Welche Regeln gelten beim Scannen und Vernichten von Dokumenten beim BASPO?

Das Bundesamt für Sport (BASPO) in der Schweiz unterliegt beim Scannen und Vernichten von Dokumenten den allgemeinen Vorgaben des Schweizerischen Bundesarchivs (BAR) sowie den internen Weisungen zur Aktenführung und Archivierung. Die wichtigsten Regeln sind:

1. **Prüfung der Archivwürdigkeit:** Vor dem Vernichten von Papierdokumenten muss geprüft werden, ob diese archivwürdig sind. Archivwürdige Unterlagen müssen dem Bundesarchiv angeboten werden.

2. **Digitalisierung:** Beim Scannen von Dokumenten ist sicherzustellen, dass die digitalen Kopien vollständig, lesbar und unverändert sind. Es gelten die Anforderungen an die digitale Aktenführung (z.B. PDF/A-Format, Metadaten, Nachvollziehbarkeit).

3. **Qualitätskontrolle:** Nach dem Scannen muss eine Qualitätskontrolle erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig digitalisiert wurden.

4. **Dokumentation:** Der Prozess des Scannens und Vernichtens muss dokumentiert werden (z.B. Protokollierung, Nachweis der Vernichtung).

5. **Vernichtung:** Erst nach erfolgreicher Digitalisierung und Freigabe dürfen die Papieroriginale vernichtet werden – sofern sie nicht archivwürdig sind. Die Vernichtung muss datenschutzkonform und nachvollziehbar erfolgen (z.B. durch Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 oder höher).

6. **Datenschutz:** Es sind die Vorgaben des Datenschutzgesetzes (DSG) einzuhalten, insbesondere beim Umgang mit Personendaten.

7. **Interne Weisungen:** BASPO hat in der Regel eigene interne Weisungen, die auf den Vorgaben des Bundes basieren. Diese regeln Details wie Verantwortlichkeiten, Abläufe und Aufbewahrungsfristen.

**Weitere Informationen:**
- [Schweizerisches Bundesarchiv: Digitalisierung und Vernichtung von Unterlagen](https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivieren/unterlagen-digitalisieren.html)
- [Bundesgesetz über die Archivierung (ArchivG)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/1999/418/de)

Für spezifische interne Regelungen empfiehlt sich die Rücksprache mit der Dokumentenverwaltung oder dem Archivverantwortlichen des BASPO.