Wie übertrage ich Adressdaten aus Excel in Avery Zweckform 3481 in Word?

**Am schnellsten geht das über den Seriendruck in Word: Excel-Liste sauber vorbereiten, Avery/Zweckform 3481 als Etikettenformat wählen und dann die Adressfelder mit der Excel-Datei verknüpfen.** ## So gehst du vor ### 1. Excel-Datei sauber vorbereiten Deine Tabelle braucht in der ersten Zeile klare Spaltenüberschriften, zum Beispiel: - Anrede - Vorname - Nachname - Firma - Straße - PLZ - Ort Wichtig: - Jede Zeile = genau ein Etikett - Keine leeren Zwischenzeilen - Keine zusammengeführten Zellen - Postleitzahlen besser als Text formatieren, damit führende Nullen nicht verschwinden ### 2. In Word das Etikettenformat auswählen In Word gehst du auf: **Sendungen** → **Seriendruck starten** → **Etiketten** Dann wählst du: - **Etikettenhersteller:** Avery Zweckform - **Produktnummer:** 3481 Falls 3481 nicht angezeigt wird, liegt das meist an einer anderen Word-Version oder einer unpassenden Herstellerliste. Dann hilft oft „Avery A4/A5“ oder notfalls ein manuell angelegtes Etikett mit den Maßdaten der 3481. ### 3. Excel-Datei mit Word verbinden Dann: **Empfänger auswählen** → **Vorhandene Liste verwenden** Jetzt deine Excel-Datei auswählen und das richtige Tabellenblatt bestätigen. Wenn Word fragt, welche Tabelle verwendet werden soll, nimm das Blatt mit den Adressdaten. ### 4. Adressfelder ins erste Etikett einsetzen Klicke in das **erste Etikett** und füge die Felder ein, zum Beispiel so: ```text «Vorname» «Nachname» «Firma» «Straße» «PLZ» «Ort» ``` Falls du keine Firma hast, lässt du das Feld einfach weg. ### 5. Layout auf alle Etiketten übertragen Danach auf **Etiketten aktualisieren** klicken. Das ist der entscheidende Schritt: Erst dadurch wird das erste Etikett auf alle übrigen Felder übertragen. ### 6. Vorschau prüfen und Dokument fertigstellen Dann: **Vorschau Ergebnisse** aktivieren So siehst du sofort, ob Zeilenumbrüche, Abstände und Umlaute stimmen. Anschließend: - **Fertig stellen und zusammenführen** - entweder direkt drucken - oder erst ein neues Dokument mit allen Etiketten erzeugen ## Typische Fehler ### Alles landet nur im ersten Etikett Dann wurde **„Etiketten aktualisieren“** nicht geklickt. ### PLZ sind falsch Dann hat Excel die Postleitzahlen als Zahl behandelt. Deutsche PLZ immer als **Text** speichern. ### Leere Zeilen im Etikett Das passiert oft, wenn Felder wie „Firma“ bei manchen Datensätzen leer sind. Dann wirkt das Etikett unruhig. Praktisch ist deshalb, nur wirklich benötigte Felder zu verwenden. ## Praktisch beste Lösung Für saubere Adressetiketten ist **Word-Seriendruck mit einer aufgeräumten Excel-Datei** klar besser als Copy-and-paste. Der große Vorteil: Du kannst dieselbe Excel-Liste später sofort wieder für Briefe, Umschläge oder neue Etiketten nutzen.