Betreff: Klärung der Mehrarbeitsregelung Sehr geehrter [Name des Mitarbeiters], ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte auf Ihre geleistete Mehrarbeit eingehen und die Gründe erläutern, warum ein Ausgleich in der aktuellen Situation nicht möglich ist. Zunächst einmal schätzen wir Ihr Engagement und die zusätzliche Zeit, die Sie in Ihre Arbeit investiert haben. Leider sind wir aufgrund von [konkrete Gründe, z.B. Budgetbeschränkungen, interne Richtlinien oder personelle Engpässe] nicht in der Lage, die geleistete Mehrarbeit in Form von Freizeit oder finanzieller Vergütung auszugleichen. Wir sind uns bewusst, dass dies nicht ideal ist, und möchten betonen, dass wir Ihre Bemühungen sehr wertschätzen. Wir arbeiten daran, die Rahmenbedingungen zu verbessern, um solche Situationen in Zukunft zu vermeiden. Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre fortwährende Unterstützung. Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name] [Deine Position] [Deine Institution]