entfernt und die Dokumente entsprechend den geltenden Vorgaben abgelegt werden. Weitere Informationen findest du beispielsweise beim [Bundesarchiv](https://www.bundesarchiv.de/) oder in den jeweiligen Archivierungsvorschriften deines Unternehmens.

Accepted Answer

Ob Dokumente mit Heftklammern versehen werden dürfen, hängt vom jeweiligen Kontext und den Vorgaben der empfangenden Stelle ab. In vielen Fällen, insbesondere bei offiziellen Einreichun... [mehr]

Accepted Answer

Ob Dokumente mit Heftklammern versehen werden dürfen, hängt vom jeweiligen Kontext und den Vorgaben der empfangenden Stelle ab. In vielen Fällen, insbesondere bei offiziellen Einreichungen (z. B. bei Behörden, Gerichten oder Prüfungsämtern), ist das Verwenden von Heftklammern nicht erlaubt, da dies die maschinelle Verarbeitung oder das Scannen erschweren kann. In solchen Fällen kann eine Beanstandung erfolgen, und die Unterlagen müssen eventuell neu eingereicht werden. Typische Gründe für eine Beanstandung: - **Maschinelle Verarbeitung:** Heftklammern können Scanner oder Aktenvernichter beschädigen. - **Archivierung:** Lose Blätter lassen sich leichter ablegen und weiterverarbeiten. - **Vorgaben:** Viele Institutionen schreiben ausdrücklich vor, dass Unterlagen nicht geheftet, geklammert oder gebunden sein dürfen. **Empfehlung:** Vor dem Einreichen von Dokumenten immer die jeweiligen Vorgaben prüfen (z. B. auf der Website der Behörde oder Institution). Werden Heftklammern ausdrücklich untersagt, kann dies tatsächlich zu einer Beanstandung führen. Beispiel: Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) schreibt beispielsweise vor, dass Unterlagen nicht geklammert oder gebunden sein dürfen: https://www.bamf.de/DE/Themen/AsylFluechtlingsschutz/AntragStellen/Unterlagen/unterlagen-node.html **Fazit:** Ja, es kann zu einer Beanstandung kommen, wenn Dokumente mit Heftklammern versehen sind und dies laut Vorgaben nicht erlaubt ist.

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Diese Klammern nennt man **Foldback-Klammern** oder auch **Büroklammern mit Bügel**. Im Englischen sind sie als **Binder Clips** bekannt. Sie bestehen aus einem gefalteten Metallstück m... [mehr]

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Diese Klammern nennt man **Foldback-Klammern** oder auch **Büroklammern mit Bügel**. Im Englischen sind sie als **Binder Clips** bekannt. Sie bestehen aus einem gefalteten Metallstück mit zwei beweglichen Bügeln, mit denen sich Dokumente einfach zusammenhalten und wieder lösen lassen.

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Heftklammern gibt es in verschiedenen Größen, die sich nach ihrem Verwendungszweck und dem jeweiligen Heftgerät richten. Die wichtigsten Maße sind: **1. Standard-Heftklammern (B... [mehr]

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Heftklammern gibt es in verschiedenen Größen, die sich nach ihrem Verwendungszweck und dem jeweiligen Heftgerät richten. Die wichtigsten Maße sind: **1. Standard-Heftklammern (Büroklammern):** - **Typ 24/6:** - Breite: 12,8 mm - Schenkellänge: 6 mm - Drahtstärke: ca. 0,5 mm - **Typ 26/6:** - Breite: 12,8 mm - Schenkellänge: 6 mm - Drahtstärke: ca. 0,4 mm **2. Weitere gängige Größen:** - **24/8:** Schenkellänge 8 mm (für dickere Papierstapel) - **23/8, 23/10, 23/13, 23/15:** Für größere Heftgeräte, Schenkellängen von 8 bis 15 mm **Erklärung der Bezeichnung:** Die erste Zahl steht für die Drahtstärke (z. B. 24 oder 26), die zweite für die Schenkellänge in Millimetern (z. B. 6 oder 8). **Sonderformen:** Es gibt auch spezielle Heftklammern für Tacker, Baugeräte oder spezielle Anwendungen, die abweichende Maße haben. **Fazit:** Die Maße von Heftklammern variieren je nach Typ und Verwendungszweck. Die gängigsten Büroklammern sind 24/6 und 26/6 mit einer Breite von ca. 12,8 mm und einer Schenkellänge von 6 mm. Weitere Informationen findest du z. B. bei [Leitz](https://www.leitz.com/de-de/produkte/heftklammern/) oder [Rapid](https://www.rapid.com/de-de/produkte/heftklammern/).

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Die Arbeitsschritte des Posteingangs können in mehreren Phasen unterteilt werden: 1. **Postannahme**: Die eingehende Post wird entgegengenommen, sei es in physischer Form oder digital. 2. **&Ou... [mehr]

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Die Arbeitsschritte des Posteingangs können in mehreren Phasen unterteilt werden: 1. **Postannahme**: Die eingehende Post wird entgegengenommen, sei es in physischer Form oder digital. 2. **Öffnen und Sichtung**: Physische Briefe werden geöffnet, und digitale Post wird aufgerufen. Dabei wird der Inhalt kurz gesichtet. 3. **Kategorisierung**: Die Post wird nach Dringlichkeit, Abteilung oder Thema kategorisiert. 4. **Registrierung**: Wichtige Dokumente werden in ein Posteingangsbuch oder ein digitales System eingetragen, um den Überblick zu behalten. 5. **Verteilung**: Die Post wird an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet. 6. **Bearbeitung**: Die Empfänger bearbeiten die Post entsprechend den internen Prozessen. 7. **Archivierung**: Wichtige Dokumente werden archiviert, entweder physisch oder digital, für zukünftige Referenz. 8. **Nachverfolgung**: Bei Bedarf erfolgt eine Nachverfolgung von Antworten oder Aktionen, die aus der Post resultieren. Diese Schritte können je nach Unternehmen und spezifischen Anforderungen variieren.

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Die liegende Registratur, bei der Dokumente horizontal in Schubladen oder Fächern abgelegt werden, hat einige Nachteile: 1. **Platzbedarf**: Liegende Registraturen benötigen oft mehr Platz... [mehr]

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Die liegende Registratur, bei der Dokumente horizontal in Schubladen oder Fächern abgelegt werden, hat einige Nachteile: 1. **Platzbedarf**: Liegende Registraturen benötigen oft mehr Platz als stehende Registraturen, da die Dokumente flach ausgebreitet werden müssen. 2. **Zugänglichkeit**: Es kann schwieriger sein, auf bestimmte Dokumente zuzugreifen, insbesondere wenn sie sich am unteren Ende eines Stapels befinden. 3. **Überblick**: Es ist schwieriger, einen schnellen Überblick über den gesamten Inhalt der Registratur zu bekommen, da die Dokumente übereinander gestapelt sind. 4. **Ordnung**: Die Gefahr besteht, dass die Dokumente durcheinander geraten, wenn sie nicht sorgfältig zurückgelegt werden. 5. **Ergonomie**: Das ständige Bücken und Heben von Dokumenten kann auf Dauer körperlich belastend sein. 6. **Kapazität**: Liegende Registraturen haben oft eine geringere Kapazität im Vergleich zu stehenden Systemen, da der verfügbare Platz weniger effizient genutzt wird. Diese Nachteile sollten bei der Entscheidung für ein Registratursystem berücksichtigt werden.