Welche Pflichten sind bei E-Billing zu beachten?

Beim E-Billing, also der elektronischen Rechnungsstellung, sind verschiedene Pflichten zu beachten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Hier sind einige der wichtigsten Punkte:

1. **Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen**: In Deutschland müssen elektronische Rechnungen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Dazu gehört, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält, wie z.B. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz.

2. **Authentizität und Integrität**: Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein. Dies kann durch qualifizierte elektronische Signaturen, elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) oder andere innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden.

3. **Archivierung**: Elektronische Rechnungen müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) unverändert und lesbar aufbewahrt werden. Die Archivierung muss so erfolgen, dass die Rechnungen jederzeit verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

4. **Zustimmung des Empfängers**: Der Empfänger der Rechnung muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Diese Zustimmung kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen.

5. **Datenschutz**: Bei der Übermittlung und Speicherung elektronischer Rechnungen müssen die Datenschutzbestimmungen beachtet werden, insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Weitere Informationen und detaillierte Anforderungen können auf den Webseiten der zuständigen Finanzbehörden oder in den entsprechenden Gesetzestexten nachgelesen werden.