Die Belege sollten klar strukturiert und übersichtlich gestaltet sein, um eine einfache Nachverfolgbarkeit und Verständlichkeit zu gewährleisten. Hier ist ein allgemeiner Aufbau für die einzelnen Belege: 1. **Angebot:** - Firmenlogo und Kontaktdaten - Angebotsnummer und Datum - Gültigkeitsdauer des Angebots - Detaillierte Beschreibung der angebotenen Produkte/Dienstleistungen - Preise (inkl. MwSt. und ggf. Rabatte) - Zahlungsbedingungen - Hinweise zu Lieferzeiten und -bedingungen - Unterschrift oder Bestätigungsmöglichkeit 2. **Auftragsbestätigung:** - Firmenlogo und Kontaktdaten - Auftragsnummer und Datum - Bezug auf das Angebot (Angebotsnummer) - Zusammenfassung der bestellten Produkte/Dienstleistungen - Preise und Zahlungsbedingungen - Liefertermin und -adresse - Hinweise zu Rücktrittsrechten oder Stornobedingungen - Unterschrift oder Bestätigungsmöglichkeit 3. **Lieferschein:** - Firmenlogo und Kontaktdaten - Lieferscheinnummer und Datum - Auftragsnummer (Referenz zur Bestellung) - Detaillierte Auflistung der gelieferten Produkte (Menge, Artikelnummer, Beschreibung) - Lieferadresse und ggf. Absenderadresse - Unterschriftsfeld für den Empfangsbestätiger - Hinweise zu Rücksendungen oder Reklamationen 4. **Rechnung:** - Firmenlogo und Kontaktdaten - Rechnungsnummer und Datum - Kundendaten (Name, Adresse) - Auftragsnummer (Referenz zur Bestellung) - Detaillierte Auflistung der gelieferten Produkte/Dienstleistungen (Menge, Artikelnummer, Beschreibung, Einzelpreise) - Gesamtsumme (inkl. MwSt. und ggf. Rabatte) - Zahlungsbedingungen und Fälligkeit - Bankverbindung oder Zahlungsinformationen - Hinweise zu Mahngebühren oder Zahlungsmodalitäten Eine klare und einheitliche Gestaltung der Belege fördert die Professionalität und erleichtert die Kommunikation mit den Kunden.