Was ist revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung bezeichnet die Aufbewahrung von digitalen oder analogen Dokumenten in einer Form, die sicherstellt, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Ziel ist es, rechtliche und steuerliche Anforderungen – insbesondere aus der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – zu erfüllen.

Konkret bedeutet revisionssichere Archivierung:

- **Unveränderbarkeit:** Nachträgliche Änderungen an archivierten Dokumenten sind ausgeschlossen oder werden lückenlos protokolliert.
- **Vollständigkeit:** Alle relevanten Dokumente werden vollständig archiviert.
- **Nachvollziehbarkeit:** Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments (Erstellung, Bearbeitung, Archivierung, ggf. Löschung) ist dokumentiert und nachvollziehbar.
- **Verfügbarkeit:** Dokumente sind während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit auffindbar und lesbar.
- **Schutz vor Verlust:** Es bestehen Maßnahmen gegen Datenverlust, z.B. durch Backups.

Revisionssichere Archivierung ist vor allem für Unternehmen wichtig, um bei Betriebsprüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen die Integrität und Authentizität ihrer Unterlagen nachweisen zu können.