Beim Scannen und der Aktenvernichtung im Zusammenhang mit dem Bundesamt (z. B. Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, Bundesamt für Verfassungsschutz oder andere Bundesbehörden) gelten in Deutschland strenge gesetzliche und verwaltungsinterne Vorschriften. Die wichtigsten Regelungen sind: **1. Gesetzliche Grundlagen:** - **Bundesarchivgesetz (BArchG):** Regelt, welche Unterlagen archivwürdig sind und wie mit ihnen umzugehen ist. Akten dürfen erst nach Freigabe durch das Bundesarchiv vernichtet werden. - **Datenschutzgesetze:** Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln, wie personenbezogene Daten zu behandeln und zu vernichten sind. - **Behördenspezifische Vorschriften:** Jedes Bundesamt hat eigene Aktenordnungen und Verwaltungsvorschriften, die den Umgang mit Dokumenten, das Scannen und die Vernichtung regeln. **2. Scannen von Akten:** - Es muss sichergestellt werden, dass die Digitalisierung revisionssicher erfolgt (z. B. durch Protokollierung, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit). - Die eingesetzten Scanner und Software müssen den Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit entsprechen. - Nach dem Scannen ist zu prüfen, ob das Original noch aufbewahrt werden muss (z. B. aus rechtlichen oder archivischen Gründen). **3. Aktenvernichtung:** - Akten dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und nach Freigabe durch das Bundesarchiv vernichtet werden. - Die Vernichtung muss datenschutzkonform erfolgen, meist nach DIN 66399 (Schutzklassen und Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern). - Die Vernichtung ist zu dokumentieren (Vernichtungsprotokoll). **4. Praktische Umsetzung:** - Es gibt oft interne Dienstanweisungen, die den Ablauf genau regeln. - Die Verantwortung liegt bei den jeweiligen Behördenleitern oder den Aktenverantwortlichen. **Weitere Informationen:** - [Bundesarchivgesetz (BArchG)](https://www.gesetze-im-internet.de/barchg/) - [Bundesarchiv: Hinweise zur Aussonderung und Vernichtung von Unterlagen](https://www.bundesarchiv.de/DE/Content/Artikel/Service/Unterlagen/aussonderung-vernichtung.html) - [DIN 66399 – Vernichtung von Datenträgern](https://www.din.de/de/mitwirken/normenausschuesse/nid/din-66399-193964) Für konkrete Vorgaben solltest du die jeweilige Dienstanweisung oder Aktenordnung des betreffenden Bundesamtes einsehen oder die zuständige Stelle direkt kontaktieren.