3 Fragen zu Fremddienstleistungen

Die Ziele für die Beschaffung von Fremddienstleistungen im Facilitymanagement sind vielfältig und hängen von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Zu den wichtigsten Zielen zählen: 1. **Kosteneffizienz**: Reduzierung der Betriebskosten durch Auslagerung an spezialisierte Dienstleister, die oft günstiger und effizienter arbeiten können. 2. **Qualitätssteigerung**: Verbesserung der Servicequalität durch den Einsatz von Experten und professionellen Anbietern mit spezialisiertem Know-how. 3. **Konzentration auf Kernkompetenzen**: Entlastung des eigenen Personals, sodass sich das Unternehmen auf seine Hauptaufgaben konzentrieren kann. 4. **Flexibilität und Skalierbarkeit**: Möglichkeit, Dienstleistungen je nach Bedarf flexibel zu- oder abzubestellen, z.B. bei saisonalen Schwankungen. 5. **Risikominimierung**: Übertragung von Risiken (z.B. Haftung, Personalengpässe) auf den Dienstleister. 6. **Innovationszugang**: Nutzung neuer Technologien und innovativer Lösungen, die externe Dienstleister anbieten können. 7. **Rechtssicherheit und Compliance**: Sicherstellung, dass gesetzliche und normative Anforderungen eingehalten werden, da professionelle Dienstleister meist über aktuelles Fachwissen verfügen. Diese Ziele helfen Unternehmen, ihre Facilitymanagement-Prozesse effizienter, wirtschaftlicher und qualitativ hochwertiger zu gestalten.

Für die Beschaffung von Fremddienstleistungen im infrastrukturellen Facility Management sind typischerweise folgende Arbeitsschritte notwendig: 1. **Bedarfsanalyse und Leistungsdefinition** Ermittlung des genauen Bedarfs und Festlegung der zu erbringenden Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Sicherheitsdienste, Grünpflege). Erstellung eines detaillierten Leistungsverzeichnisses. 2. **Marktrecherche und Anbieterauswahl** Identifikation potenzieller Dienstleister durch Marktrecherche, Einholung von Informationen und ggf. Durchführung von Präqualifikationen. 3. **Ausschreibung und Angebotsanforderung** Erstellung und Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen (öffentlich oder beschränkt). Aufforderung zur Angebotsabgabe an ausgewählte Dienstleister. 4. **Angebotsauswertung und Verhandlung** Prüfung und Bewertung der eingegangenen Angebote nach festgelegten Kriterien (Preis, Qualität, Referenzen, Nachhaltigkeit etc.). Durchführung von Bietergesprächen und Verhandlungen. 5. **Vergabeentscheidung und Vertragsabschluss** Auswahl des geeignetsten Anbieters, Dokumentation der Vergabeentscheidung und Abschluss eines Dienstleistungsvertrags unter Berücksichtigung aller rechtlichen und qualitativen Anforderungen. 6. **Implementierung und Leistungsüberwachung** Einführung des Dienstleisters in das Objekt, Abstimmung der Prozesse und Schnittstellen. Kontinuierliche Überwachung und Steuerung der Dienstleistungserbringung (z. B. durch regelmäßige Qualitätskontrollen und Feedbackgespräche). 7. **Dokumentation und Nachbereitung** Dokumentation aller relevanten Schritte und Ergebnisse. Nachbereitung zur Identifikation von Optimierungspotenzialen für zukünftige Beschaffungen. Diese Schritte können je nach Unternehmensgröße, Vergaberecht (z. B. bei öffentlichen Auftraggebern) und Komplexität der Dienstleistung variieren.

Prozessmessgrößen im Einkauf von Fremddienstleistungen sind Kennzahlen, mit denen die Effizienz, Qualität und Wirtschaftlichkeit des Einkaufsprozesses bewertet werden können. Typische Prozessmessgrößen sind: 1. **Durchlaufzeit des Beschaffungsprozesses** Zeitspanne von der Bedarfsmeldung bis zum Abschluss des Einkaufs (z. B. Bestellung oder Vertragsabschluss). 2. **Anzahl der Lieferantenwechsel** Wie häufig werden Dienstleister gewechselt? Ein hoher Wert kann auf Qualitätsprobleme oder mangelnde Zufriedenheit hindeuten. 3. **Termintreue der Dienstleister** Anteil der Dienstleistungen, die zum vereinbarten Termin erbracht wurden. 4. **Reklamationsquote** Anteil der Fremddienstleistungen, bei denen es zu Beanstandungen kommt. 5. **Kosten pro Beschaffungsvorgang** Interne Prozesskosten für die Abwicklung eines Einkaufs (z. B. Personalkosten, Systemkosten). 6. **Einsparungen durch Verhandlungen** Differenz zwischen ursprünglichem Angebot und verhandeltem Preis. 7. **Lieferantenbewertung/-zufriedenheit** Bewertung der Dienstleister nach festgelegten Kriterien (z. B. Qualität, Flexibilität, Kommunikation). 8. **Compliance-Quote** Anteil der Beschaffungen, die den internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. 9. **Anteil Rahmenverträge vs. Einzelbeauftragungen** Wie viele Dienstleistungen werden über Rahmenverträge vs. Einzelaufträge bezogen? Diese Messgrößen helfen, den Einkaufsprozess zu steuern, Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierlich zu verbessern.