Eine förmliche und respektvolle Art, dies auszudrücken, könnte wie folgt lauten: "Sehr geehrte/r [Name], nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Anfrage müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir derzeit nicht in der Lage sind, die gewünschten Dokumente auszuhändigen. Wir bitten um Ihr Verständnis und stehen Ihnen für weitere Fragen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name]" Diese Formulierung vermeidet direkte Konfrontation und bleibt professionell.