Eine höfliche Anfrage könnte folgendermaßen formuliert werden: "Sehr geehrte/r [Name des Außendienstmitarbeiters], ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass das Haltbarkeitsdatum meiner gelieferten Ware überschritten ist. Könnten Sie mir bitte mitteilen, wie ich Ersatzware erhalten kann? Ich wäre Ihnen sehr dankbar für Ihre Unterstützung. Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name]"