Wer sollte die Verpflichtungserklärung unterzeichnen: Unternehmen oder Mitarbeiter?

**Die Verpflichtungserklärung sollte in der Regel der einzelne Mitarbeiter unterschreiben, nicht das Unternehmen.** Entscheidend ist: Vertraulichkeit und Datenschutzpflichten treffen die Personen, die tatsächlich Zugriff auf die Daten haben; das Unternehmen organisiert und dokumentiert diese Verpflichtung. ([bfdi.bund.de](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Muster/Muster_Verpflichtung_Datengeheimnis.html)) ## Warum das so ist Bei einer datenschutzrechtlichen Verpflichtung geht es typischerweise darum, Beschäftigte auf Vertraulichkeit zu verpflichten. Genau darauf zielt auch das Muster der BfDI zu § 53 BDSG ab: Es ist ausdrücklich ein „Muster zur Verpflichtung der Beschäftigten“. Das spricht klar dafür, dass die Erklärung von den betroffenen Mitarbeitern abgegeben und unterschrieben wird. ([bfdi.bund.de](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Muster/Muster_Verpflichtung_Datengeheimnis.html)) Das Unternehmen bleibt trotzdem verantwortlich. Es muss festlegen, wer Zugang zu personenbezogenen Daten hat, die Mitarbeiter belehren und die Verpflichtung nachweisbar dokumentieren. Die Unterschrift des Unternehmens ersetzt aber nicht die persönliche Verpflichtung des Mitarbeiters. ([datenschutz.hessen.de](https://datenschutz.hessen.de/datenschutz/handel-gewerbe-und-industrie/datenverarbeitung-in-kleinen-und-mittelstaendische-unternehmen)) ## Praktische Folge Wenn du ein Formular hast, auf dem nur die Firma unterschreibt, ist das für eine Mitarbeiter-Verpflichtung meist unzureichend. Richtig ist normalerweise: - **Mitarbeiter unterschreibt** die Verpflichtungserklärung - **Arbeitgeber/Vorgesetzter** bestätigt oft zusätzlich Belehrung, Aushändigung oder Kenntnisnahme - **Unternehmen** archiviert das Dokument als Nachweis ([bfdi.bund.de](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Muster/Muster_Verpflichtung_Datengeheimnis.html)) ## Wichtiger Unterschied Anders ist es nur, wenn die „Verpflichtungserklärung“ gar keine Mitarbeiter-Verpflichtung ist, sondern eine Erklärung des Unternehmens selbst gegenüber einer Behörde, einem Auftraggeber oder Vertragspartner. Dann unterschreibt natürlich die vertretungsberechtigte Person des Unternehmens. Der Begriff „Verpflichtungserklärung“ ist also nicht eindeutig; im Datenschutz-Kontext mit Beschäftigten ist fast immer die **Unterschrift des einzelnen Mitarbeiters** gemeint. ([bfdi.bund.de](https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Arbeitshilfen/Vorlage-Verpflichtungserklaerung-Postdienstleister.html))