Wie teile ich den Kollegen mit, dass ich den Besprechungsraum stets eingedeckt halte?

Du könntest eine kurze E-Mail oder Nachricht an deine Kollegen senden. Formuliere es beispielsweise so:

"Hallo zusammen, ich möchte euch informieren, dass ich den Besprechungsraum immer vorsorglich eingedeckt halte. Falls ihr ihn benötigt, ist er bereit für die Nutzung. Bei Fragen oder speziellen Wünschen könnt ihr euch gerne an mich wenden."

So teilst du deine Information klar und freundlich mit.