32 Fragen zu Sharepoint

Um eine SharePoint-Liste zu sichern und in eine andere SharePoint-Site zu übertragen, kannst du die folgenden Schritte befolgen: 1. **Exportieren der Liste in eine Excel-Datei:** - Gehe zu der SharePoint-Liste, die du sichern möchtest. - Klicke auf "Liste" oder "Bibliothek" in der oberen Menüleiste. - Wähle "Exportieren nach Excel" aus. Dies erstellt eine Excel-Datei mit den Daten der Liste. 2. **Erstellen einer neuen Liste in der Ziel-SharePoint-Site:** - Gehe zu der SharePoint-Site, in die du die Liste importieren möchtest. - Klicke auf "Websiteinhalte" und dann auf "Neu" > "Liste". - Wähle "Benutzerdefinierte Liste" und gib der neuen Liste einen Namen. 3. **Importieren der Excel-Daten in die neue Liste:** - Öffne die neu erstellte Liste. - Klicke auf "Liste" oder "Bibliothek" in der oberen Menüleiste. - Wähle "Importieren aus Excel" aus. - Wähle die zuvor exportierte Excel-Datei aus und folge den Anweisungen, um die Daten zu importieren. Diese Schritte ermöglichen es dir, die Daten einer SharePoint-Liste zu sichern und in eine andere SharePoint-Site zu übertragen. Beachte, dass einige Listeneinstellungen und benutzerdefinierte Ansichten möglicherweise manuell neu konfiguriert werden müssen.

Um eine Liste mit Formatierungen von einer SharePoint Online-Site zu einer anderen zu bringen, kannst du die folgenden Schritte befolgen: 1. **Liste als Vorlage speichern:** - Gehe zu der Liste, die du exportieren möchtest. - Klicke auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) und wähle "Listeneinstellungen". - Klicke unter "Berechtigungen und Verwaltung" auf "Liste als Vorlage speichern". - Gib der Vorlage einen Namen und aktiviere das Kontrollkästchen "Inhalt einbeziehen", wenn du auch die Daten mitnehmen möchtest. - Klicke auf "OK", um die Vorlage zu speichern. 2. **Vorlage herunterladen:** - Gehe zur "Websiteeinstellungen"-Seite der Site, auf der sich die Liste befindet. - Klicke unter "Web-Designer-Kataloge" auf "Listenvorlagen". - Finde die gespeicherte Vorlage und klicke auf den Namen, um sie herunterzuladen. 3. **Vorlage hochladen:** - Gehe zur Ziel-Site, auf die du die Liste übertragen möchtest. - Gehe zu den "Websiteeinstellungen". - Klicke unter "Web-Designer-Kataloge" auf "Listenvorlagen". - Klicke auf "Dokument hochladen" und lade die zuvor heruntergeladene Vorlage hoch. 4. **Liste aus Vorlage erstellen:** - Gehe zur Ziel-Site und klicke auf das Zahnradsymbol (Einstellungen), dann auf "App hinzufügen". - Suche nach der hochgeladenen Vorlage und klicke darauf. - Gib der neuen Liste einen Namen und klicke auf "Erstellen". Diese Schritte sollten dir helfen, eine Liste mit ihren Formatierungen von einer SharePoint Online-Site zu einer anderen zu übertragen. Weitere Informationen findest du in der offiziellen Microsoft-Dokumentation: [SharePoint Online-Dokumentation](https://support.microsoft.com/de-de/sharepoint).

Um eine SharePoint-Dokumentenbibliothek mit allen Einstellungen in eine andere SharePoint-Site zu übertragen, kannst du die folgenden Schritte befolgen: 1. **Speichern der Dokumentenbibliothek als Vorlage**: - Gehe zur Dokumentenbibliothek, die du kopieren möchtest. - Klicke auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wähle "Bibliothekseinstellungen". - Wähle "Bibliothek als Vorlage speichern" unter den Berechtigungen und Verwaltung. - Gib der Vorlage einen Namen und aktiviere die Option "Inhalt einschließen", wenn du auch die Dokumente kopieren möchtest. - Klicke auf "OK", um die Vorlage zu speichern. 2. **Herunterladen der Vorlage**: - Gehe zur Websiteeinstellungen-Seite der Quell-Site. - Wähle "Lösungen" unter "Web-Designer-Kataloge". - Lade die gespeicherte Vorlage herunter. 3. **Hochladen der Vorlage zur Ziel-Site**: - Gehe zur Websiteeinstellungen-Seite der Ziel-Site. - Wähle "Lösungen" unter "Web-Designer-Kataloge". - Lade die heruntergeladene Vorlage hoch und aktiviere sie. 4. **Erstellen der neuen Dokumentenbibliothek**: - Gehe zur Ziel-Site und wähle "Websiteinhalte". - Klicke auf "Neu" und wähle "App hinzufügen". - Suche nach der hochgeladenen Vorlage und erstelle eine neue Dokumentenbibliothek basierend auf dieser Vorlage. Diese Schritte sollten dir helfen, eine Dokumentenbibliothek mit allen Einstellungen und Inhalten von einer SharePoint-Site zu einer anderen zu übertragen. Beachte, dass einige benutzerdefinierte Einstellungen oder Berechtigungen möglicherweise manuell angepasst werden müssen.

