Wie organisiert man Zahlungen an einen Lieferanten, der verschiedene Leistungen über verschiedene Bankverbindungen abrechnen lassen will?

Das lässt sich am besten über klare Zahlungsregeln und saubere Stammdaten organisieren, damit niemand „nach Gefühl“ auf die falsche Bankverbindung überweist: 1) **Pro Leistung eine eindeutige Zahlungsanweisung (schriftlich)** - In den Vertrag/Bestellung aufnehmen: *Leistungsart → Bankverbindung → Zahlungsreferenz (z. B. Auftrags-/Kostenstellen-Nr.)*. - Auf jeder Rechnung muss die passende Bankverbindung **und** die Leistungskennzeichnung stehen. 2) **Bankverbindungen im ERP/Buchhaltungssystem als getrennte Kreditoren/„Zahlungsempfänger“ führen** - Entweder: **ein Lieferant, mehrere Zahlungsziele/Bankkonten je Leistungsart** (wenn das System das kann), - oder: **separate Kreditoren** (z. B. „Lieferant X – Service“, „Lieferant X – Material“) mit jeweils fest hinterlegter IBAN. So wird die IBAN automatisch aus dem richtigen Kreditor gezogen. 3) **Bestell- und Rechnungsworkflow koppeln** - Bestellnummer/Kostenstelle bestimmt die Leistungsart → daraus folgt automatisch der richtige Kreditor/IBAN. - Keine manuelle IBAN-Eingabe im Zahlungsprozess zulassen (Sperre/Policy). 4) **Zahlungsreferenzen standardisieren** - Einheitliches Feld: „Verwendungszweck muss enthalten: Bestellnr. + Leistungsart-Kürzel“. - Optional: je Leistungsart eigene Referenz (virtuelle Konten/Referenznummern), damit der Lieferant Zahlungen leichter zuordnet. 5) **Kontrollmechanismen** - 4-Augen-Prinzip bei neuen/geänderten Bankdaten. - Bankdatenänderungen nur nach **Rückruf über bekannte Nummer** (Betrugsprävention). - Erste Zahlung auf neue IBAN als „Testzahlung“ mit kleiner Summe (falls intern erlaubt). 6) **Wenn möglich: organisatorisch vereinfachen** - Den Lieferanten bitten, **eine** Bankverbindung zu nutzen und die Zuordnung über Referenzen/virtuelle Konten zu machen (für euch am robustesten). - Alternativ: Rahmenvertrag mit klarer Abrechnungslogik und nur einer Zahlungsroute. Hilfreiche Faustregel: **Nicht „eine Firma – viele IBANs“ im Zahlungsprozess**, sondern **„eine Leistungsart – ein festes Zahlungskonto“** in den Stammdaten, damit die Auswahl automatisch und prüfbar ist.