Benachrichtigt Outlook für Windows, wenn jemand anderes aus einem Funktionspostfach eine Nachricht versendet?

**Direkt in Outlook für Windows gibt es dafür in der Regel keine eingebaute Benachrichtigung.** Bei einem Funktions- bzw. freigegebenen Postfach sieht der Empfänger nur das Postfach als Absender; Outlook meldet dir nicht automatisch, dass *eine andere berechtigte Person* daraus gesendet hat. ([support.microsoft.com](https://support.microsoft.com/de-de/outlook/sharing/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook)) ## Was Outlook kann – und was nicht Outlook unterstützt das Senden **als** freigegebenes Postfach oder **im Namen von** jemandem, aber das ist eine Berechtigungs- und Absenderfunktion, keine Überwachungsfunktion. Eine Standard-Benachrichtigung „Kollege X hat gerade aus dem Funktionspostfach gesendet“ ist in Outlook für Windows nicht vorgesehen. ([support.microsoft.com](https://support.microsoft.com/en-us/outlook/sharing/allow-messages-to-be-sent-on-your-behalf-when-sharing-a-folder-or-mailbox)) Wichtig ist der Unterschied: **Benachrichtigungen über neue eingehende Mails** für ein freigegebenes Postfach sind möglich, **Benachrichtigungen über ausgehende Mails durch andere Personen** dagegen nicht als normale Outlook-Funktion. Microsoft beschreibt Benachrichtigungen beim freigegebenen Postfach nur für neue Elemente bzw. Posteingangsszenarien, nicht für solche Sende-Ereignisse. ([support.microsoft.com](https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%B6ffnen-und-verwenden-eines-geteilten-postfachs-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd)) ## Was praktisch funktioniert Wenn ihr nachvollziehen müsst, **wer** aus dem Funktionspostfach gesendet hat, läuft das normalerweise über **Exchange/Microsoft 365-Auditing** statt über Outlook-Benachrichtigungen. Exchange protokolliert u. a. Zugriffe und Sendeaktionen wie „Send on behalf“ in Mailbox-Auditdaten; daraus lassen sich Berichte oder Auswertungen ableiten. ([learn.microsoft.com](https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/policy-and-compliance/non-owner-mailbox-access-reports)) Der praxisnahe Weg ist deshalb: **Gesendete Elemente im freigegebenen Postfach sauber mitkopieren lassen** und zusätzlich serverseitig protokollieren. Microsoft dokumentiert, dass gesendete Nachrichten sonst je nach Konfiguration im persönlichen „Gesendete Elemente“-Ordner des sendenden Benutzers landen können, was die Transparenz im Team verschlechtert. ([learn.microsoft.com](https://learn.microsoft.com/de-de/troubleshoot/exchange/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved)) ## Klare Einordnung Für deinen Zweck lautet die ehrliche Antwort: **Nein, nicht als normale Outlook-Benachrichtigung im Windows-Client.** Wenn ihr so eine Info wirklich braucht, ist das ein **Admin-/Compliance-Thema**: Audit-Logs, Transportregeln, Power Automate oder eine individuelle Microsoft-365-Lösung sind der richtige Ansatz – nicht eine Outlook-Option im Postfach. ([learn.microsoft.com](https://learn.microsoft.com/de-de/troubleshoot/exchange/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved))