Was muss ich als Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung beachten, wenn der Mitarbeiter das Firmenfahrzeug per Fahrtenbuch nutzt?

Wenn ein Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug nutzt und die private Nutzung über ein Fahrtenbuch abgerechnet wird, musst du als Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung Folgendes beachten:

1. **Fahrtenbuchmethode anwenden:**
Die private Nutzung des Firmenwagens wird anhand der tatsächlich gefahrenen Privatkilometer ermittelt. Dafür muss der Mitarbeiter ein ordnungsgemäßes, lückenloses Fahrtenbuch führen.

2. **Ermittlung des geldwerten Vorteils:**
Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung wird auf Basis der tatsächlichen Kosten und der privat gefahrenen Kilometer berechnet. Die Formel lautet:
(Gesamtkosten des Fahrzeugs x Privatkilometer) / Gesamtkilometer.

3. **Gesamtkosten berechnen:**
Zu den Gesamtkosten zählen:
- Abschreibung (AfA)
- Leasingraten
- Kraftstoff
- Reparaturen, Wartung
- Versicherung
- Kfz-Steuer
- sonstige laufende Kosten

4. **Dokumentationspflicht:**
Das Fahrtenbuch muss zeitnah, vollständig und manipulationssicher geführt werden. Es muss auf Verlangen dem Finanzamt vorgelegt werden können.

5. **Lohnabrechnung:**
Der ermittelte geldwerte Vorteil wird als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen in der Lohnabrechnung berücksichtigt.

6. **Versteuerung:**
Der geldwerte Vorteil wird dem Bruttolohn hinzugerechnet und unterliegt der Lohnsteuer sowie den Sozialversicherungsbeiträgen.

7. **Prüfung durch das Finanzamt:**
Das Finanzamt prüft die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs. Fehlerhafte oder unvollständige Fahrtenbücher können dazu führen, dass die 1%-Regelung angewendet wird.

**Wichtige Hinweise:**
- Das Fahrtenbuch muss handschriftlich oder mit einer zertifizierten elektronischen Lösung geführt werden.
- Jede Fahrt ist mit Datum, Kilometerstand, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchten Geschäftspartnern zu dokumentieren.

Weitere Informationen findest du z.B. beim [Bundesfinanzministerium](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Weitere_Steuerthemen/Arbeitnehmer/Firmenwagen.html).

**Fazit:**
Als Arbeitgeber musst du sicherstellen, dass das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird und die korrekten Werte in die Lohnabrechnung einfließen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.