Welche zentralen Fragen sind bei einem Archivierungssystem wichtig?

Bei der Auswahl und Einführung eines Archivierungssystems sind folgende zentrale Fragen zu klären:

1. **Welche Arten von Dokumenten und Daten sollen archiviert werden?**
(z. B. E-Mails, Verträge, Rechnungen, technische Zeichnungen)

2. **Welche gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen gelten?**
(z. B. DSGVO, GoBD, Aufbewahrungsfristen)

3. **Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?**
(Unterschiedliche Fristen je nach Dokumententyp)

4. **Wer benötigt Zugriff auf die archivierten Daten?**
(Zugriffsrechte, Benutzerrollen, Berechtigungskonzepte)

5. **Wie wird die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleistet?**
(Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung)

6. **Wie erfolgt die Suche und das Wiederauffinden von Dokumenten?**
(Suchfunktionen, Metadaten, Volltextsuche)

7. **Wie werden Daten importiert und exportiert?**
(Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Datenmigration)

8. **Wie wird die Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit des Systems sichergestellt?**
(Erweiterbarkeit, Hersteller-Support, Updates)

9. **Welche Kosten entstehen für Anschaffung, Betrieb und Wartung?**
(Lizenzmodelle, laufende Kosten, Support)

10. **Wie erfolgt die Datensicherung und das Backup?**
(Backup-Strategien, Wiederherstellungsoptionen)

Diese Fragen helfen, die Anforderungen an ein Archivierungssystem systematisch zu erfassen und eine passende Lösung auszuwählen.