Was gehört auf eine Checkliste zur Vorbereitung von Online-Besprechungen?

Hier ist eine Checkliste zur Vorbereitung von Online-Besprechungen:

1. **Technische Vorbereitung:**
- Überprüfe die Internetverbindung.
- Stelle sicher, dass die Kamera und das Mikrofon funktionieren.
- Teste die Konferenzsoftware (z.B. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
- alle notwendigen Software-Updates herunter.

2. **Einladung und Agenda:**
- Sende rechtzeitig Einladungen mit Datum, Uhrzeit und Link zur Besprechung.
- Erstelle und teile eine detaillierte Agenda.
- Kläre die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teilnehmer.

3. **Materialien und Dokumente:**
- Bereite alle notwendigen Präsentationen, Dokumente und Dateien vor.
- Teile relevante Materialien im Voraus mit den Teilnehmern.

4. **Umgebung:**
- Wähle einen ruhigen Ort ohne Ablenkungen.
- Sorge für gute Beleuchtung und einen neutralen Hintergrund.
- Informiere Mitbewohner oder Familienmitglieder über die Besprechung.

5. **Teilnehmer:**
- Stelle sicher, dass alle Teilnehmer die Konferenzsoftware kennen und nutzen können.
- Ermutige die Teilnehmer, sich rechtzeitig einzuwählen.
- Kläre, ob alle benötigten Personen anwesend sind.

6. **Moderation und Zeitmanagement:**
- Plane ausreichend Zeit für jeden Agendapunkt.
- Bereite dich auf die Moderation vor, um die Besprechung strukturiert zu führen.
- Halte die Zeit im Auge und sorge für pünktlichen Beginn und Abschluss.

7. **Interaktion und Engagement:**
- Plane interaktive Elemente wie Umfragen oder Q&A-Sessions ein.
- Ermutige die Teilnehmer zur aktiven Teilnahme und Diskussion.

8. **Nachbereitung:**
- Erstelle ein Protokoll oder eine Zusammenfassung der Besprechung.
- Teile die Ergebnisse und nächsten Schritte mit den Teilnehmern.
- Plane Follow-up-Besprechungen oder Aufgaben.

Diese Checkliste hilft dabei, Online-Besprechungen effizient und produktiv zu gestalten.