Ein Lastenheft zur Auswahl eines Zeiterfassungssystems und HR-Tools sollte folgende Inhalte umfassen: **1. Einleitung und Zielsetzung** - Beschreibung des Projekts und der Zielsetzung - Ausgangssituation und Problemstellung - Zielgruppen (z. B. HR-Abteilung, Mitarbeiter, Führungskräfte) **2. Geltungsbereich** - Unternehmensbereiche, die betroffen sind - Standorte, Abteilungen, Nutzergruppen **3. Funktionale Anforderungen** - Zeiterfassung (Kommen/Gehen, Pausen, Überstunden, Schichtmodelle) - Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung - Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsabrechnung - Self-Service für Mitarbeiter (z. B. Antragstellung, Zeitauszüge) - Genehmigungsworkflows (z. B. für Urlaube, Korrekturen) - Berichte und Auswertungen (z. B. Arbeitszeitkonten, Fehlzeitenstatistiken) - Mobile Nutzung (Apps, Webzugang) - Integration mit bestehenden Systemen (z. B. ERP, Payroll) - Benutzer- und Rechteverwaltung **4. Nicht-funktionale Anforderungen** - Datenschutz und IT-Sicherheit (z. B. DSGVO-Konformität) - Systemverfügbarkeit und Performance - Skalierbarkeit (z. B. für wachsende Mitarbeiterzahlen) - Mehrsprachigkeit - Support und Wartung - Hosting (Cloud vs. On-Premises) **5. Technische Anforderungen** - Kompatibilität mit vorhandener IT-Infrastruktur - Anforderungen an Hardware (z. B. Terminals, mobile Geräte) - Anforderungen an Betriebssysteme und Browser **6. Rechtliche und regulatorische Anforderungen** - Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz, Datenschutz) - Nachweisführung und Dokumentationspflichten **7. Projektbezogene Anforderungen** - Zeitplan für die Einführung - Schulungsbedarf für Anwender und Administratoren - Migrationsanforderungen (z. B. Übernahme von Altdaten) **8. Abnahmekriterien** - Kriterien, nach denen die Lösung als erfolgreich eingeführt gilt **9. Budgetrahmen und Kosten** - Vorgaben zu Investitions- und Betriebskosten **10. Anhang** - Glossar, Abkürzungen, Referenzdokumente Ein gut strukturiertes Lastenheft hilft, die Anforderungen klar zu definieren und die Auswahl eines passenden Zeiterfassungs- und HR-Systems effizient und zielgerichtet zu gestalten.