Wird neben dem allgemeinen Datenschutzhinweis für Mitarbeiter ein separater Datenschutzhinweis für ein EMBO System benötigt?

Question

Wird neben dem allgemeinen Datenschutzhinweis für Mitarbeiter ein separater Datenschutzhinweis für ein EMBO System benötigt?

Antwort

Verwandte Fragen

Wie kann eine Firma feststellen, wo ein Mitarbeiter private Telefonnummern im Firmenkontext hinterlegt hat?

Wie kann man Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nutzerrolle bei Mitarbeitern umschreiben oder welcher Datenkategorie gehören diese an?

Accepted Answer

Ja, in der Regel wird zusätzlich zu einem allgemeinen Datenschutzhinweis für Mitarbeiter ein separater oder ergänzender Datenschutzhinweis für ein EMBO-System (Elektronisches Mitarbeiter-Beteiligungs- oder -Beurteilungs- oder -Bewerbermanagementsystem, je nach Kontext) benötigt. **Begründung:** Ein allgemeiner Datenschutzhinweis für Mitarbeiter informiert über die generelle Verarbeitung personenbezogener Daten im Arbeitsverhältnis. Ein EMBO-System verarbeitet jedoch häufig zusätzliche oder spezifische Daten (z.B. Leistungsdaten, Bewerbungsdaten, Beteiligungsdaten), die im allgemeinen Hinweis nicht oder nicht ausreichend abgedeckt sind. **Wichtige Punkte:** - Die DSGVO verlangt, dass betroffene Personen (hier: Mitarbeiter) über Art, Umfang, Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung informiert werden. - Werden im EMBO-System besondere Kategorien personenbezogener Daten oder zusätzliche Datenarten verarbeitet, muss dies transparent gemacht werden. - Auch über Empfänger, Speicherdauer und Rechte der Betroffenen muss informiert werden. **Fazit:** Ein separater oder ergänzender Datenschutzhinweis für das EMBO-System ist erforderlich, um die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO zu erfüllen. Weitere Informationen zur DSGVO findest du z.B. bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder beim [Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://www.bfdi.bund.de/).

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Eine Firma kann in der Regel nicht automatisch wissen, wo ein Mitarbeiter seine privaten Telefonnummern im Firmenkontext angegeben hat. Das liegt daran, dass die Weitergabe privater Kontaktdaten durch... [mehr]

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Eine Firma kann in der Regel nicht automatisch wissen, wo ein Mitarbeiter seine privaten Telefonnummern im Firmenkontext angegeben hat. Das liegt daran, dass die Weitergabe privater Kontaktdaten durch den Mitarbeiter selbst erfolgt und oft außerhalb der direkten Kontrolle oder Dokumentation des Unternehmens liegt. Typische Situationen, in denen private Nummern im Firmenkontext genutzt werden, sind zum Beispiel: - Eintragung der privaten Nummer in E-Mail-Signaturen - Angabe bei Geschäftspartnern oder Kunden für Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten - Nutzung privater Nummern für Zwei-Faktor-Authentifizierung bei Firmendiensten - Eintrag in interne Telefonlisten oder Kommunikationsplattformen Das Unternehmen kann dies nur wissen, wenn: 1. **Der Mitarbeiter die Nummer offiziell im Unternehmen hinterlegt** (z.B. für Notfälle oder als alternative Kontaktmöglichkeit). 2. **Der Mitarbeiter die Nummer in firmeneigenen Systemen einträgt**, die vom Unternehmen verwaltet werden. 3. **Der Mitarbeiter das Unternehmen aktiv informiert**, wo und bei wem die private Nummer im Firmenkontext verwendet wurde. In der Praxis ist es daher oft notwendig, dass Mitarbeiter selbst Auskunft darüber geben, wo sie ihre privaten Kontaktdaten im Zusammenhang mit der Arbeit genutzt oder weitergegeben haben. Unternehmen können dies durch entsprechende Richtlinien und Sensibilisierung unterstützen, etwa indem sie darauf hinweisen, private Kontaktdaten möglichst nicht für geschäftliche Zwecke zu verwenden oder deren Nutzung zu dokumentieren. Weitere Informationen zum Datenschutz und Umgang mit privaten Daten im Unternehmen findest du beispielsweise bei der [Datenschutzkonferenz](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/) oder beim [Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit](https://www.bfdi.bund.de/).

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Die genannten Angaben – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nutzerrolle – lassen sich als **personenbezogene Kontaktdaten und Zuordnungsmerkmale** oder als **Stammdaten von Mitarbeiter... [mehr]

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Die genannten Angaben – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nutzerrolle – lassen sich als **personenbezogene Kontaktdaten und Zuordnungsmerkmale** oder als **Stammdaten von Mitarbeitern** zusammenfassen. Die passende Datenkategorie wäre: **Mitarbeiter-Stammdaten** bzw. **Kontaktdaten und organisatorische Zuordnungsdaten**. Diese Kategorie umfasst typischerweise alle grundlegenden Informationen, die zur Identifikation und Kontaktaufnahme sowie zur Einordnung der Funktion eines Mitarbeiters im Unternehmen dienen.