In Microsoft 365 Business Premium ist SharePoint Advanced Management P1 nicht enthalten. Microsoft 365 Business Premium bietet grundlegende SharePoint-Funktionen, jedoch sind erweiterte Management-Features in der Regel Teil von höheren Plänen oder speziellen Add-Ons. Für detaillierte Informationen zu den verfügbaren Funktionen und Plänen empfiehlt es sich, die offizielle Microsoft-Website zu konsultieren.

Die Kosten für SharePoint können je nach Lizenzmodell und den spezifischen Funktionen, die du benötigst, variieren. In der Regel sind die Qualitätsmanagement-Funktionen (QM-Funktionen) in den höheren Lizenzstufen von SharePoint enthalten. Es ist jedoch ratsam, die genauen Lizenzdetails und Preise direkt bei Microsoft oder einem autorisierten Anbieter zu überprüfen, um sicherzustellen, dass du die benötigten Funktionen erhältst.

Ja, in SharePoint ist es möglich, ältere Versionen einer Datei wiederherzustellen, auch wenn der Dateiname geändert wurde. SharePoint speichert Versionen von Dokumenten, und diese Versionen sind unabhängig vom Dateinamen. Du kannst die Versionshistorie einer Datei aufrufen und eine frühere Version wiederherstellen, solange die Versionierung für die Bibliothek aktiviert ist. Achte darauf, dass du die richtige Datei auswählst, um die gewünschte Version wiederherzustellen.

Ja, mit Microsoft 365 Business Basic kannst du SharePoint nutzen. Dieses Abonnement beinhaltet SharePoint Online, das dir ermöglicht, Dokumente zu speichern, zu teilen und zusammenzuarbeiten.

Um eine SharePoint-Liste zu exportieren, kannst du die folgenden Schritte befolgen: 1. **Öffne die SharePoint-Liste**: Navigiere zu der Liste, die du exportieren möchtest. 2. **Liste exportieren**: - Klicke auf das **"Exportieren nach Excel"**-Symbol in der Symbolleiste. Dies befindet sich normalerweise im Menüband unter dem Reiter "Liste" oder "Bibliothek". - Wenn du die Option nicht siehst, klicke auf die drei Punkte (Ellipsen) und wähle "Exportieren nach Excel" aus dem Dropdown-Menü. 3. **Datei speichern**: Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem du gefragt wirst, ob du die Datei öffnen oder speichern möchtest. Wähle "Speichern" und speichere die Datei an einem gewünschten Ort auf deinem Computer. 4. **Öffne die Datei**: Öffne die gespeicherte Datei mit Microsoft Excel. Möglicherweise wirst du aufgefordert, die Datenverbindung zu aktualisieren. Klicke auf "Aktualisieren", um die neuesten Daten aus SharePoint zu laden. Diese Schritte ermöglichen es dir, die Daten aus einer SharePoint-Liste in eine Excel-Datei zu exportieren, die du dann weiter bearbeiten oder analysieren kannst. Weitere Informationen findest du auf der offiziellen Microsoft Support-Seite: [Exportieren einer SharePoint-Liste nach Excel](https://support.microsoft.com/de-de/office/exportieren-einer-sharepoint-liste-nach-excel-68c6e4a8-105e-4d5d-8b3f-5a7d1b9a0f4d).

