Welche spezifischen Dokumentenarten und -prozesse nutzt Ihre Abteilung aktuell und wie werden diese verwaltet?

Hier findest du ein allgemeines Template mit beispielhaften Fragen, die du pro Abteilung für eine IST-Aufnahme im Rahmen der Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) verwenden kannst. Die Fragen sind so gestaltet, dass sie auf verschiedene Abteilungen (z. B. Personal, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Produktion) anwendbar sind und dir helfen, die aktuellen Prozesse, Anforderungen und Herausforderungen zu erfassen.

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**Allgemeines Template für die IST-Aufnahme pro Abteilung (DMS-Einführung)**

**1. Allgemeine Informationen**
- Welche Arten von Dokumenten werden in Ihrer Abteilung bearbeitet (z. B. Verträge, Rechnungen, Berichte)?
- Wie viele Dokumente werden monatlich/jährlich erstellt, empfangen und bearbeitet?
- In welchen Formaten liegen die Dokumente vor (Papier, PDF, Word, E-Mail, etc.)?

**2. Dokumentenablage und -organisation**
- Wo und wie werden Dokumente aktuell abgelegt (Papierarchiv, Netzlaufwerk, E-Mail, lokale Festplatte)?
- Gibt es eine einheitliche Ablagestruktur oder Namenskonventionen?
- Wer hat Zugriff auf welche Dokumente? Gibt es Zugriffs- oder Freigaberegelungen?

**3. Dokumentenprozesse**
- Wie läuft die Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten ab?
- Welche Workflows gibt es für Dokumente (z. B. Freigabeprozesse, Prüfungen, Weiterleitungen)?
- Welche Abteilungen oder Personen sind in die Prozesse involviert?

**4. Zusammenarbeit und Kommunikation**
- Wie werden Dokumente intern und extern geteilt oder weitergeleitet?
- Gibt es Probleme bei der Zusammenarbeit oder beim Informationsaustausch?
- Werden Dokumente häufig mehrfach abgelegt oder gibt es Dubletten?

**5. Herausforderungen und Verbesserungspotenzial**
- Welche Schwierigkeiten gibt es aktuell im Umgang mit Dokumenten?
- Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial durch ein DMS?
- Gibt es gesetzliche oder unternehmensinterne Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung?

**6. Technische Anforderungen**
- Welche Systeme oder Software werden aktuell genutzt (z. B. ERP, CRM)?
- Gibt es Schnittstellen oder Integrationswünsche zum DMS?
- Gibt es spezielle Anforderungen an die IT-Sicherheit oder den Datenschutz?

**7. Sonstiges**
- Gibt es weitere Anmerkungen, Wünsche oder Bedenken bezüglich der Einführung eines DMS?

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**Hinweis:**
Passe die Fragen je nach Abteilung und Unternehmenssituation individuell an. Für spezifische Abteilungen können zusätzliche, branchenspezifische Fragen sinnvoll sein.

Weitere Informationen zu DMS findest du z. B. bei [d.velop](https://www.d-velop.de/dms/) oder [DocuWare](https://www.docuware.com/de/).

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Dieses Template kannst du als Grundlage für Interviews, Workshops oder Fragebögen zur IST-Aufnahme verwenden.