6 Fragen zu Spesen

Spesen sind Ausgaben, die im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit anfallen und vom Arbeitgeber erstattet werden. Dazu gehören beispielsweise Reisekosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und andere notwendige Ausgaben, die während einer Dienstreise oder eines geschäftlichen Termins entstehen. Spesen werden in der Regel durch Belege nachgewiesen und können steuerlich geltend gemacht werden.

Spesen werden in der Regel unter den Betriebsausgaben gebucht. Sie können spezifisch in verschiedene Kategorien unterteilt werden, je nach Art der Spesen, wie zum Beispiel Reisekosten, Bewirtungskosten oder sonstige Aufwendungen. Es ist wichtig, die entsprechenden Belege und Nachweise für die Buchung der Spesen aufzubewahren, um die steuerliche Absetzbarkeit zu gewährleisten.

Ob du 14 Euro oder 10 Euro Auslöse für deine Mitarbeiter bezahlen musst, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen ab. In vielen Fällen gibt es tarifliche Regelungen oder betriebliche Vereinbarungen, die die Höhe der Auslöse festlegen. Es ist wichtig, diese Regelungen zu prüfen und sicherzustellen, dass du die gesetzlichen Anforderungen erfüllst. Wenn es keine spezifischen Vorgaben gibt, kannst du möglicherweise auch einen niedrigeren Betrag zahlen, solltest jedoch sicherstellen, dass dies im Einklang mit den Erwartungen und Vereinbarungen steht.

Als Arbeitgeber musst du bei Spesen einige wichtige Punkte beachten: 1. **Rechtsgrundlage**: Stelle sicher, dass die Regelungen zu Spesen in den Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen klar definiert sind. 2. **Nachweis der Ausgaben**: Mitarbeiter sollten Belege für ihre Ausgaben einreichen, um die Erstattung zu legitimieren. Dies kann Quittungen, Rechnungen oder andere Nachweise umfassen. 3. **Angemessenheit der Ausgaben**: Die Spesen sollten angemessen und notwendig für die Ausübung der Arbeit sein. Überprüfe, ob die Ausgaben im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien stehen. 4. **Steuerliche Aspekte**: Informiere dich über die steuerlichen Regelungen für Spesen. In vielen Ländern gibt es Pauschalen oder Freibeträge, die berücksichtigt werden müssen. 5. **Fristen für die Einreichung**: Lege Fristen fest, innerhalb derer Mitarbeiter ihre Spesen einreichen müssen, um eine zügige Bearbeitung zu gewährleisten. 6. **Erstattung**: Kläre, wie und wann die Erstattung der Spesen erfolgt. Dies kann durch Überweisung oder in der Gehaltsabrechnung geschehen. 7. **Dokumentation**: Halte alle Spesenabrechnungen und Belege gut dokumentiert, um im Falle von Prüfungen oder Nachfragen durch Finanzbehörden gewappnet zu sein. Indem du diese Punkte beachtest, kannst du sicherstellen, dass die Handhabung von Spesen im Unternehmen reibungslos und rechtssicher verläuft.

In einer Baustellenauswertung werden Spesen und Übernachtungskosten als sogenannte „Baunebenkosten“ oder „Baustellengemeinkosten“ erfasst. Sie zählen zu den Kosten, die nicht direkt einem bestimmten Material oder einer bestimmten Arbeitsleistung zugeordnet werden können, sondern im Zusammenhang mit dem Einsatz von Personal auf der Baustelle entstehen. **So werden sie üblicherweise eingerechnet:** 1. **Erfassung der Kosten:** Spesen (z. B. Verpflegungsmehraufwand) und Übernachtungskosten werden anhand der eingereichten Belege oder Pauschalen der Mitarbeiter dokumentiert. 2. **Zuordnung zur Baustelle:** Die Kosten werden der jeweiligen Baustelle zugeordnet, auf der die Mitarbeiter tätig waren. Das geschieht meist über die Reisekostenabrechnung, in der die Baustellennummer oder das Projekt angegeben wird. 3. **Buchhalterische Erfassung:** In der Kostenrechnung werden diese Ausgaben auf entsprechende Konten (z. B. „Reisekosten“, „Übernachtungskosten“) gebucht und der Baustelle als Gemeinkosten zugeschlagen. 4. **Auswertung:** In der Baustellenauswertung erscheinen diese Kosten als Teil der Gesamtkosten der Baustelle. Sie werden entweder separat ausgewiesen oder als Teil der Gemeinkosten zusammengefasst. **Wichtig:** Die genaue Vorgehensweise kann je nach Unternehmen und verwendeter Software leicht variieren. In der Regel ist es aber wichtig, alle Belege sauber zu dokumentieren und die Kosten eindeutig der jeweiligen Baustelle zuzuordnen, um eine korrekte Nachkalkulation und Auswertung zu gewährleisten. **Weitere Informationen:** - [Baulexikon: Baustellengemeinkosten](https://www.baulexikon.de/baustellengemeinkosten/) - [Handwerksblatt: Reisekosten richtig abrechnen](https://www.handwerksblatt.de/themen-specials/finanzen-steuern/reisekosten-richtig-abrechnen) Falls du eine spezielle Software nutzt, lohnt sich ein Blick in deren Handbuch oder Supportbereich, da viele Programme eigene Felder und Auswertungsmöglichkeiten für diese Kostenarten bieten.

Reisekosten können in der Buchhaltung als Betriebsausgaben erfasst werden. Hier ist eine allgemeine Anleitung, wie das gemacht werden kann: 1. **Belege sammeln**: Alle Belege für Reisekosten wie Hotelrechnungen, Flugtickets, Bahntickets, Taxiquittungen, Verpflegungskosten und sonstige Ausgaben müssen gesammelt werden. 2. **Kategorisierung**: Die Reisekosten sollten in verschiedene Kategorien unterteilt werden, z.B.: - Fahrtkosten (z.B. Flug, Bahn, Taxi) - Übernachtungskosten (z.B. Hotel) - Verpflegungskosten (z.B. Mahlzeiten) - Sonstige Reisekosten (z.B. Parkgebühren, Eintrittsgelder) 3. **Kontenrahmen**: Im Kontenrahmen des Unternehmens gibt es spezifische Konten für Reisekosten. Diese können je nach Kontenrahmen unterschiedlich nummeriert sein, z.B.: - 6600 Reisekosten - 6601 Fahrtkosten - 6602 Übernachtungskosten - 6603 Verpflegungskosten 4. **Buchung**: Die Reisekosten werden auf die entsprechenden Konten gebucht. Ein Beispiel für eine Buchung könnte so aussehen: - Soll: 6600 Reisekosten (Gesamtsumme der Reisekosten) - Haben: 1200 Bank (wenn die Zahlung per Banküberweisung erfolgt ist) 5. **Vorsteuerabzug**: Wenn das Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann die Vorsteuer aus den Reisekosten ebenfalls gebucht werden. Hierfür müssen die Belege die gesetzlichen Anforderungen erfüllen (z.B. ausgewiesene Mehrwertsteuer). 6. **Reisekostenabrechnung**: Es ist sinnvoll, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, die alle Ausgaben detailliert auflistet und die entsprechenden Belege beifügt. Es ist ratsam, sich an die spezifischen Richtlinien und Kontenrahmen des eigenen Unternehmens zu halten und bei Unsicherheiten einen Steuerberater zu konsultieren.