Dürfen Dokumente mit Heftklammern archiviert werden?

Die Archivierung von Dokumenten mit Heftklammern ist in vielen Organisationen und nach verschiedenen Archivierungsstandards nicht zulässig oder zumindest nicht empfohlen. Der Grund dafür ist, dass Metallteile wie Heftklammern im Laufe der Zeit rosten und das Papier beschädigen können. Außerdem erschweren sie das spätere Scannen, Kopieren oder Nachbearbeiten der Dokumente. In der Praxis verlangen viele Unternehmen und Behörden, dass Dokumente vor der Archivierung von Heftklammern, Büroklammern oder anderen Metallteilen befreit werden. Stattdessen werden die Unterlagen lose, in Mappen oder mit speziellen archivgerechten Materialien (z. B. Kunststoffklammern oder Faltenstreifen) abgelegt. Falls du dich auf eine konkrete Beanstandung beziehst, etwa im Rahmen einer Prüfung oder eines Audits, ist die Beanstandung in der Regel berechtigt, wenn die Archivierungsrichtlinien oder gesetzlichen Vorgaben (z. B. GoBD, DIN 67700, ISO 16245) dies untersagen. Empfehlung: Vor der Archivierung sollten alle Metallteile entfernt und die Dokumente entsprechend den geltenden Vorgaben abgelegt werden. Weitere Informationen findest du beispielsweise beim [Bundesarchiv](https://www.bundesarchiv.de/) oder in den jeweiligen Archivierungsvorschriften deines Unternehmens.