Die Berechnung der Rückstellung für die Archivierung von Unterlagen kann je nach Unternehmen und den spezifischen Anforderungen variieren. Hier sind die allgemeinen Schritte, die du befolgen kannst: 1. **Ermittlung des Archivierungsbedarfs**: - Bestimme die Menge der Unterlagen, die archiviert werden müssen (z.B. Anzahl der Dokumente, Ordner, digitale Dateien). - Berücksichtige gesetzliche Aufbewahrungsfristen und interne Richtlinien. 2. **Kostenanalyse**: - **Lagerkosten**: Berechne die Kosten für physischen Speicherplatz (z.B. Miete für Lagerräume, Regale, Schränke). - **Digitale Archivierung**: Berücksichtige Kosten für Server, Cloud-Speicher oder spezielle Archivierungssoftware. - **Verwaltungskosten**: Schätze die Personalkosten für die Verwaltung und Pflege der Archive. - **Materialkosten**: Berücksichtige Kosten für Archivierungsmaterialien wie Ordner, Boxen, Etiketten. 3. **Zukunftsprognose**: - Schätze die zukünftige Menge an Unterlagen, die archiviert werden müssen. - Berücksichtige mögliche Preissteigerungen für Lager- und Verwaltungskosten. 4. **Rückstellungsberechnung**: - Addiere die ermittelten Kosten für die gesamte Archivierungsdauer. - Teile die Gesamtkosten durch die Anzahl der Jahre, um die jährliche Rückstellung zu berechnen. Beispiel: - Lagerkosten: 1.000 € pro Jahr - Digitale Archivierung: 500 € pro Jahr - Verwaltungskosten: 2.000 € pro Jahr - Materialkosten: 300 € pro Jahr Gesamtkosten pro Jahr: 1.000 € + 500 € + 2.000 € + 300 € = 3.800 € Wenn die Archivierungsdauer 10 Jahre beträgt, beträgt die jährliche Rückstellung 3.800 €. Es ist ratsam, einen Finanzexperten oder Buchhalter zu konsultieren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden und die Berechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.