Ein Zahlungsmanagementprozess zur Überwachung offener Posten umfasst mehrere aufeinander abgestimmte Schritte, um sicherzustellen, dass Forderungen zeitnah beglichen werden und die Liquidität des Unternehmens gesichert bleibt. Typischerweise sieht dieser Prozess wie folgt aus: 1. **Erfassung der Ausgangsrechnungen** Nach Leistungserbringung oder Warenlieferung werden Rechnungen erstellt und im Buchhaltungssystem erfasst. 2. **Überwachung der Fälligkeiten** Offene Posten werden regelmäßig überwacht. Das System prüft, welche Rechnungen fällig sind oder bald fällig werden. 3. **Abstimmung der Zahlungseingänge** Eingehende Zahlungen werden den offenen Posten zugeordnet. Dies geschieht meist durch den Abgleich von Kontoauszügen mit den Rechnungen. 4. **Mahnwesen** Bleibt eine Zahlung aus, wird ein automatisierter oder manueller Mahnprozess gestartet: - 1. Mahnung (freundliche Zahlungserinnerung) - 2. Mahnung (nachdrücklicher Hinweis) - 3. Mahnung (letzte Aufforderung, ggf. mit Androhung rechtlicher Schritte) 5. **Kommunikation mit dem Kunden** Bei Rückfragen oder Unstimmigkeiten wird der Kunde kontaktiert, um Zahlungsprobleme zu klären. 6. **Inkasso oder rechtliche Schritte** Bleibt die Forderung weiterhin offen, kann ein Inkassounternehmen eingeschaltet oder ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. 7. **Auswertung und Reporting** Regelmäßige Berichte über offene Posten, überfällige Forderungen und Zahlungseingänge helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und das Forderungsmanagement zu optimieren. **Ziel:** Der Prozess soll Zahlungsausfälle minimieren, die Liquidität sichern und die Kundenbeziehung durch transparente Kommunikation erhalten. **Tools:** Zur Unterstützung werden oft ERP-Systeme oder spezialisierte Forderungsmanagement-Software eingesetzt. Weitere Informationen zum Thema findest du beispielsweise bei [DATEV](https://www.datev.de/web/de/m/loesungen/branchenloesungen/zahlungsmanagement/) oder [Lexware](https://www.lexware.de/wissen/finanzen/zahlungsmanagement/).