Um benutzerdefinierte Listen in SharePoint zu erstellen, folge diesen Schritten: 1. **Navigiere zur SharePoint-Website**: Gehe zu der SharePoint-Website, auf der du die Liste erstellen möchtest. 2. **Gehe zu "Websiteinhalte"**: Klicke auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) oben rechts und wähle "Websiteinhalte" aus dem Dropdown-Menü. 3. **Neue Liste erstellen**: Klicke auf die Schaltfläche "Neu" und wähle "Liste" aus dem Dropdown-Menü. 4. **Liste benennen**: Gib der neuen Liste einen Namen und, falls gewünscht, eine Beschreibung. Du kannst auch auswählen, ob die Liste in der Navigationsleiste angezeigt werden soll. 5. **Liste erstellen**: Klicke auf "Erstellen", um die neue benutzerdefinierte Liste zu erstellen. 6. **Spalten hinzufügen**: Um der Liste benutzerdefinierte Spalten hinzuzufügen, klicke auf "Spalte hinzufügen" und wähle den gewünschten Spaltentyp (z.B. Text, Zahl, Datum und Uhrzeit, Auswahl, usw.). Gib der Spalte einen Namen und konfiguriere die weiteren Einstellungen nach Bedarf. 7. **Liste anpassen**: Du kannst die Liste weiter anpassen, indem du Ansichten erstellst, Formulare bearbeitest oder Workflows hinzufügst. Weitere Informationen findest du in der offiziellen Microsoft-Dokumentation: [Erstellen einer Liste in SharePoint](https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-einer-liste-in-sharepoint-0d397414-d95f-41eb-addd-5e6eff41b083).

In SharePoint können Schlagwörter (auch als "Tags" oder "Metadaten" bezeichnet) durch die Verwendung von verwalteten Metadaten und Inhaltsarten erzwungen werden. Hier ist eine allgemeine Anleitung, wie das gemacht werden kann: 1. **Verwaltete Metadaten-Dienstanwendung einrichten**: - Stelle sicher, dass die verwalteteadaten-Dienstanwendung in deiner SharePoint-Umgebung konfiguriert ist. Dies kann in der SharePoint-Zentraladministration unter "Verwaltete Metadaten-Dienstanwendung" erfolgen. 2. **Term Store Manager verwenden**: - Gehe zur SharePoint-Zentraladministration und öffne den Term Store Manager. - Erstelle eine neue Termgruppe und füge Termsets (Schlagwort-Sets) hinzu, die die gewünschten Schlagwörter enthalten. 3. **Inhaltsarten erstellen oder bearbeiten**: - Gehe zur Websiteeinstellungen-Seite der SharePoint-Website. - Unter "Web-Designer-Kataloge" wähle "Inhaltsarten". - Erstelle eine neue Inhaltsart oder bearbeite eine vorhandene. - Füge ein neues Spaltenfeld vom Typ "Verwaltete Metadaten" hinzu und verknüpfe es mit dem entsprechenden Termset aus dem Term Store. 4. **Inhaltsarten auf Bibliotheken anwenden**: - Gehe zur Dokumentbibliothek oder Liste, in der die Schlagwörter erzwungen werden sollen. - Unter "Bibliothekseinstellungen" oder "Listeneinstellungen" wähle "Erweiterte Einstellungen" und aktiviere die Verwaltung von Inhaltsarten. - Füge die zuvor erstellte oder bearbeitete Inhaltsart hinzu. 5. **Erzwingen der Schlagwörter**: - Stelle sicher, dass die verwaltete Metadaten-Spalte als Pflichtfeld markiert ist. Dies kann in den Einstellungen der Inhaltsart oder der Bibliothek/Liste erfolgen. - Benutzer müssen nun beim Hochladen oder Bearbeiten von Dokumenten die entsprechenden Schlagwörter aus dem Termset auswählen. Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass Benutzer nur vordefinierte Schlagwörter verwenden können, was die Konsistenz und Suchbarkeit der Inhalte in SharePoint verbessert.

Die Daten in SharePoint werden in der Cloud gespeichert, wenn du SharePoint Online verwendest, oder auf lokalen Servern, wenn du SharePoint Server nutzt. In SharePoint Online werden die Daten in Microsofts Rechenzentren gespeichert, die weltweit verteilt sind. Die genauen Speicherorte können je nach Region und den von dir gewählten Einstellungen variieren. Bei SharePoint Server werden die Daten auf den Servern deiner Organisation gespeichert, die du selbst verwaltest.

SharePoint ist in verschiedenen Microsoft-Produkten und -Diensten enthalten, insbesondere in: 1. **Microsoft 365 (ehemals Office 365)**: SharePoint Online ist ein wesentlicher Bestandteil von Microsoft 365-Abonnements, wie z.B. Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5 und anderen Plänen. 2. **SharePoint Server**: Dies ist die On-Premises-Version von SharePoint, die separat erworben und auf eigenen Servern installiert werden kann. 3. **Microsoft Teams**: SharePoint wird in Microsoft Teams integriert, um Dateien und Dokumente zu speichern und zu teilen. 4. **OneDrive for Business**: OneDrive for Business nutzt SharePoint-Technologie für die Dateispeicherung und -verwaltung. Weitere Informationen zu den verschiedenen Microsoft 365-Plänen und deren Inhalten findest du auf der offiziellen Microsoft-Website: [Microsoft 365](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365).

