2 Fragen zu Papierrechnung

Um aus einer Papierrechnung eine ZUGFeRD-Rechnung zu machen, sind mehrere Schritte notwendig, da ZUGFeRD ein elektronisches Rechnungsformat ist, das strukturierte XML-Daten mit einer PDF/A-3-Datei kombiniert. Hier ist der typische Ablauf: 1. **Papierrechnung digitalisieren:** Scanne die Papierrechnung ein und speichere sie als PDF-Datei. 2. **Rechnungsdaten extrahieren:** Erfasse alle relevanten Rechnungsdaten (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuern, Empfänger, Lieferant) manuell oder mit einer Texterkennungssoftware (OCR). 3. **ZUGFeRD-XML erstellen:** Erstelle eine XML-Datei im ZUGFeRD-Format, die die extrahierten Rechnungsdaten strukturiert enthält. Dafür gibt es verschiedene Tools und Softwarelösungen, z. B. - [ZUGFeRD Community Tools](https://www.ferd-net.de/zugferd/tools.html) - [Mustangproject](https://www.mustangproject.org/) (Open Source) - Kommerzielle Lösungen wie [SEEBURGER](https://www.seeburger.de/produkte/zugferd/) oder [DATEV](https://www.datev.de/web/de/m/produkte/weitere-loesungen/zugferd/) 4. **PDF/A-3 mit eingebetteter XML erzeugen:** Die ZUGFeRD-konforme Rechnung besteht aus einer PDF/A-3-Datei, in die die XML-Datei eingebettet ist. Das geht z. B. mit: - [PDF24 Tools](https://tools.pdf24.org/de/pdf-a-erstellen) (für PDF/A-3-Umwandlung) - [Mustangproject](https://www.mustangproject.org/) (für das Einbetten der XML in die PDF) - Spezialisierte Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware 5. **Prüfen:** Überprüfe die fertige ZUGFeRD-Rechnung mit einem Validator, z. B. dem [ZUGFeRD Validator](https://www.ferd-net.de/zugferd/validator.html). **Zusammengefasst:** Papierrechnung → Scannen → Daten extrahieren → ZUGFeRD-XML erstellen → XML in PDF/A-3 einbetten → Fertige ZUGFeRD-Rechnung **Hinweis:** Der Prozess ist nicht vollautomatisch und erfordert in der Regel manuelle Arbeit oder spezialisierte Software. Für Unternehmen mit vielen Papierrechnungen empfiehlt sich die Nutzung professioneller Lösungen. Weitere Informationen findest du auf der offiziellen [ZUGFeRD-Seite](https://www.ferd-net.de/zugferd/was-ist-zugferd.html).

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen, um die Vorsteuer geltend machen zu können. Papierrechnungen über 250,00 € werden dann nicht mehr anerkannt, es sei denn, sie erfüllen bestimmte Ausnahmeregelungen. Daher ist es wichtig, sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen einzustellen und sicherzustellen, dass alle Rechnungen in elektronischer Form vorliegen, um die Vorsteuer weiterhin geltend machen zu können.