Wie gehst du vor, wenn Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren sind, aber Anzeigen oder Rechtsstreitigkeiten drohen oder laufen?

Wenn zwar „nur“ 6 Jahre Aufbewahrungspflicht gelten, aber Anzeigen, Ermittlungen oder Rechtsstreitigkeiten (auch nur drohend) im Raum stehen, gilt praktisch: **nicht nach Fristablauf vernichten**, sondern **bis zur endgültigen Klärung aufbewahren**. - **Vorrang der Beweissicherung:** Sobald ein Verfahren anhängig ist oder ernsthaft zu erwarten ist, können Unterlagen als Beweismittel relevant werden. Eine Vernichtung kann prozessual nachteilig sein (z.B. Beweisvereitelung/negative Beweiswürdigung) und je nach Konstellation auch straf- oder bußgeldrechtliche Risiken auslösen. - **„Legal Hold“/Sperrvermerk einrichten:** Betroffene Akten/Dateien identifizieren, Vernichtung (auch automatische Löschläufe, E‑Mail-Archivregeln, Backup-Rotation soweit möglich) für diese Daten **aussetzen**, Änderungen protokollieren, Zugriffe beschränken. - **Umfang eher weit ziehen:** Nicht nur die „Hauptakte“, sondern auch zugehörige Kommunikation (E‑Mails, Messenger soweit geschäftlich, Anhänge), Buchungs-/Vertragsbelege, Leistungsnachweise, Protokolle, Versionen/Metadaten, relevante Kalender-/Ticket-Systeme. - **Aufbewahrungsdauer:** **Bis zur rechtskräftigen/abschließenden Erledigung** (z.B. Abschluss Ermittlungsverfahren, Vergleich, rechtskräftiges Urteil, Ende Vollstreckung/Abwicklung) **plus** eine angemessene Nachlaufzeit für Folgeansprüche/Prüfungen. In der Praxis wird häufig mindestens die **längere** der in Betracht kommenden Fristen gewählt (z.B. 6 vs. 10 Jahre; zivilrechtliche Verjährung kann je nach Anspruch länger laufen). - **Dokumentieren:** Festhalten, warum gesperrt wurde, welche Unterlagen umfasst sind, ab wann die Sperre gilt, wer verantwortlich ist, und wann sie aufgehoben werden darf. - **Datenschutz nicht vergessen:** Aufbewahren ist zulässig, wenn es zur Rechtsverfolgung/-verteidigung erforderlich ist; gleichzeitig gilt Datenminimierung: nur das Nötige, sicher verwahren, Zugriffe begrenzen. Das ist allgemeine Information (keine Rechtsberatung). In konkreten Fällen ist eine anwaltliche Prüfung sinnvoll, weil die maßgeblichen Fristen und Risiken stark vom Sachverhalt (Steuer, Arbeitsrecht, Strafrecht, Zivilprozess etc.) abhängen.