Um einem Anwender in SharePoint Mutationsrechte (Bearbeitungsrechte) zu geben, aber die Synchronisierungsfunktion zu deaktivieren, kannst du folgende Schritte unternehmen: 1. **Bearbeitungsrechte zuweisen:** - Gehe zur SharePoint-Website und navigiere zu der Bibliothek oder Liste, für die du die Berechtigungen ändern möchtest. - Klicke auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wähle "Websiteeinstellungen". - Unter "Benutzer und Berechtigungen" wähle "Websiteberechtigungen". - Wähle die Gruppe oder den Benutzer aus, dem du Bearbeitungsrechte geben möchtest, und weise die Berechtigungsstufe "Bearbeiten" zu. 2. **Synchronisierungsfunktion deaktivieren:** - Gehe zu den SharePoint-Admin-Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center. - Navigiere zu "Einstellungen" und dann zu "OneDrive". - Unter "Synchronisierung" kannst du die Synchronisierungsoptionen für SharePoint und OneDrive konfigurieren. - Deaktiviere die Option "Synchronisierung für SharePoint-Dokumentbibliotheken und OneDrive deaktivieren". Diese Schritte verhindern, dass Benutzer die Synchronisierungsfunktion nutzen können, während sie weiterhin Bearbeitungsrechte in SharePoint haben. Weitere Informationen findest du in der offiziellen Microsoft-Dokumentation: [SharePoint-Berechtigungen](https://support.microsoft.com/de-de/office/grundlegendes-zu-berechtigungsstufen-in-sharepoint-87ecbb0e-6550-491a-8826-c075e4859848) und [OneDrive-Synchronisierungseinstellungen](https://docs.microsoft.com/de-de/onedrive/sync-admin-settings).

Die Kachelansicht in Microsoft SharePoint findest du, indem du eine Dokumentenbibliothek oder eine Liste öffnest und dann oben rechts auf das Ansichtsmenü klickst. Dort kannst du zwischen verschiedenen Ansichtsoptionen wählen, einschließlich der Kachelansicht. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung1. Öffne die SharePoint-Seite und navigiere zu der Dokumentenbibliothek oder Liste, die du anzeigen möchtest. 2. Klicke oben rechts auf das Ansichtsmenü (es sieht aus wie ein Symbol mit drei horizontalen Linien oder einem Dropdown-Pfeil). 3. Wähle "Kachelansicht" aus den verfügbaren Optionen. Falls die Kachelansicht nicht direkt sichtbar ist, könnte sie unter "Alle Ansichten" oder einem ähnlichen Menüpunkt versteckt sein. Weitere Informationen findest du auch auf der offiziellen Microsoft Support-Seite: [Microsoft SharePoint Support](https://support.microsoft.com/de-de/sharepoint).

Um externe Personen in einer SharePoint-Liste aufzunehmen, musst du sicherstellen, dass dieigabeeinstellungen deiner SharePoint-Umgebung dies zulassen. Hier sind die Schritte, die du befolgen kannst: 1. **Freigabe aktivieren**: Stelle sicher, dass die Freigabe externe Benutzer in den SharePoint-Einstellungen aktiviert ist. Dies kann der Administrator deiner SharePoint-Umgebung tun. 2. **Liste erstellen oder auswählen**: Gehe zu der SharePoint-Seite, auf der sich die Liste befindet, oder erstelle eine neue Liste. 3. **Externe Benutzer einladen**: - Klicke auf die Schaltfläche „Teilen“ oder „Freigeben“ in der oberen rechten Ecke der Liste. - Gib die E-Mail-Adresse der externen Person ein, die du einladen möchtest. - Wähle die Berechtigungen aus, die du der externen Person gewähren möchtest (z. B. „Kann bearbeiten“ oder „Kann anzeigen“). - Klicke auf „Teilen“ oder „Einladen“. 4. **Zugriff gewähren**: Die externe Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Liste. Sie muss möglicherweise ein Microsoft-Konto erstellen oder sich mit einem bestehenden Konto anmelden, um auf die Liste zugreifen zu können. 5. **Daten hinzufügen**: Externe Benutzer können nun Daten in die Liste einfügen oder die vorhandenen Daten je nach den gewährten Berechtigungen anzeigen. Achte darauf, dass du die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien deiner Organisation berücksichtigst, wenn du externe Benutzer einlädst.